Pour simplifier la gestion des documents, la SEP a choisi la solution GED de

Spécialisée dans l'aménagement du territoire, la Société d'Équipement du Poitou (SEP) est une société à économie mixte créée en 1960. Par ses missions de maitrise d'ouvrage, elle accompagne la plupart des acteurs publics locaux mais aussi privés dans leurs projets comme la création de nouveaux quartiers, de parcs d'activités ou de bureaux. Reste que la plupart des documents nécessaires à son métier étaient difficilement accessibles car anarchiquement stockés dans un serveur.

Si une arborescence existait bien, elle manquait de rationalité. En outre, l'utilisation du papier restait de mise et ne permettait pas un accès optimal aux informations. La SEP a alors confié à son prestataire Vienne Documentique le soin de trouver un outil capable de rassembler tous les échanges épistolaires, qu'ils soient opérationnels, contractuels ou juridiques, sur une même plateforme. Ce dernier les a ainsi guidé vers la solution de GED de Novalex.

Une interface familiaire

Pour faciliter l'adoption de la GED, la SEP a mis en place une « phase de décollage ». Avant de déployer la solution, elle a étudié la meilleure arborescence possible et a sensibilisé ses équipes à l'arrivée de la GED par le biais de « référents » nommés dans chacune d'entre-elles. Novalex s'est ensuite occupé de déployer sa solution. Pour faciliter son adoption, l'éditeur a mis en place une interface mimant des armoires traditionnelles de stockage documentaire. Cette analogie permet aux utilisateurs de naviguer plus facilement entre les différents fichiers.

La GED est ainsi devenu un outil indispensable à la SEP. Elle a grandement facilité l'accès aux informations et a ainsi permis un gain de temps dans le traitement des différents dossiers.