Les coulisses de la migration de Vodafone vers SAP S/4HANA

Après plus d'un an de préparation et le temps d’un week-end bien chargé, l'opérateur mobile Vodafone a fait migrer une installation SAP monolithique desservant 100 000 employés vers S/4HANA. Selon Ignacio Garcia, DSI des systèmes d'information de Vodafone, la clé de cette réussite tient dans les données : « Les données, les données, les données. Concentrez-vous à 100 % sur les données », a-t-il répété à nos confrères de CIO.com. Il y a plus de dix ans, Vodafone a consolidé ses opérations dans 22 pays sur une seule instance SAP ECC, ce qui lui permet d’avoir une vision centralisée sur les achats et les opérations commerciales. Mais aujourd’hui, pour suivre des centaines de milliers de tours de téléphonie cellulaire et leurs milliers de composants, Vodafone avait besoin de « beaucoup plus de capacité, uniquement pour continuer à gérer les lots et le traitement », a expliqué le DSI.

En partenariat avec Accenture

De plus, l'intégration de cette architecture monolithique avec les nouvelles applications de type SaaS n’a pas été simple. « Elle nous empêchait d'obtenir les informations dont nous avions besoin, en tout cas avec la vitesse nécessaire. En fait, nous étions en train de créer un serpentin de solutions propriétaires qui consistait à prendre les données de SAP, à les mettre dans une autre boîte d'apprentissage machine pour, au final, obtenir le résultat souhaité en retour vers notre instance centrale », a-t-il poursuivi.

Ignacio Garcia a donc décidé de passer de SAP ECC à S/4HANA avec l'aide d'Accenture, déjà partenaire de Vodafone pour la consolidation des instances SAP ECC. « Choisir un partenaire qui connait bien le système ERP existant permettait de réduire les risques », a expliqué pour sa part Holger Grewe, responsable de la transformation au sein du groupe Vodafone, d'autant plus que l'installation S/4HANA de Vodafone deviendrait probablement la plus grande instance du genre au niveau mondial. « Bien sûr, SAP ne confirmera jamais ce genre de chose, mais nous en sommes presque sûrs », a ajouté Holger Grewe.

Minimiser la charge de la migration

Il y a deux façons de mener des migrations S/4HANA : l'approche « terrain vierge » ou « greenfield », qui consiste à repartir de zéro avec une base de données vide et de nouvelles applications, et l'approche « friche » ou « brownfield », qui consiste à importer des données et à recréer des processus à partir du système existant. Parce que Vodafone avait consolidé ses ERP dans le monde entier sur un seul système et que l’opérateur avait déjà goûté aux avantages d’un accès à toutes ces données, « l’approche « greenfield » et la relance complète du processus ne semblait pas la bonne option », a encore expliqué M. Garcia. En discutant avec des entreprises qui avaient déjà choisi l’approche « brownfield », le DSI a mesuré l'importance du travail de préparation des données. Ainsi, alors que Vodafone avait commencé par remplacer son hardware - un processus de huit mois - l’entreprise avait archivé autant de données que possible afin de réduire le volume qu'elle aurait à migrer, supprimant par la même occasion les programmes et rapports inutilisés. « Quand vous avez beaucoup d'interfaces ou de rapports, et quand ils sont personnalisés, ceux-ci pourraient se retrouver à lire des tableaux qui n'existeront peut-être plus après la migration », a déclaré le DSI de Vodafone.

C’était donc le bon moment de convertir les données au nouveau modèle. Avec une contrainte forte : cette conversion de l'ancien système au récent devait être accomplie en une seule fois. De plus, avec les outils disponibles à l'époque, toute erreur causée par des données inattendues stopperait tout simplement la migration. C'est pourquoi, plusieurs tests préalables ont été effectués. « La première fois que nous avons exécuté ce processus, l’opération a pris 22 jours », a expliqué Ignacio Garcia. « Il était impensable pour Holger Grewe et moi-même d’annoncer que le système serait en panne pendant 22 jours ! » Pour minimiser la quantité de données à migrer, ces derniers ont lancé un autre cycle d'archivage, et « SAP et Accenture ont travaillé de façon acharnée pour optimiser le code et modifier son fonctionnement », a ajouté le DSI. « Finalement, nous avons réussi à faire cette conversion en quatre jours. C’était encore un peu long, mais nous avons pu choisir le bon week-end et gérer la communication avec l'entreprise », a précisé Ignacio Garcia.

Compétences et agilité

« Même si vous optez pour une migration « brownfield », comme l'a fait Vodafone, il faut vraiment prendre le temps nécessaire - autant que si vous optiez pour une migration « greenfield » - pour analyser, tester, identifier les données inutiles », a conseillé Holger Grewe. « Ce travail a vraiment porté ses fruits. Nous avons supprimé un nombre impressionnant de codes et de rapports, et personne ne s'en est plaint », a-t-il ajouté. L'une des raisons pour lesquelles personne ne s'est plaint, c’est que Vodafone a utilisé les données d’usage des applications pour identifier les processus à éliminer ou à automatiser : « Il n'y a pas de discussion possible sans examen approprié préalable des données que l’on peut voir dans le système. Ensuite, il a été possible de voir avec les différents secteurs d'activité ce que nous pouvions faire pour normaliser ou automatiser davantage chaque secteur, parce que, généralement, la valeur ajoutée ne se gagne pas en appuyant sur des boutons », a-t-il encore déclaré.

Selon Ignacio Garcia et Holger Grewe, il n'y a pas grand-chose qu'ils feraient différemment s'ils devaient recommencer. « Non pas que la planification initiale était parfaite », comme l’a expliqué le DSI de Vodafone, mais parce qu'ils étaient prêts à reconnaître quand elle ne l'était pas et à s'adapter en conséquence. « Nous avons changé et adapté beaucoup de choses à la volée, au fur et à mesure que nous apprenions », a encore déclaré le DSI. Par exemple, le plan initial était d'effectuer trois conversions de données complètes, avant de réaliser l’opération pour s'assurer que tout se passerait bien : « Finalement, nous avons effectué cinq conversions, car nous considérions cela comme un élément essentiel du processus ».

Par ailleurs, pour les projets de ce type, l'acquisition et le maintien des compétences nécessaires sont un élément clé. Grâce à Accenture, Vodafone avait déjà accès à des personnes ayant une expérience du système existant - mais l’opérateur a également demandé à Accenture de prévoir des experts HANA dans l'équipe, et le partenaire a également formé son personnel IT interne à HANA. « Nous avons mis en place un programme de certification très incitatif qui permettait à tout le monde d'obtenir une certification », a expliqué Ignacio Garcia. Une partie importante de l'équipe SAP de Vodafone se trouvait en Inde, où elle effectuait des tâches de surveillance et de maintenance. De plus, étant donné sa taille, elle pouvait avoir un impact non-négligeable sur le coût global de l’IT en cas de fluctuation du taux d'inflation en Inde. Avec S/4HANA, Vodafone a pu réduire ses opérations de maintenance et réorienter le personnel vers des rôles devops plus productifs.

Par ailleurs, une douzaine d'autres entreprises du secteur étant sur le point de se lancer dans un processus de mise à niveau similaire, « Vodafone ne voulait pas que le personnel expérimenté quitte l'entreprise, très attentive à l’évolution de carrière de ses employés pour les retenir », a aussi expliqué Ignacio Garcia. Par conséquent, depuis la migration, Vodafone a accéléré le rythme de développement des logiciels, passant de deux versions massives et quatre versions intermédiaires par an à plusieurs déploiements par mois. « Notre configuration globale a changé de façon spectaculaire, ce qui nous permet de faire beaucoup plus de choses nous-mêmes et d'apporter une valeur ajoutée plus rapidement à l'entreprise », a-t-il ajouté.

Des bénéfices et de la curiosité

Autre avantage du passage à S/4HANA : « L’environnement simplifie l’obtention des données pour les analyser », comme l’a expliqué M. Grewe. « Vodafone a constaté une utilisation importante de l'application d'analyse intégrée de S/4 », a-t-il déclaré. Alors qu'auparavant, le personnel envoyait par courriel des feuilles de calcul de données, déjà périmées quand elles étaient traitées et transmises, il peut maintenant envoyer des liens vers des rapports en direct.

« Il faut un peu de curiosité de la part de l'employé pour ne pas faire exactement ce qu'il faisait auparavant, et vraiment tester les nouvelles choses », a-t-il ajouté. En particulier dans le cas d’une migration de site industriel dont beaucoup de fonctions sont encore identiques à celles de l'ancien système. Mais, selon M. Brewe, un excès de curiosité peut aussi être un obstacle dans l’usage de l'apprentissage machine pour automatiser les processus. D’où l’importance, selon lui, de veiller à la cohérence de l'utilisation du système pour faciliter la détection des modèles. « Si de nombreux employés utilisent différentes fonctionnalités de SAP sans que l'algorithme ne les détecte, cela peut avoir un impact sur l'apprentissage machine », a-t-il expliqué.