Les outils de collaboration et de productivité ne sont des éléments statiques et les éditeurs fourmillent d’idée pour améliorer, optimiser et faciliter l’expérience utilisateur. Dans ce cadre, Google vient d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires à Workspace (ex G Suite) comme l’automatisation de résumé de documents et la possibilité d’y intégrer Google Maps. Ces changements s'appuient sur le concept de Smart Canvas introduit l’an dernier, qui promet de moderniser la suite d'applications en connectant les différents outils dans un espace de travail partagé et tout-en-un.

Parmi les premières fonctions annoncées l'an dernier figuraient les « puces intelligentes » avec lesquelles les utilisateurs pourront par exemple lier des informations entre documents en utilisant le symbole « @ ». Cette semaine, Google a annoncé une puce pour Google Maps, qui sert à intégrer plus facilement un aperçu de la carte dans un document Docs. La puce génère une vignette où l’on peut voir un aperçu rapide des informations de localisation, ainsi qu'un lien pour accéder à Maps dans une barre latérale. Pour l’instant, l’éditeur n’a pas indiqué à quel moment cette fonctionnalité serait généralement disponible.

Des résumés créés par de l’IA

Autre nouveauté : les résumés Google Docs qui fournissent un aperçu textuel, généré automatiquement, des principaux points abordés dans un document. Le résumé est créé par un algorithme d’IA, mais l’on peut toujours modifier le texte manuellement par la suite. Cette capacité de résumé est disponible dès maintenant pour les utilisateurs de Workspace. Quant aux modèles de brouillons d'e-mails, dont la disponibilité générale est prévue dans « les semaines à venir », ils permettent d’exporter via un bouton un contenu déjà écrit dans un brouillon de message de Gmail avec des champs pertinents préremplis.

Deux fonctionnalités annoncées précédemment font aussi leur apparition dans Workspace. Il s’agit d’une part de la fonction « format sans page » dans Docs, accessible dès à présent, qui supprime les limites d'une page de document. L’autre fonction de corrections de formules dans les feuilles de calcul Sheets arrivera bientôt, comme l’a précisé Google.

Des tableaux de vote par sujet permettent aux utilisateurs de recueillir les commentaires de l'équipe, et des tableaux de suivi de projet permettent de saisir les avancées et le statut. (Crédit : Google)

Une plus grande intégration entre les applications

 « La refonte de Workspace était devenue nécessaire, non seulement pour Google, mais aussi pour le document, qui n’a pas bénéficié de mise à jour majeure depuis plusieurs années », a déclaré Raúl Castañón, analyste principal chez 451 Research. Selon lui, avec ces mises à jour de Smart Canvas, Google comble l'écart avec Microsoft et des concurrents émergents comme Coda et Notion qui ont adopté d’autres approches de la création de documents.

Selon l'étude intitulée « Voice of the Enterprise : Workforce Productivity & Collaboration : Work Execution Goals & Challenges 2021 » (« Productivité et collaboration, Objectifs et défis dans les environnements de travail ») réalisée par 451 Research, le manque d'interconnexion entre les applications pose un problème permanent à de nombreux utilisateurs. L'enquête a révélé que les informations cloisonnées dans différentes applications (28%), le manque général d'intégration entre les applications (26%), et les difficultés de collaboration inter-applications (21%) empêchaient un usage productif des outils et des applications.

« Les changements apportés à Workspace reflètent la nouvelle manière de collaborer, en cours dans le monde du travail », a déclaré pour sa part Angela Ashenden, analyste principale chez CCS Insight. « Il ne s'agit plus seulement de documents formels et traditionnels de traitement de texte, mais le contenu prend toutes sortes de formes et il est utilisé de plein de façons différentes », a-t-elle ajouté. « On constate également la disparition des frontières entre les différentes apps de Google Workspace, qui exploite les capacités de chaque application pour soutenir les flux de travail réels des employés, au lieu de se limiter simplement aux catégories technologiques traditionnelles et de laisser les utilisateurs se débrouiller pour intégrer leur travail entre ces apps ».

Currents fait place à Spaces

Autre changement à venir pour Workspace, l’annonce récente par Google, de la migration, début 2023, des comptes des utilisateurs de son réseau social d'entreprise Currents, vers Spaces. (Lancé en 2019, Currents se présentait comme une version professionnelle de Google+, plus orientée grand public). Dévoilé l'été dernier, Spaces prendra le relais des Chat Rooms de Workspace pour devenir « un espace central de discussions thématiques, de partage des connaissances et des idées, d’avancement de projets et de consolidation de communautés et de culture d'équipe », a déclaré Google. Avant d’entamer la migration des comptes, Google commencera par supprimer de Currents les fonctionnalités « les plus rarement consultées » par les utilisateurs, notamment le décompte de « followers » et de « suiveurs », l'analyse des messages et les notifications mobiles.

Pour Angela Ashenden, « la décision de remplacer Currents n'est pas surprenante », compte tenu, en particulier, de la nouvelle stratégie produit de Google pour Workspace, et son choix de faire de Spaces le principal centre de gravité pour l'innovation produit. « Currents… n'a jamais vraiment trouvé sa place sur le marché des entreprises, et si un petit nombre de clients s'appuient encore sur lui pour soutenir les communautés en ligne, il ne s'intégrait pas vraiment dans la stratégie plus large de collaboration et de productivité de Google », a-t-elle encore déclaré. « Néanmoins, il sera intéressant de voir comment Google intègrera dans Spaces les capacités de Currents autour des communautés en ligne et de la communication descendante, la collaboration basée sur les canaux étant généralement mieux adaptée au travail d'équipe quotidien que la construction de relations et de réseaux ».

Selon M. Castañón, il est logique que Google rationalise son portefeuille afin d'améliorer l'expérience globale des utilisateurs. Currents et son prédécesseur, Google+, sont apparus dans le contexte du réseau social d'entreprise, largement tombé en désuétude depuis, d’autant que de nombreuses fonctionnalités ont migré vers d'autres applications. « Spaces reflète mieux la dynamique actuelle du lieu de travail, avec un environnement virtuel qui permet un engagement en temps réel et asynchrone, par opposition aux communications unidirectionnelles et descendantes, qui constituent le positionnement principal des réseaux sociaux d'entreprise », a déclaré M. Castañón.