A l'image de l'économie mondiale, le secteur du logiciel de gestion de projets et de collaboration semble être divisé en deux groupes : ceux qui disposent d'un budget informatique (pour choisir des solutions comme SharePoint, de Microsoft, ou Alfresco) et ceux qui en sont dépourvus. Mais la ligne de partage n'est pas uniquement liée à la question d'argent : la taille compte aussi, car ces entreprises doivent être suffisamment importantes pour avoir réellement besoin de ce genre d'outils. Pour ceux qui regardent les produits aux fonctions avancées et se demandent s'ils ne peuvent pas bénéficier de solutions équivalentes pour leur TPE ou PME, il existe aussi des logiciels.

Les trois outils présentés par notre confrère Brian Proffitt, de ITWorld, sont plus que des gestionnaires de tâches. Ils sont également capables de faire de la gestion des fichiers et d'exécuter des fonctions de collaboration. Avec eux, les gestionnaires de projets ont les moyens de créer des plates-formes complètes et leurs utilisateurs peuvent partager des informations, des documents et définir des tâches facilement. De plus, ces outils permettent aux équipes de faire des modifications de dernière minute sur les projets, sans avoir à payer le prix fort acquité par les « nantis ».

Le comparatif proposé laisse de côté un certain nombre de très bonnes applications comme Evernote, Remember the Milk et OmniFocus, tous d'excellents gestionnaires de tâches, qui existent en version mobile et desktop, et permettent de lister les choses à faire et de rappeler les événements importants.

1 - AceProject
Prix: selon l'usage (gratuit à 99 dollars/mois)
Plate-forme: en ligne

Au départ, Brian Proffitt reconnaît qu'il ne savait pas grand-chose sur AceProject avant de commencer son article. Mais il a eu l'agréable surprise de constater à quel point ce gestionnaire de projet était complet. Dès le premier écran, il dit avoir été impressionné par un tableau de bord où il a pu visualiser « à peu près tout ce dont on peut avoir besoin ». Le système permet à un nombre illimité d'utilisateurs de suivre les tâches, les projets, le temps, et les dépenses dans une interface rapide, offrant une navigation efficace, hébergée dans le cloud.

La barre latérale d'AceProject permet un accès facile à l'ensemble des catégories, de sorte que le gestionnaire et ses utilisateurs peuvent trouver ce dont ils ont besoin rapidement. Chaque participant a la possibilité d'afficher les tâches ou les projets qui lui sont affectés. Les informations concernant les autres projets ne sont donc pas visibles et n'encombrent pas son espace inutilement.

Brian Proffitt a été très étonné par les fonctionnalités de temps et de dépenses, qui permettent de suivre le temps passé sur des projets et des tâches, et toutes les dépenses additionnelles liées à un projet. Les gestionnaires peuvent valider le temps et les dépenses selon les besoins. Chacun peut même générer de jolis rapports sur le temps ou les frais et les envoyer au responsable du projet.

Autre fonction appréciée, le portefeuille qui réunit tous les projets confiés à une personne en particulier au même endroit, plus une bibliothèque de documents autonome. De là, l'utilisateur peut aussi accéder aux diagrammes de Gantt qui montrent les tâches et indiquent l'avancement du projet. La totalité des plans de travail ne peut être affichée en tant que tel, mais cela dépend de la façon dont on hiérarchise les tâches. En affectant des dépendances, on arrive à faire à peu près la même chose, et parfois de manière plus appropriée.