Avec la reprise de l'économie, la demande de nombreux intrants dépasse l'offre, entraînant une hausse des prix pour des éléments aussi divers que les matériaux de construction, l'énergie, les ingrédients alimentaires et les semi-conducteurs. Bientôt, cette liste comprendra les abonnements à Office 365. Microsoft a discrètement annoncé qu'à partir du 1er mars 2022, il augmenterait le prix de bon nombre de ses abonnements Office 365 et Microsoft 365 pour les entreprises (les prix des abonnements grand public et éducation ne changent pas - pour l'instant).

Le diable réside dans le détail. Dans un post du blog de l'entreprise du 19 août intitulé « New pricing for Microsoft 365 », la firme détaille toutes les fonctionnalités que l'entreprise a ajoutées au forfait depuis son lancement il y a 10 ans avant d'arriver à la conclusion : une hausse de 25 % du prix par siège d'Office 365 au niveau de support E1 et une augmentation de 20 % de Microsoft 365 Business Basic, avec des majorations moins importantes pour les autres niveaux d'abonnement.

Des abonnements multiples à des prix aléatoires

La tarification des nombreux abonnements portant le même nom prête à confusion. Il y a Office 365, avec seulement les applications de base, ou Microsoft 365, qui ajoute une licence Windows et des outils de mobilité et de sécurité d'entreprise, chacun avec deux catégories de support, E (pour les employés de bureau) et F (pour les employés sur le terrain), et chacun d'eux peut venir dans différents niveaux (E1, E3 et E5, ou F1 et F3). Mais certaines combinaisons de ces attributs n'existent pas : il n'y a pas d'Office 365 F1, ni de Microsoft 365 E1, par exemple.

Une chose est claire : la firme de Redmond essaie d'inciter les entreprises à dépenser plus pour économiser plus, car les augmentations de prix en pourcentage seront plus faibles sur les offres groupées plus complètes (et plus chères), ce qui réduit l'écart de prix entre Office 365 et Microsoft 365, et rend les niveaux de support plus élevés plus attrayants. « Ils n'ont pas touché au prix de Microsoft 365 E5, le Saint Graal pour eux », déclare Adam Mansfield, directeur des services chez UpperEdge, un cabinet de conseil qui guide les entreprises sur le sourcing informatique.

Mise en garde contre Microsoft

Les DSI des entreprises doivent prêter attention à ces augmentations dès maintenant. « Si vous devez renouveler votre contrat en juin ou en décembre de l'année prochaine, vous avez intérêt à vous y préparer dès maintenant », déclare M. Mansfield. Le mois de juin est très prisé pour le renouvellement des contrats Microsoft, car les acheteurs peuvent souvent faire de bonnes affaires auprès des commerciaux juste avant la clôture de l'exercice financier de Microsoft. Mais si les DSI attendent le changement de liste de prix le 1er mars pour commencer les négociations, ils risquent de manquer de temps. « Même les entreprises qui viennent de renouveler un contrat de trois ans devraient mettre l'augmentation des prix à l'ordre du jour de leur prochaine réunion avec la firme, afin de faire savoir à l'entreprise qu'elles chercheront à obtenir un meilleur accord », ajoute-t-il.

Certaines entreprises ont négocié des protections de prix pour la période de renouvellement dans leurs contrats, limitant ainsi l'augmentation des prix par les fournisseurs. « C'est la règle d'or », explique Adam Mansfield, et c'est ce que lui et ses collègues cherchent à obtenir dans les contrats qu'ils aident leurs clients à négocier. Malheureusement, détaille-t-il, « la plupart des entreprises n'ont pas cette protection, de sorte que, lorsque la remise négociée prend fin, elles s'exposent à la double peine d'un retour au prix courant - et d'une augmentation de ce prix courant ».

Négocier, un art pas si évident en entreprise

Le prix ne sera pas le premier sujet de discussion, cependant. Microsoft commencera probablement - comme elle a débuté son billet de blog concernant les changements - par parler de toutes les applications supplémentaires et de la valeur qu'elle a ajoutée à Microsoft 365 au fil des ans. Disposer d'informations détaillées et granulaires sur les fonctionnalités que l’organisation utilise est essentiel pour faire pression lors des négociations. « Poussez votre entreprise à examiner vraiment, employé par employé, ce qu'elle utilise au niveau des fonctionnalités dans chaque abonnement », dit Adam Mansfield. Mais il s'agit d'un processus lent, de nombreuses organisations s'y attelant un an avant l'expiration de leur contrat.

Se préparer, c’est aussi savoir mettre de l’ordre dans ses affaires. « Sachant que le contrat arrivait à échéance, nous avons évalué toutes les licences de la ville et nous avons essayé de les redimensionner. L'époque où l'on disposait de la licence la plus chère avec toutes les fonctionnalités pour tout le monde est révolue », explique Joseph Cevetello, DSI de la ville de Santa Monica (Californie). « Vous devez mettre de l'ordre dans votre maison et ne pas vous contenter d'accepter ce que Microsoft vous dit qu'il vous faut », dit-il.

« Nous avons entrepris de définir des profils pour les différents types de travailleurs de la ville, ainsi que le type de licence Microsoft Office dont ils auraient besoin. C'était la première étape pour essayer de maîtriser le coût », ajoute-t-il. Santa Monica, comme beaucoup d'autres villes du sud de la Californie, obtient ses produits Microsoft par le biais du Microsoft Enterprise Agreement du comté de Riverside. Avec une population de plus de 2 millions d'habitants, le comté de Riverside a utilisé son vaste pouvoir d'achat pour négocier et faire bénéficier d'importantes remises - bien que ces remises ne soient plus aussi importantes qu'avant, selon un rapport de 2020 de la ville de Palo Alto, qui bénéficie également de cet accord. Les villes et autres gouvernements ne peuvent pas acheter directement auprès de Microsoft, mais doivent passer par un revendeur, et « les revendeurs varient énormément », explique Joseph Cevetello. « Lorsque je suis arrivé à bord, nous en avions un qui ne nous apportait pas une grande valeur ajoutée. Nous en avons trouvé un autre qui l'est ». Si cela ajoute une couche de complication supplémentaire, c'est aussi une occasion d'obtenir une meilleure offre, dit-il.

Des alternatives très connues

Les DSI ont besoin d'une menace crédible de défection à faire valoir dans les négociations avec Microsoft - et même si certains milieux ont le sentiment qu’Office est un coût inévitable pour les entreprises, il existe des alternatives. Il existe de nombreux clones de suite bureautique, y compris des logiciels à code source libre telles que Libre Office, pour lesquelles les entreprises peuvent choisir leur propre fournisseur d'assistance. Des alternatives basées sur le cloud existent par ailleurs : Google Workplace (anciennement Google Docs, puis G-Suite) est peut-être la plus connue, mais il en existe d'autres. Zoho propose des applications de productivité, de messagerie électronique, de CRM, de service desk, de comptabilité et d'autres outils professionnels basés sur le cloud. Salesforce joue également dans ce domaine avec l’intégration des fonctionnalités de Quip, une plateforme de productivité bureautique qu'il a acquise en 2016, dans son offre CRM, ce qui signifie que le personnel de vente pourrait ne pas avoir besoin du tout d'une suite de productivité distincte.

Pour l'instant, Adam Mansfield voit Google gagner principalement des parts de marché sur les employés sur le terrain ou sans bureau, qui n'ont besoin d'une suite bureautique qu'occasionnellement. « Les entreprises sont prêtes à essayer Google dans ce domaine », dit-il, et cela fournit une tête de pont au sein de l'entreprise à partir de laquelle le géant peut chercher à remporter des contrats pour ses ordinateurs de bureau Chromebook. Cependant, le plus grand levier de négociations pour les DSI n'est pas de couper dans les dépenses en PC Microsoft, mais de réduire les autres dépenses - en changeant de cloud, par exemple, ou en opposant Power BI à Tableau Software.