But optimise sa gestion contractuelle en SaaS

La direction des achats du groupe de distribution en équipement de la maison But International a souhaité accroître sa performance en dématérialisant la totalité de sa chaîne de traitement des contrats fournisseurs.

Cette dématérialisation va de la négociation pré-contractuelle au suivi de l'exécution. La négociation se réalise en ligne entre les fournisseurs et les acheteurs autour d'une GED collaborative qui conserve la trace des modifications. L'idée est que le contrat est avant tout un document qui doit être traité comme tel. La conclusion du contrat passe par une signature électronique également en ligne, sans besoin de rematérialiser le dit contrat. Enfin, la solution prévoit une analyse avec tableaux de bords, suivi des dépenses et, bien entendu, gestion des échéances avec alertes liées.

5000 contrats concernant 200 magasins vont être traités par cette nouvelle modalité. Le déploiement va être étalé d'ici fin 2013.

La solution choisie est ContractLive, un SaaS de gestion des contrats. Le fournisseur indique que sa solution est facturée à partir de 30 euros/utilisateur/mois sans limitation de nombre de contrats et sans durée d'engagement (le tarif est de 50 euros avec analyse et reporting, 90 euros avec en plus l'automatisation).

Outre le gain de temps et de coûts sur la gestion des contrats, le suivi plus fin de ceux-ci a été un élément essentiel du déclenchement du projet.