Depuis janvier 2014, le Ministère des Affaires Etrangères teste en version béta un réseau social d'entreprise (RSE) sobrement baptisé « Diplomatie ». Le projet a été développé en méthodes agiles depuis bien plus longtemps et a ainsi fait l'objet de 19 itérations mensuelles. La version 1 sera officiellement mise en production au 1er juillet 2014. Cette expérimentation dans ce ministère est, par nature, destinée à s'étendre dans les autres administrations dans les années à venir dans le cadre du principe (encore largement théorique) du système d'information unique de l'Etat. « Même si la gestion du changement est essentielle, Laurent Fabius [Ministre des Affaires Etrangères, NDLR] a insisté sur la nécessité d'une diplomatie 2.0 » s'est réjoui Nicolas Chapuis, DSI du ministère.

Il a présenté le projet le 12 juin 2014 au cours d'un séminaire organisé par l'éditeur de la solution choisie pour équiper le ministère, Liferay. Cette solution est open-source mais le ministère a opté pour un contrat de services assurés par l'éditeur. Cette solution a été choisie pour deux raisons essentielles, en plus de l'aspect open-source : sa simplicité d'administration, qui peut donc être confiée à des responsables métiers, et le possible accès ubiquitaire, indispensable pour des diplomates dispersés dans le monde et utilisant toutes sortes de terminaux. « Un diplomate peut administrer Liferay, ce qui est tout à fait impossible avec Sharepoint » relève Nicolas Chapuis.

Des communautés hiérarchiques et des communautés transverses

Le RSE installé au ministère est original par son fonctionnement. En effet, il existe deux types de communautés : des communautés hiérarchiques et des communautés transverses. Les communautés transverses sont celles que l'on rencontre dans tous les réseaux sociaux : il s'agit de groupes de coopération, sans processus métier formel. A l'inverse, les communautés hiérarchiques sont des groupes gérant des processus métier dans un workflow, avec une gestion de signatures, des droits précis attribués à chacun, etc.
Chaque communauté est placée sous la responsabilité d'un « Directeur de Communauté » dont le rôle sera d'animer la dite communauté et de recruter des participants pour celle-ci. Nicolas Chapuis sourit : « nous avons écarté le terme d'animateur de communauté car cela faisait trop GO du Club Med : il s'agit bien de travailler au sein de l'administration française ! » En général, le directeur de communauté est le numéro 2 hiérarchique du service la pilotant. Sur les tout petits service, il peut être le responsable. Chaque directeur de communauté a reçu une formation d'une journée et demi.

Une découverte progressive des fonctionnalités

Dans un premier temps, la messagerie va basculer vers le RSE. Les utilisateurs découvriront petit à petit les fonctions sociales. Ainsi, la deuxième étape concernera les wikis. Nicolas Chapuis estime d'ailleurs que les wikis constituent un point faible de la version actuelle de Liferay.
L'information va être désormais distribuée sur une logique totalement différente de la méthode classique du message envoyé à x destinataires identifiés. La distribution se fera notamment au travers de tags, donc de mots clés correspondant à des recherches ou des fils de veille mis en place par les agents du ministère. Ce changement sera sans doute l'un des plus compliqués au sein du ministère. Mais Nicolas Chapuis a promis 25% de gain de temps pour les agents.

Pas d'information classifiée en lien sur Internet

Le RSE ne comportera pas l'information classifiée (secret défense...). « Pour l'information classifiée, nous avons un autre système, Isis, qui n'est pas relié à Internet ; le recours au RSE étant totalement exclu pour cela précisément parce qu'il doit être relié à Internet pour être ubiquitaire » explique Nicolas Chapuis.
Le DSI s'est engagé à faire évoluer massivement l'application avec un cycle de deux ans. Bien entendu, des évolutions mineures auront lieu beaucoup plus souvent.