Modes de contournement : le signe que votre entreprise n'est peut-être pas en phase avec son temps ?
Les gens ont d'incroyables capacités à résoudre les problèmes. Mettez-leur un obstacle et ils trouveront une façon de le franchir. Si vos employés ont l’esprit d’initiative et qu'ils travaillent avec des systèmes qui ne les satisfont pas, vous pouvez être sûr qu'ils trouveront un moyen de faire autrement. Et qui peut le leur reprocher ? Ils ont des dates butoir et des objectifs à atteindre. Ils ont fait à leurs clients et à leurs collègues des promesses qu'ils sont dans l'obligation de tenir.
Peut-être pensez-vous : « où est le problème » ? S'ils ont des modes de contournement à leur disposition, c'est formidable. C’est plus simple que de trouver de nouvelles solutions.
La voie de la moindre résistance
Examinons les « bidouillages » courants que les employés utilisent pour exécuter leurs tâches. Éternellement populaire, l'envoi par mail de documents vers leurs comptes personnels afin qu'ils puissent travailler lorsqu'ils ne sont pas au bureau, ce qui est sans aucun doute bénéfique pour la productivité. Puis, il y a le « bidouillage » favori de collaboration, la mise en place de services de synchronisation et partage non autorisés afin de pouvoir accéder à un grand nombre de fichiers depuis Starbucks ou depuis la zone d'embarquement et les partager avec des collègues, des fournisseurs et des partenaires. Cela signifie que les données sensibles de l'entreprise sont dispersées sur Internet, dans des lieux que votre service informatique ne contrôle pas. Et c'est bien là le souci de la voie de la moindre résistance. Elle génère généralement des problèmes par la suite.
Mais nous avons ECM !
La gestion de contenu d'entreprise (ECM, Enterprise Content Management) est apparue dans les années 2000. Mais même si ces systèmes ECM géraient très bien les processus et les informations sensibles de l'entreprise, ils ne proposaient pas d'expérience utilisateur agréable. Malheureusement. Une étude menée par Systemscope montre que plus de 50 % des projets ECM présentaient un taux d'adoption plus faible que celui escompté. Pire encore, 50 % échouaient purement et simplement. Il n'est donc pas surprenant que les modes de contournement aient vu le jour. Quel est donc le problème ? Pourquoi les systèmes ECM ne fonctionnent-ils pas pour les employés ?
Pas en phase avec le monde réel
En moins de dix ans, notre façon de faire des affaires a totalement changé. Quatre forces en particulier ont remodelé la façon dont nous travaillons aujourd'hui.
1. La mobilité. Alors que la majeure partie de la planète est désormais joignable par smartphone, les entreprises doivent répondre à des attentes précises de la part des clients et proposer des services mobiles qui améliorent la qualité et les aspects pratiques de leur vie quotidienne.
2. Analyses. Les entreprises doivent faire face à des volumes colossaux de données en identifiant les informations importantes qui les aident à améliorer l'expérience client ou les données nécessaires pour alimenter les applications et les appareils.
3. Le cloud. Les entreprises d'aujourd'hui reposent sur le cloud, tandis que les géants technologiques bien établis collaborent de plus en plus avec les fournisseurs « nés dans le cloud ».
4. L'Internet des objets. D'ici 2020, les nouveaux modèles commerciaux devront intégrer environ 25 milliards d'appareils interconnectés générateurs d'informations en plus du réseau existant d'utilisateurs mobiles.
Un grand nombre des systèmes ECM ont été conçus avant qu'ait lieu cette rapide évolution. Actuellement, leurs capacités sont à la traîne par rapport à la manière dont nous faisons des affaires aujourd'hui, ce qui oblige les employés à trouver des modes de contournement pour effectuer les tâches qui leur sont demandées. Lors de son discours d'ouverture au récent BoxWorks 2015, Whitney Bouck, Vice-Présidente Senior Marketing International chez Box, a présenté notre position sur la façon de résoudre les problèmes ECM.
Un baromètre de ce qui ne va pas
Selon CIO.com, seuls 8 % des entreprises connaissent l'ampleur du « Shadow IT » qui se cache dans leurs entreprises. Cela signifie que la plupart ignorent largement les journaux de connexions réseau, les échanges d’e-mails, les pièces jointes, les relevés des cartes de crédit de l'entreprise, les factures de téléphone, les factures Internet et les journaux de pare-feu qui se cachent dans leurs systèmes. En collaborant plus directement avec les employés de votre entreprise dès le départ, vous comprendrez ce qui ne va pas dans vos systèmes et processus avant qu'il ne soit trop tard.
Les modes de contournement autorisés par les entreprises sont-ils acceptables ?
Les systèmes d'esquive ECM n'ont pas tous lieu à l'insu de l'entreprise. Sous la pression de l'entreprise qui souhaite favoriser la collaboration et la mobilité, un grand nombre de responsables informatiques ont été dans l'obligation de trouver des modes de contournement autorisés par l'entreprise. L'ajout de partenaires externes au répertoire de l'entreprise est un exemple. La duplication des données du réseau interne dans la DMZ est également courante, mais loin d'être idéale. La question de l'augmentation des coûts de gestion et de stockage de la duplication se pose également. Souvent, les données sensibles se retrouvent dans la DMZ et deviennent ainsi les premières cibles des pirates informatiques. Les entreprises connaissent les risques, mais sont rarement informées sur le fait qu'il existe une alternative sûre.
Une plate-forme de collaboration et de gestion de contenu d'entreprise qui fonctionne
Pour anticiper les modes de contournement, la nouvelle génération de plate-forme de collaboration et de gestion de contenu d'entreprise devra répondre à trois critères essentiels :
1. La gestion de contenu varié ; le système doit être en mesure de gérer TOUS les types de contenus à travers des milliers d'applications, sur tous les appareils et à l'échelle du cloud.
2. Les contrôles de sécurité flexibles ; ce qui signifie que vous pouvez être assuré que le contenu et les données sont sûrs et sécurisés, tout en restant accessibles pour les utilisateurs.
3. L'intégration de workflow ; une interopérabilité optimale qui garantit que le contenu et la communication peuvent circuler aisément à travers les solutions professionnelles critiques et les applications commerciales.
Et bien entendu, elle devra proposer une expérience utilisateur optimale. Si les modes de contournement paraissent compliqués, ils ont peu de chances de perdurer. La plate-forme de collaboration et de gestion de contenu de votre entreprise est-elle à jour ?