Microsoft annonce la disponibilité d'Office 365 pour l'éducation, une suite qui se compose des applications en ligne Exchange Online (pour la messagerie, les calendriers et les contacts),  Lync Online (messagerie instantanée, conférences),  SharePoint Online (portail intranet et sites collaboratifs pour le partage de documents ou d'informations) et les Office Web Apps (versions hébergées de Word, Excel, PowerPoint et OneNote).

En France, l'école de commerce EM Lyon et Ifocop, un organisme de formation professionnelle pour adultes, ont fait le choix de cette solution. C'est d'abord l'adéquation d'Office 365 pour l'éducation à ses besoins d'espace de stockage plus important en messagerie et la cohérence avec sa précédente plateforme (Exchange) qui a motivé EM Lyon à migrer vers Exchange Online (600 postes déployés à ce jour, 4 000 prévus d'ici fin 2012).

Une messagerie de 25 Go

L'établissement envisage également d'évoluer rapidement vers les outils collaboratifs proposés par Office 365 pour l'éducation en profitant de leur accessibilité multi-écrans, et ce, quel que soit l'OS utilisé. Pour Ariane Gorin, directrice marketing de la division office de Microsoft France, les avantages d'Office 365 pour l'éducation dans les établissements scolaires sont multiples : « La mise à disposition de cette suite dans les écoles et lycées permettra d'abord aux élèves de se former à des outils qu'ils retrouveront plus tard dans leur univers professionnel », souligne-t-elle. « De plus, tous les élèves disposeront  d'un compte de messagerie gratuit avec une capacité de stockage de 25 Go. Ils pourront ainsi gérer et  conserver un grand nombre de fichiers durant toute leur scolarité, voire au delà. »  

La suite collaborative de Microsoft permet également aux élèves de  travailler sur leurs projets de classe, notamment à travers des outils de messagerie instantanée ou de visio-conférence,  indépendamment du lieu ou du terminal utilisé, sur PC, tablettes ou smartphones.  Ils peuvent créer des documents avec les Office Web Apps, et partager leurs prises de notes en synchronisant leurs classeurs OneNote. De leur côté, les enseignants ont la possibilité de creer et de  partager leurs cours dans les sites de collaboration SharePoint.

Relier les 14 sites d'Ifocop   

Si Ifocop s'est tourné vers la suite de Microsoft, c'est pour  faciliter la communication et la collaboration entre ses différents centres de formation, et former ses apprenants aux outils informatiques les plus répandus du marché. La répartition du groupe sur 14 sites différents nécessitait une modernisation et une rationalisation du  parc informatique et de l'espace de stockage. Le manque de lien entre les différents centres de formation rendait la collaboration difficile entre eux, et freinait la communication avec le siège.

Conçu dans sa globalité pour la totalité des utilisateurs (personnel et apprenants), le projet mis en place par l'organisme s'adresse dans un premier temps aux personnels administratifs, avec pour objectifs principaux de faciliter le partage de documents et le travail transverse sur les différents cursus de formation. Plusieurs outils collaboratifs ont ainsi été développés : messagerie, agenda partagé et mise en place d'un espace collaboratif de type intranet via Sharepoint Online, qui sera lancé début octobre 2012. Le responsable de cursus pourra ainsi maintenir le contact avec les différents sites, les professeurs et formateurs auprès desquels il pourra, par exemple, collecter des informations sur un métier spécifique.

Des versions gratuites et payantes

Office 365 pour l'Education  remplace la plateforme Live@ edu, qui restera disponible pendant 18 mois pour laisser le temps à ses utilisateurs - environ 10 000 établissements scolaires et 22 millions d'élèves dans 130 pays - de planifier et de procéder à la migration. Les établissements qui utilisent déjà Live@edu   pourront migrer vers Office 365 pour l'éducation à partir de cet été. Ils peuvent s'inscrire gratuitement pour une évaluation de 30 jours dès à présent.

La version gratuite d'Office 365 pour l'éducation  (A2) propose  le courrier électronique, la messagerie vocale et vidéo, la messagerie instantanée, Exchange Online et les Office Web Apps. Une mouture (A3) comportant toutes les fonctionnalités d'A2 plus un abonnement à la version bureau d'Office Professionnel Plus 2010 (jusqu'à 5 appareils par utilisateur) ou Mac Office 2011, le stockage illimité du courrier électronique, l'archivage, les outils eDiscovery et la prise en charge de la messagerie vocale hébergée revient à 2,37 euros par utilisateur par mois (étudiants) et à 4,25 euros mensuel par utilisateur pour les enseignants et le personnel. Pour 2,84 euros par utilisateur/mois (élèves), et 5,25 euros mensuels par utilisateur (enseignants/personnel), l'édition A 4 dispose de toutes les fonctionnalités d'A3, auxquelles s'ajoutent des fonctions de téléphonie d'entreprise.