Gestion des applications, la chasse au gaspillage

«D'après une étude récente que nous avons réalisé en Europe et aux États-Unis,  50% des entreprises ont admis que près de la moitié de leurs applications devraient être retirées » constate Philippe Roques, directeur exécutif de la ligne de services Application Lifecycle Services au sein de Capgemini en France.  Autre constat : 85 % des entreprises interrogées reconnaissent devoir rationaliser leur portefeuille d'applications. Ces chiffres impressionnants, issus du rapport de Capgemini (Application Landscape report) réalisé en partenariat avec HP sur le paysage applicatif montrent à quel point les entreprises font face à l'obsolescence d'une partie importante de leur portefeuille d'applications. Pour Eric Blum, le CTO de BMC Software, il y a trois raisons à ce phénomène « d'applications obsolètes ou inutilisées ».

La première est le résultat naturel d'acquisition d'une société par une autre qui se retrouve avec des services redondants. La deuxième, est la conséquence d'une gestion en silo des applicatifs de différentes Business Units. La troisième, quant à elle, vient d'une absence de gestion centralisée du catalogue de services et du portefeuille des applications associées. La rationalisation de toutes ces applications semble inévitable, mais elle n'est pas si simple à mettre en place dans les entreprises en cause la gestion des risques comme la perte de données et le coût. «Il est clair que ces applications obsolètes ne participent plus ou peu à la vie de l'entreprise. Malgré tout, les sociétés les maintiennent certes à moindres coûts» confirme Thomas Hirsch, directeur du marketing et de la communication chez Capgemini France. D'ailleurs l'étude montre que 61 % des responsables informatiques déclarent conserver les données au-delà de leur date d'expiration par mesure de sécurité. D'autre part, environ 60% des entreprises estiment aussi que le coût de retrait des applications les empêche de mettre en place ce dé-commissionnement des applications.

Pourquoi un tel laxisme autour du portefeuille applicatif ?

Pour Michaël Weber, responsable anti-piratage pour l'Europe du Sud et de l'Ouest d'Adobe et nouveau président France pour la Business Software Alliance (BSA), les DSI ou les décideurs IT ne contrôlent pas la durée de vie des applications sur le long terme faute d'outils dédiés comme le déploiement de programmes d'urbanisation ou de cartographies ou la mise en place d'une solution de software asset management. «La gestion des applications nécessite de déployer des outils de gouvernance », insiste Michaël Weber. Ajoutons au manque d'outils, une absence de communication entre les différents services. Les équipes métiers sont peu ou pas impliquées dans la gestion des applications et sa rénovation. Il en va de même pour les développeurs et les responsables de maintenance.

Un avis que partage Michaël Weber qui insiste que les premiers concernés, à savoir les services d'achats doivent être parfaitement coordonnés avec les services informatiques. Il faut savoir qui fait quoi ? Comment les applications sont-elles déployées et s'assurer de la véracité des licences. Car le problème de gestion des licences est souvent considéré comme « annexe » par les responsables en entreprise. Et pourtant, les éditeurs ont des experts et des compétences en interne pour travailler en amont sur ce sujet et aider les entreprises clientes. « Il faut réveiller les consciences des entreprises pour qu'elles impliquent les éditeurs dans leur gestion des applications » insiste Michaël Weber.

Il faut aussi reconnaitre que pour les entreprises, il n'est pas évident de rationaliser le parc applicatif face à des législations internationales toujours plus contraignantes, les entreprises comptent sur leur système d'information pour instaurer, maintenir et respecter ces réglementations en vigueur. Fréderic Richer, directeur Marketing EMEA de Serena Software, spécialiste de la gestion applicative constate également, au travers de son expérience que les lois alourdissent les projets de rationalisation.

Pour Michaël Weber, responsable anti-piratage pour l'Europe du Sud et de l'Ouest d'Adobe et nouveau président France pour la Business Software Alliance (BSA), les DSI ou les décideurs IT ne contrôlent pas la durée de vie des applications sur le long terme faute d'outils dédiés comme le déploiement de programmes d'urbanisation ou de cartographies ou la mise en place d'une solution de software asset management. «La gestion des applications nécessite de déployer des outils de gouvernance », insiste Michaël Weber. Ajoutons au manque d'outils, une absence de communication entre les différents services. Les équipes métiers sont peu ou pas impliquées dans la gestion des applications et sa rénovation. Il en va de même pour les développeurs et les responsables de maintenance.

Un avis que partage Michaël Weber qui insiste que les premiers concernés, à savoir les services d'achats doivent être parfaitement coordonnés avec les services informatiques. Il faut savoir qui fait quoi ? Comment les applications sont-elles déployées et s'assurer de la véracité des licences. Car le problème de gestion des licences est souvent considéré comme « annexe » par les responsables en entreprise. Et pourtant, les éditeurs ont des experts et des compétences en interne pour travailler en amont sur ce sujet et aider les entreprises clientes. « Il faut réveiller les consciences des entreprises pour qu'elles impliquent les éditeurs dans leur gestion des applications » insiste Michaël Weber.

Il faut aussi reconnaitre que pour les entreprises, il n'est pas évident de rationaliser le parc applicatif face à des législations internationales toujours plus contraignantes, les entreprises comptent sur leur système d'information pour instaurer, maintenir et respecter ces réglementations en vigueur. Un avis que partage Fréderic Richer, directeur Marketing EMEA de Serena Software, spécialiste de la gestion applicative qui constate, au travers de son expérience que les lois alourdissent les projets de rationalisation.

La responsabilité des métiers aussi en cause

D'autre part, un autre phénomène a complexifié l'optimisation et la rationalisation des applications, c'est le déploiement, dans certains services, d'applications temporaires qui ont une durée de vie courte (application dédiée à un événement par exemple) ou même quelquefois permanente. Certes, ces programmes répondant à un besoin précis, mais il est difficile de récupérer les données en cas d'arrêt de fonctionnement de ces applications. « Ces déploiements sont fréquents dans les entreprises, les métiers n'attendent même pas l'accord du service informatique, car ils estiment, souvent à juste titre que la validation prend beaucoup trop de temps. Et pour cause, les services informatiques sont submergés de travail sur la maintenance et les réseaux», explique Frédéric Richer. Pour Pascal Gendron, consultant technique chez CA Technologies, dans certains cas, les DSI n'hésitent pas à bloquer les machines afin d'empêcher les métiers d'aller à l'extérieur.

On le voit bien, la rationalisation d'applications reste un défi assez complexe à relever pour l'entreprise. Et pourtant, celle-ci peut s'avérer nécessaire, car elle dégage des marges de manoeuvre pour déployer des solutions nouvelles davantage normalisées, plus évolutives et plus faciles à maintenir. Les estimations d'une rationalisation se traduisent par des économies de 10 % à 30 % rien que dans les budgets de maintenance. Néanmoins, cette rationalisation et plus généralement cette modernisation du SI, les entreprises y réfléchissent de plus en plus. «Les roadmaps sont dans les cartons, les entreprises se posent déjà les questions de savoir, ce qu'elles doivent faire demain» conclut Philippe Roques.

Encadré : De nombreuses applications piratées !

Il est clair qu'une partie des 50% d'applications qui devrait être retirée dans les entreprises selon l'étude de Capgemini est liée au piratage. Un certain nombre d'applications déployées par les salariés ou des tiers échappe au service informatique en interne. «Selon notre dernière étude qui remonte à 2010, 39% des applications en France sont piratées, ce qui représente un manque à gagner de plus de 1,9 Md d'euros, ce chiffre est globale et couvre à la fois les secteurs professionnel et grand public, nous n'avons pas de données précises concernant le piratage en entreprise » indique Michaël Weber, nouveau président France pour la Business Software Alliance (BSA) et responsable anti-piratage pour l'Europe du Sud et de l'Ouest d'Adobe.

Pour le président de la BSA, la France est une priorité dans la lutte contre le piratage. « Nous avons lancé une campagne de sensibilisation à Marseille, nous avons aussi des outils sur notre site pour prévenir des risques du piratage. Au final, si nos méthodes sont différentes de celles des Anglo-saxons, à savoir moins répressives, le BSA peut intervenir plus sévèrement avec des sanctions» reconnait Michaël Weber. Et, il y a fort à faire pour le BSA. Un chiffre : seulement 41 % des Français pensent que les droits de propriété intellectuelle sont bénéfiques pour l'économie locale contre 59% pour le reste du monde. Parmi les types de piratage répandus figure l'installation sur plusieurs ordinateurs d'un logiciel acheté en un seul exemplaire. Autre problème, les entreprises et les Français en général ne contrôlent pas l'utilisation des logiciels sur le long terme. Les conséquences sont fortes sur les éditeurs et les fournisseurs, le vol de logiciels freine l'innovation informatique, la création d'emplois et la croissance économique.

Les pistes pour la modernisation et de l'optimisation du parc applicatif sont multiples. Déjà, de nombreux logiciels de gestion du parc applicatif de type ALM (Application Lifecycle Management) par exemple sont disponibles sur le marché par des fournisseurs comme Serana Software, HP, CA, IBM, Landesk, BMC Software, etc. Le rôle de ces applications est d'automatiser et d'optimiser la gestion du patrimoine applicatif d'une entreprise. Mais est-ce suffisant ? Non, car avec les nouveaux besoins comme la mobilité et le cloud computing, la rationalisation doit s'accompagner d'une modernisation voire d'une refonte du système d'information.

Pour se faire, nos différents intervenants avancent généralement deux approches agiles : une urbanisation ou une cartographie du SI et une refonte complète du système d'information avec l'adoption de services cloud. Concernant l'urbanisation, ce rôle revient à la DSI qui doit élaborer, avec les services métiers des entreprises une cartographie de l'existant. «La cartographie doit permettre, en un seul point, d'obtenir des informations détaillées sur les applications, les ressources humaines et techniques associées de façon systématique et exhaustive. Les données récoltées sont ensuite stockées dans une base de données et peuvent être exploitées par une plate-forme d'intégration de services » », explique Eric Blum, CTO de BMC Software pour la région EMEA.

La nécessité d'urbaniser son parc applicatif

Pour résumer, le plan d'urbanisation repose sur quelques grandes étapes : fixer les objectifs stratégiques et opérationnels, recenser l'existant (patrimoine applicatif), apporter les évolutions nécessaires en rationalisant l'existant, développer un système d'information modulaire, augmenter la productivité des développements et exploiter et mesurer les résultats. Cette urbanisation ne peut se faire qu'avec une parfaite collaboration des équipes métiers, car, il faut standardiser au maximum le système d'information pour aller vers des solutions plus simples. «Les entreprises veulent conserver deux ou trois technologies ou standard comme SAP, Java, ou une autre, mais pas plus» constate Philippe Roques, directeur exécutif de la ligne de services Application Lifecycle Services au sein de Capgemini en France.

Pour Frédéric Richer, cette urbanisation du système d'information intervient souvent dans le cadre d'un rachat de société ou d'un doublon dans l'utilisation d'une plateforme logicielle, mais très peu dans l'obsolescence des applications. C'est par exemple le cas des groupes Malakoff et Médéric, deux entreprises spécialisées dans la protection sociale qui ont fusionné en 2008 et se sont retrouvées avec deux applicatifs à fusionner qui malheureusement n'étaient pas interopérables (voir partie 4).

Une refonte du SI avec l'adoption d'une plate-forme cloud ?

La deuxième approche concerne la refonte du système d'information. Je construis une autre infrastructure à côté du système existant. A en croire nos intervenants, de plus en plus d'entreprises évoquent la refonte en partie ou en totalité de leur système d'information, même si pour l'heure, cela reste à une étape de réflexion, car ces projets de refonte coutent cher. Il faut dire que les nouveaux usages (les smartphones, le cloud computing, les réseaux sociaux et les diverses applications personnelles installées par les salariés) et le phénomène de BYOD (Bring Your Own Device) pourraient les contraindre à franchir le cap. Dans cette refonte, l'externalisation et le cloud représentent, selon Capgemini 70% des projets.

Cet engouement s'explique par la réduction des coûts de maintenance. En effet, les services informatiques ne veulent plus passer leur temps à la maintenance du système d'information et des réseaux, ils souhaitent aussi apporter des nouveaux outils pour la croissance de leur entreprise. Il est clair que l'adoption et la généralisation des services cloud dans l'entreprise pourraient aussi répondre en partie aux problèmes de gestion des applications. Effectivement, les mises à jour des applications et les licences, ces deux points critiques ne seraient plus à la charge des services informatiques. Le cloud (via les applications en mode SaaS) parait donc la solution pour régler les problèmes de gestion du parc applicatif et réduire de ce fait les coûts. Mais ils peinent à s'imposer en interne, car les sociétés ne veulent pas être dépendant d'un seul fournisseur et un certain nombre d'entre elles sont plutôt sceptiques quant à la sécurisation de leurs données, surtout celles qui sont critiques.

«Regardez le nombre d'entreprises qui utilisent l'application Salesforces.com, se posent-elles la question de savoir où sont stockées leurs données, bien sûr que non, car ce service fonctionne très bien. Malgré tout, il est fort à parier que leurs données sont certainement stockées dans le même datacenter que celles de leurs concurrents» indique Pascal Gendron,  consultant technique chez CA. On le voit bien, les services SaaS rencontrent de plus en plus de succès. Il suffit de voir les études pour constater l'explosion du marché avec des croissances à deux chiffres tous les trimestres. Prenons l'exemple de Serena Software. Son directeur marketing Frédéric Richer utilise des services cloud pour le suivi de ses activités comme Saleforces.com pour la gestion commerciale et Marketo pour le marketing. «Je voyage beaucoup et ces outils me sont devenus indispensables pour mon travail » reconnait-il et de conclure «On se sert d'ailleurs de notre expérience pour la proposer à nos clients ».

Encadré : La communication aide à rationaliser et moderniser son parc applicatif

En premier lieu, il est toujours difficile de soutenir le changement aux collaborateurs d'une entreprise lorsque l'on apporte de profondes transformations dans le SI en général. Il faut donc surmonter d'abord la résistance culturelle au changement en impliquant les acteurs dès le début du processus de rationalisation. Ensuite, la compréhension du nouveau projet applicatif doit être simplifiée, pour cela, des outils automatisés qui facilitent le processus existent. Mais le plus important reste peut-être la communication entre le DSI et les métiers. En effet, le rôle du service informatique ne doit plus être considéré comme un centre de coûts et de maintenance, mais comme un service innovateur qui apportera via des applications nouvelles de la croissance à l'entreprise. C'est difficile dans un contexte ou la réduction des coûts est la priorité et les services informatiques en font malheureusement souvent les frais avec des suppressions de personnel.

« Le projet d'urbanisation et de migration du système d'information est actuellement en cours de finalisation » souligne Vincent Hanniet, responsable outillage et cartographie chez Sodifrance. En effet, la société de services Sodifrance s'est vu confier en 2009 la réalisation d'un audit pour étudier le rapprochement des deux systèmes d'information des groupes Médéric et Malakoff qui ont fusionné leurs activités le 1er juillet 2008 pour former Malakoff Médéric, le leader de la protection sociale paritaire en France.  «Dans le cas d'une fusion, il y a évidemment une optimisation à faire pour le système d'information pour diminuer les coûts de maintenance », commente Christophe Pillard, chef de projet chez Sodifrance.

Ainsi, deux systèmes cohabitaient, le premier, G3C, est un système de gestion des contrats clients et des cotisations collectives. Le second, SIP, sert quant à lui à verser des allocations aux assurés dans des problématiques bien définies : incapacités de travail, décès, etc. La fusion a donc été l'occasion d'une réflexion sur l'architecture informatique du nouveau groupe, son urbanisation et le destin des applicatifs issus des deux anciens groupes. Sodifrance a donc mené un audit d'une durée de quatre mois sur la faisabilité du projet. Résultat : la communication entre les deux systèmes G3C et SIP n'était pas possible, ceux-ci ayant été conçus à partir de modèles conceptuels totalement différents et incompatibles. Il a donc été décidé de ne pas rapprocher les deux systèmes en raison du coût engendré qui aurait été supérieur à celui de la création d'un nouveau système.