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Comment éviter cinq situations périlleuses en réunion ?
Alors que l'on parle d'intelligence collaborative et de transformation digitale de l'entreprise, la simple organisation d'une réunion reste souvent une source d'inquiétude : comment faire en sorte que les échanges soient productifs et que chacun exprime son point de vue ? Quelles solutions pour rendre ses exposés plus vivants ? Voici un petit condensé des problèmes que les collaborateurs craignent de rencontrer lors des réunions de travail.
Situation n°1 - Brancher le projecteur et s’apercevoir que l’adapteur de son PC n’est pas compatible avec l’appareil.
Situation n°2 - Réserver la seule salle de réunion équipée d’un projecteur pour 15h00, se rendre dans ladite salle à l’heure prévue, y trouver le responsable marketing en pleine présentation.
Situation n°3 - Prendre en photos les notes gribouillées par son responsable sur le paperboard et les envoyer à son collègue en espérant qu’elles soient lisibles.
Situation n°4 - Être obligé de plonger la salle dans le noir total pour rendre l’écran de projection visible aux quatre coins de la pièce.
Situation n°5 - Constater avec effroi que quelqu’un a arraché les pages les plus importantes de sa présentation sur le paperboard.
Des réponses concrètes pour éviter ces déconvenues
Le temps passé par les employés à coordonner les réunions, trouver une salle équipée d’un projecteur ou tout simplement configurer un appareil est souvent sous-estimé. Cette situation est d’autant plus regrettable lorsque l’on sait que les cadres français passent plus de six semaines par an en réunion (selon une étude Opinion Way 2017). Les nouvelles technologies offrent des réponses pratiques aux problèmes simples mais néanmoins frustrants auxquels font face la majorité des collaborateurs qui planifient ou dirigent des réunions.
Le paperboard digital : facteur d’efficacité en réunion
Prenons l’exemple du paperboard sur lequel une mention « Ne pas effacer » est inscrite dans un coin depuis au moins 2 mois… Ou simplement les notes de réunion retrouvées sur des feuilles A4. Sont-elles importantes, voire confidentielles ? A qui appartiennent-elles ? Que faut-il en faire ? Un tableau électronique interactif ou paperboard digital peut apporter des réponses à ces questionnements tout en améliorant l’efficacité des réunions.
Samsung FLIP
La taille de l’écran et ses performances sont aussi un facteur d’efficacité. La technologie Ultra Haute Définition (UHD) permet au Paperboard Digital Samsung Flip de s'intégrer à la perfection aux réunions dans une huddle room ou dans une salle de réunion classique, sans avoir besoin de baisser les stores pour voir correctement l’écran. Autre atout de ce type de solution : la mobilité. Beaucoup d’entreprises regrettent que les technologies dédiées aux réunions et à la collaboration soient concentrées dans des grandes salles souvent occupées par de petits groupes… ces salles étant les seules à proposer des écrans ou projecteurs performants. Semblable au paperboard classique, le paperboard numérique présente l’avantage de reposer sur un pied à roulettes permettant de le déplacer facilement. Les collaborateurs peuvent s'y connecter simplement et partager le contenu de leur PC ou smartphone sans avoir besoin de câble. Grâce à sa grande flexibilité, les utilisateurs peuvent alterner entre le mode portrait ou le mode paysage. L’écran digital permet de prendre des notes à l’écran, les sauvegarder sur le réseau local puis les partager très simplement à la fin de la réunion, par email ou via une clé USB. S’il fait office de tableau destiné aux annotations, c’est aussi un support de diffusion de vidéos, photos ou présentations. A la fin de la réunion, plus besoin de faire un compte rendu, les notes prises sur le Samsung Flip sont partagées par mail à chacun des participants. Enfin, la solution permet de sauvegarder le contenu de la réunion en toute sécurité sur un réseau local, de le verrouiller avec un mot de passe et d’y accéder sur un autre Flip au moment voulu.
Une technologie en phase avec la transformation des espaces de travail
Ces technologies novatrices pour salles de conférence reflètent l'évolution de l’état d’esprit des collaborateurs et les tendances actuelles en matière d'aménagement du lieu de travail. Au lieu de réunions formelles et programmées, les employés se tournent vers des rassemblements plus spontanés, qui peuvent avoir lieu n’importe-où. L’environnement de travail a également évolué, passant d’espaces cloisonnés à des bureaux ouverts ou même à distance, ce qui nécessite une forte collaboration numérique et des outils de conférence. Enfin, on note un fort intérêt pour les technologies de bureau intuitives et prêtes à l'emploi. Désormais, au lieu de passer du temps à prendre des photos, à démêler des fils ou à recomposer des appels, vous pouvez vous appuyer sur une technologie accessible sans formation, permettant de mener des réunions plus productives grâce à des fonctionnalités de partage identiques à celles que l’on peut trouver sur un smartphone.
