Facture électronique, la révolution est en marche

« La facture électronique, il faut en parler, il faut s’y intéresser dès maintenant, il faut des relais en nommant par exemple un référent interne ou en mandatant son expert-comptable », interpelle Tristan de Broucker, chef de marché comptabilité et gestion commerciale -TPE et experts-comptables - chez Sage. En effet, dans moins de 18 mois, la réforme de la facture électronique rentre en vigueur dans notre pays. En soi, le processus de la facturation électronique a déjà débuté depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) qui travaillent avec le secteur public, il s’est prolongé à toutes les entreprises sans exception travaillant toujours avec le secteur public au 1er janvier 2020. Ainsi, toutes les entreprises concernées envoient leurs factures au format électronique via le portail Chorus Pro de l’Etat français. Et selon les chiffres du gouvernement, ce sont plus de 140 millions de factures échangées depuis 2017 via Chorus Pro. Toutefois, pour l’Etat, les transactions interentreprises restent faiblement dématérialisées, ce qui génère des surcoûts pour les entreprises. C’est donc dans ce contexte que les pouvoirs publics rendent obligatoires la facturation électronique (ou e-invoicing) dès 2024 à toutes les entreprises qu’elles soient publiques ou privées, assujetties ou non à la TVA. Seuls les opérateurs qui réalisent des opérations exonérées au sens des articles 261 à 261 E du CGI (notamment les activités de santé et d'enseignement) ne sont pas soumis à cette obligation.

Un calendrier progressif suivant la taille des entreprises pour l’émission des factures

Plus précisément, la réception des factures sera obligatoire pour toutes les sociétés à compter du 1er juillet 2024. En revanche, la transmission s’étalera sur trois ans : à partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés, du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 4 999 salariés) et, pour terminer, du 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (moins de 250 salariés) ainsi que les microentreprises (moins de 10 salariés). Ce qui est important à retenir c’est qu’il ne sera plus possible dès 2026 pour toutes les entreprises, notamment les petites structures et les PME, d’envoyer des factures dématérialisées en pdf par mail ou d’imprimer ses factures depuis Excel ou Word et de les envoyer par la poste, des pratiques encore très courantes mais qui ne seront plus conformes aux exigences de la Direction générale des finances publiques (DGFiP). Les factures seront obligatoirement adressées par l’intermédiaire du portail public de facturation (émanation de Chorus Pro) en cours de développement ou des plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) qui seront certifiées par l’administration fiscale (voir troisième partie) dans quelques mois.

L’e-reporting, tout aussi important que la facturation électronique

D’autre part, certaines entreprises qui commercent par exemple avec des particuliers (BtoC) ou avec l’étranger (BtoB au niveau international) qui ne sont pas directement concernées par la facturation électronique (e-invoicing) auront une obligation d’e-reporting, c’est-à-dire de transmettre à l'administration fiscale certaines informations (livraison de biens soumis à la TVA, prestation de services soumis à la TVA, livraisons de biens et prestations de services réalisées par des assujettis établis en France et qui ne sont pas situées en France, etc.). Par exemple, si l’entreprise utilise un logiciel de point de vente (POS), elle déclarera un récapitulatif de tous les tickets délivrés pendant la journée. Tout comme l’e-invoicing, l’e-reporting permet de reconstituer l’activité économique d’ensemble d’une entreprise. Quant à son entrée en vigueur, elle suit le même calendrier que la facture électronique. Un décret émis en octobre dernier précise, à ce titre, les modalités de réalisation du e-reporting et la périodicité des transmissions.

Des sanctions possibles à la clef

En cas de non-respect de toutes ces obligations sur l’e-invoicing et l’e-reporting, des amendes sont d’ores et déjà prévues : 15 € par facture en cas de non-émission d'une facture sous format électronique, plafonnée à 15 000 € par année civile et 250 € par transmission en cas de non-respect à l'obligation de e-reporting, plafonnée à 15 000 € par année civile. Bien sûr, comme le mentionne Tristan de Broucker, il y aura un seuil de tolérance… L’Etat ne prévoyant pas de sanction à la première infraction constatée. De son côté, Thomas Honegger, COO de Esker France Benelux et Suisse se montre assez optimiste après 2026 : « Cette obligation va permettre de moderniser les flux qui ne le sont pas encore à l’heure actuelle. A terme, les entreprises bénéficieront d’un système central et en verront l’intérêt rapidement. On se concentrera alors sur une digitalisation des processus plus en profondeur. »

Sur le terrain, toutes les études montrent que la gestion des factures reste, pour l’heure, un processus propre à chaque entreprise en fonction de sa taille, de sa structure interne et du volume de factures traitées. De leur côté, les grandes entreprises, qui ont déjà des solutions EDI en place, ont les moyens et les ressources de s’engager rapidement vers cette réforme de la facture électronique. Ceci étant, pour André Brunetière, directeur des produits et de la R&D chez Cegid, ces grandes entreprises sont attendues au tournant par l’État, car elles seront les premières à migrer. L’enjeu est donc important. Un avis que partage aussi Tristan de Broucker, chef de marché comptabilité et gestion commerciale -TPE et experts-comptables - chez Sage : « Dès lors que les grandes entreprises seront opérationnelles, il y aura un effet boule de neige sur toutes les autres entreprises, notamment les PME. » Pour Laurent Leboisne, directeur France de Weexa dont le groupe cible - en tant qu’éditeur spécialisé dans l’intégration de données et la dématérialisation des flux - les grands comptes, des ETI et grosses PME, les grandes entreprises sont déjà bien avancées sur cette réforme. « Nous réalisons déjà avec nos clients des factures dématérialisées au sens fiscal ; demain, c’est un élargissement à tout type de factures. » De son côté, Thomas Honegger, COO de Esker France Benelux, indique, en s’appuyant sur une étude réalisée par Esker en partenariat avec Opinionway, que le mouvement est bien lancé, mais cela reste un gros challenge. Il faut donc s’y préparer. Comment ? En identifiant dans l’entreprise les périmètres concernés, en cartographiant les processus de facturation, en vérifiant ses données (mise à jour des bases clients et fournisseurs) ou encore en considérant la conformité des outils.

Plus d’appréhension pour les petites structures et les experts-comptables

À l’opposé, de très nombreuses petites structures (qui représentent plus de 92 % des entreprises en France) gèrent encore les factures de façon artisanale en exploitant massivement Word ou Excel pour leur traitement et la voie postale pour leur expédition. De ce constat, les efforts se concentreront d’abord sur les TPE et les PME. Pour Grégoire Leclercq, directeur général délégué de l’éditeur de logiciels de comptabilité EBP dont le cœur de cible est justement les TPE et les PME, il subsiste encore une méconnaissance de cette obligation, mais le plus inquiétant pour le dirigeant est qu’un certain nombre de cabinets d’experts-comptables sont eux-mêmes éloignés de cette future obligation qui va vite arriver. « C’est d’autant plus urgent pour ces mêmes cabinets qui prendront en charge ce service de facturation que leurs clients ne voudront plus gérer eux-mêmes. » Pour Grégoire Leclercq, la facturation électronique est un choc comparable à celui de la DSN (Déclaration sociale nominative) en son temps qui a eu pour impact d’externaliser massivement la paie vers des prestataires externes. Pour André Brunetière, 50 % des experts-comptables qui ont atteint une certaine taille anticipent déjà cette réforme en mettant en place des processus. « Avec cette catégorie d’experts-comptables plus matures, nous sommes déjà dans une phase de co-conception. Mais il y a aussi les 50 % restants qui font d’abord du sur-mesure auprès de leur clientèle et ceux-ci sont plus attentistes, pour ces cabinets, nous sommes encore dans une approche pédagogique. » L’année 2023 sera donc perçue comme une étape importante de transition pour tous les acteurs (opérateurs de dématérialisation, éditeurs et revendeurs) afin de sensibiliser, former et accompagner les entreprises, les experts-comptables et leurs collaborateurs. « Le rôle de l’expert-comptable est bien évidemment primordial, chez Sage, nous avons mis en place des formations pour les accompagner et leur donner tous les décryptages de la réforme. Nous leur proposons d’ailleurs des outils pour évaluer la conformité. Pour les experts-comptables, c’est le bon moment de réaliser des audits auprès de leurs clients d’autant que le périmètre n’est pas le même en fonction des activités des entreprises », détaille Tristan de Broucker. Une chose est sûre, avec la facture électronique, le métier d’expert-comptable va aussi évoluer ou du moins se transformer vers plus de valeur ajoutée. « Étant donné que la tenue comptable sera automatisée, son expertise va davantage se porter vers le contrôle et les conseils apportés aux clients », affirme Tristan de Broucker.

Comme nous vous le précisions précédemment, l’entreprise aura le choix d’utiliser la plateforme ou le portail public de facturation (PPF) de l’Etat qui sera une émanation de Chorus Pro ou bien une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) certifiée par l’Etat pour une durée de trois ans renouvelables. Le PPF sera une plateforme accessible gratuitement aux entreprises et proposera de ce fait un service minimum mais universel de la facture électronique ; ce portail permettra de transmettre, déposer ou saisir en ligne les factures et bien sûr d’en recevoir. A l’opposé, une PDP sera payante mais cette plateforme privée ou commerciale proposera davantage de services en échange (automatisation, visibilité, gestion de la trésorerie, préparation au paiement/gestion du paiement, reporting, gestion de la solvabilité, capacité de commande en amont, etc.). « Une trentaine de plateformes PDP serait en cours d’immatriculation, et ce, dès ce mois de juin 2023 », indique à ce titre Grégoire Leclercq, directeur général délégué de EBP. De son côté, Thomas Honegger, COO de Esker France Benelux et Suisse, estime à terme un nombre de 70 plateformes environ certifiées par l’Etat. Etant donné les flux colossaux de facture à venir, la plateforme de l’Etat sera-t-elle, à terme, capable à elle-seule de supporter ce niveau de charge ? Rien n’est moins sûr pour Grégoire Leclercq qui évoque un possible désengagement de l’Etat sur certaines catégories d’entreprises. Elles n’auront alors pas d’autres choix que de se tourner vers une PDP. Ces PDP serviront en quelque sorte de concentrateurs de flux vers le portail public de facturation. Une affaire à suivre donc…

Les acteurs de la dématérialisation en pole positon

Quels types d’acteurs proposeront des PDP ? Des éditeurs de solutions de gestion (voir dernière partie) mais surtout des acteurs de la dématérialisation comme Docoon, Yooz, Esker ou encore Weexa qui seront probablement sur la liste des PDP dévoilée en septembre prochain. Rappelons qu’à l’heure où nous écrivons ces lignes, aucune plateforme partenaire n’est donc encore agréée par l’Etat. « Un acteur comme Esker qui opère sur l’ensemble des flux fournisseurs et clients a tout intérêt à proposer une solution complète pour assurer la conformité et apporter plus de valeur ajoutée », souligne Thomas Honegger qui positionne d’ailleurs Esker comme un ERP du document sans la comptabilité. Et bien évidemment, la différence entre les plateformes se fera sur les services apportés mais pas seulement, d’autres points pourraient être déterminants dans le choix de la plateforme comme la présence internationale du fournisseur. « C’est l’une de nos forces, d’accompagner les entreprises vers d’autres régions », précise sur cet aspect Thomas Honegger. De leur côté, Laurent Leboisne, directeur France de Weexa et Malik Touimi-Benjelloun qui assure la direction marketing et communication du groupe mettent en avant la capacité de Weexa à traiter l’échange des flux depuis la source jusqu’à la cible : « De par notre expérience, nous sommes par exemple capables d’aller sourcer la donnée dans SAP et la transporter vers la PDP, tous n’offrent pas ce niveau de service. » A noter que Weexa a justement racheté EDT en 2021, déjà très impliqué dans la facture électronique. Chez Yooz, autre candidat pour devenir PDP et qui dispose déjà d’une certaine expérience dans l’automatisation des processus de facturation, la différenciation se fera, entre autres, sur l’aspect collaboratif. « Notre philosophie est de développer une communauté avec nos 100 000 entreprises clientes », précise François Lacas, CMO & Deputy COO de Yooz, sans oublier sa présence internationale (Yooz est utilisé dans 35 pays). François Lacas met aussi en avant l’importance de l’expérience utilisateur en apportant une interface simple et intuitive. « En septembre dernier, lors du congrès de l’Ordre des experts-comptables, nous avons réalisé une démonstration sous la forme d’un prototypage de notre interface. Il faut de la simplicité, n'oublions pas que les experts-comptables deviendront des coordinateurs de flux entrants et sortants. »

Des obligations parfois contraignantes pour devenir PDP

Pour obtenir l’immatriculation PDP de l’Etat, les opérateurs devront se soumettre à quelques obligations dont le respect de la RGPD mais surtout de la norme ISO 27001 qui est assez contraignante comme le confirme Laurent Leboisne : « Nous nous faisons d’ailleurs conseiller dans l’obtention de cette certification. » De même, une certification SecNumCloud pourrait être obligatoire sur l’infrastructure ou celle de l’hébergeur pour une gestion sécurisée des données sensibles. Thomas Honegger admet sur ce point que l’ANSSI ne sait pas encore totalement prononcer sur la ou les parties SecNumCloud, par exemple si cette certification concernera l’archivage, l’ensemble de l’infrastructure ou autre. A ce titre, et d’une manière globale, il subsiste encore quelques zones de flou autour des PDP et de la facture électronique, des questions remontent régulièrement à la FNFE (Forum National de la Facture Electronique) et à la DGFiP.

En parallèle, il faudra bien sûr respecter les processus d’authentification des utilisateurs mais aussi assurer l’interopérabilité, bien sûr avec le PPF, mais aussi avec toutes les autres PDP labellisées via des API et autres protocoles, la FNFE préconisant entre autres le réseau européen Peppol. A noter enfin que trois formats de facturation électronique sont acceptés : les formats structurés répondant à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…), les formats hybrides répondant à la norme européenne EN16931 associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran, le standard franco-allemand Factur-x est le plus connu de ces formats hybrides, et enfin, les formats dits non structurés comme le PDF ou même le JPEG et autre HTML.

Pour l’État, la facture électronique permettra déjà d’avoir une vue globale de toutes les transactions et donc de disposer d’un bilan bien plus précis de l’activité économique des entreprises françaises et peut-être même d’anticiper par des actions ciblées sur certains secteurs en tension. « Il ne faudra pas que la facture électronique serve qu’à fliquer les entreprises, elle doit aussi servir à les aider », interpelle d’ailleurs Grégoire Leclercq, directeur général délégué de EBP. Car dans cette obligation, l’État y voit surtout un bon moyen de lutter contre la fraude à la TVA qui se chiffre en dizaines de milliards d’euros chaque année en Europe, dont une petite quinzaine de milliards attribuée rien que pour la France en 2020 . Ce chiffre colossal devrait donc fortement diminuer avec la facture électronique. En outre, l’État souhaite alléger un peu plus la charge administrative des entreprises et les coûts. Pour une entreprise, le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre-poste alors que celui d’une facture papier est plus proche, voire supérieur à 10 euros. De même, la facture électronique favorisera le préremplissage des déclarations de TVA et réduira également les délais de paiement comme le concède Tristan de Broucker, chef de marché comptabilité et gestion commerciale - TPE et experts-comptables - chez Sage. Un avis que partage aussi Grégoire Leclercq, directeur général délégué de EBP : « Il sera plus facile de prouver la date de mise en circulation de la facture, l’État aura connaissance du délai de retard, les indicateurs seront de fait plus faciles à générer. » Le processus de facturation électronique pourrait donc permettre d’automatiser les paiements, les relances et les rappels auprès des clients et fournisseurs. Ce qui aurait pour conséquence de réduire sensiblement les délais de paiement qui, rappelons-le, est un mal français. Du côté des entreprises, selon une estimation du ministère des comptes publics, la bascule de toutes les entreprises vers la dématérialisation totale élèverait leurs gains directs aux alentours de 4,5 milliards d'euros. Enfin, le gain est aussi écologique, en réduisant l’empreinte carbone grâce à la diminution des impressions papier.

Cela dit, la facture électronique n’est pas uniquement synonyme de bénéfices et de gains de productivité. Il y aura un investissement initial pour intégrer la facture électronique (et la prise en charge du PFF et des PDP) à son ERP ou son logiciel de gestion via des mises à jour de logiciels, des API ou des connecteurs. A cela, il faudra peut-être rajouter de nouveaux workflows sans oublier la formation, toutes ces charges ne sont pas si anodines pour les petites structures déjà anxieuses à l’arrivée de cette nouvelle obligation.

Les éditeurs de logiciels de gestion sont partagés à proposer ou pas des plateformes PDP. Certains, à l’image d’EPB, ne seront pas candidats, mais ils supporteront en revanche les PDP dans leurs offres. « En tant qu’éditeur, nous devrons assurer l’interopérabilité de toutes les plateformes PDP et du PPF, notre travail est donc de prendre contact avec l’opérateur et via des API par exemple de rendre compatible leur plateforme avec nos solutions », précise Grégoire Leclercq, directeur général délégué de EBP. D’autres comme Sage se donnent éventuellement la possibilité de devenir une PDP à un moment ou à un autre. « La question d’être ou pas une PDP reste ouverte chez Sage. Pour l’heure, nous nous focalisons sur la conformité de nos outils avec la facture électronique afin de permettre à nos clients de répondre à ce nouveau cadre légal. Nous solutions seront connectées avec le PPF et les PDP. Notre objectif, au travers de nos solutions, est d’assurer la collecte automatisée, l’envoi et la réception de l’ensemble des flux quelle que soit la plateforme. C’est une automatisation complète des cycles de ventes et des cycles d’achats. Et d’un point de vue commercial, nous allons pouvoir contrôler l’exactitude des données et proposer par exemple des fonctionnalités de paiement en temps réel », explique Tristan de Broucker, chef de marché comptabilité et gestion commerciale - TPE et experts-comptables - chez Sage.

Enfin des éditeurs, à l’image de Cegid, ont fait le choix de proposer leur propre PDP. « Après réflexion, nous avons décidé de déposer un dossier pour être une PDP vue la place qu’occupent nos solutions au sein des cabinets d’experts-comptables en France lesquels gèrent des millions d’informations », explique André Brunetière, directeur des produits et de la R&D chez Cegid. C’est d’autant plus important pour Cegid que l’éditeur bénéficie de l’expérience portugaise dans le domaine de la facture électronique suite au rachat du groupe Primavera qu’il a opéré l’année dernière. L’objectif de Cegid est donc de proposer une PDP ergonomique et fortement automatisée afin de garantir le plus de transparence possible à l’utilisateur, bref qu’il continue d’abord de travailler dans son outil de gestion. Pour sa PDP, Cegid sera dans une logique d’interopérabilité en exploitant les formats et les protocoles requis et établis. « Les plateformes se doivent d’échanger des objets compréhensibles », comme le précise à ce titre André Brunetière. Bien sûr, des services supplémentaires seront intégrés suivant les besoins des entreprises et de leur taille, citons par exemple des services de reporting, de paiement, de financement de factures émises, etc. En parallèle, en tant qu’éditeur de solutions de gestion, Cegid mettra bien sûr tout en œuvre pour supporter, via des mises à jour et des nouvelles versions, les processus liés à la facture électronique et le support de sa propre PDP et des plateformes tierces.

Autre exemple d’éditeurs qui proposent leur PDP, celui d’ADC Groupe (logiciels de production comptable) et de RCA (logiciels de gestion comptable) qui s’associent avec l’hébergeur Coaxis pour créer leur PDP appelée Village Connecté. Celle-ci cible les experts-comptables et comme le mentionne Jérôme Clarysse, président de RCA, le risque majeur de la facture électronique, c’est que l’expert-comptable soit écarté des flux de factures. « D’autres acteurs en devenant PDP voudront maîtriser ces flux pour en exploiter la richesse et empiéteront ainsi sur la relation client/expert-comptable. Au contraire, avec la PDP Village Connecté, les experts-comptables pourront s’appuyer sur une plateforme qui renforcera leur position. » Les trois associés veulent aussi garantir l’archivage et le stockage des données de facturation pour que les experts-comptables puissent les maîtriser et déployer à partir d’elles des bouquets de services à valeur ajoutée (analyse prédictive, etc.).

Il reste deux ans pour être prêt. Le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les plus grandes entreprises, et seulement elles, seront tenues d’émettre leurs factures dans un format électronique, c’est-à-dire intégrant des données structurées, directement lisibles par des systèmes automatisés.

Pour Christophe Adam, la transition devrait se faire sans heurt pour peu que l’on soit préparé. « Il faut dès maintenant lancer la conduite du changement et idéalement identifier un référent chargé de centraliser l’ensemble des informations légales afin d’impulser le mouvement en interne » résume le spécialiste. L’objectif général étant d’harmoniser les processus de facturation, d’arbitrer entre différentes solutions parfois redondantes et d’optimiser les flux de données, en prêtant une attention particulière à la qualité des informations.

1# Identifier les outils et composants logiciels impactés

Tout doit commencer par une cartographie du système d’information. Logiciel dédié aux achats, portail fournisseurs, sites de e-commerce… « Il faut dresser l’inventaire de tous les éléments du système applicatif qui entrent en interaction avec la facture » explique Christophe Adam. En ayant une vision claire des outils et logiciels impactés, on peut ensuite définir les interconnexions qui existent entre ces solutions puis identifier les briques du système d’information qui doivent être mises à jour ou supprimées. Pour résumer, deux questions nécessitent une réponse claire. Quelles sont les solutions dans lesquelles des factures transitent ? Quels sont les processus associés au traitement de la facture lors de ce transit ?

2# Revoir les processus opérationnels liés à la facturation

Avec la dématérialisation, toutes les factures arriveront directement dans le système d’information, en quelque-sorte « prêtes à l’emploi ». Cela va simplifier un grand nombre de tâches chronophages mais également générer d’importants changements organisationnels. Tous les processus d’approbation matérialisés par un transfert d’une bannette à une autre vont bien évidemment disparaître. « La distribution et la répartition des factures étant digitalisée, il faudra envisager un changement d’affectation pour les collaborateurs auparavant en charge de ces aspects » remarque Christophe Adam. Même chose pour les tâches de rapprochement, par exemple. Le processus manuel impliquant la vérification des quantités réceptionnées et la validation du bon de réception par les équipes logistiques sera remplacé par une proposition de matching informatisé de la facture avec la marchandise directement dans le système.

3# Veiller à la qualité des données

Très concrètement, il faut dès maintenant s’efforcer de produire des factures intégrant toutes les mentions obligatoires, en veillant à la fiabilité des informations véhiculées, sous peine de voir ses factures rejetées par les plateformes de dématérialisation destinataires. « C’est un enjeu central » souligne Christophe Adam. On pense déjà aux éléments d’identification de la facture (SIRET et SIREN) qui doivent être parfaitement renseignés, mais également aux mentions relatives au délai de paiement par exemple. « Si ces informations ne sont pas fiabilisées et insérées à la main dans des champs de type texte, elles ne pourront pas être exploitées dans un cadre dématérialisé ». Il ne faut pas attendre 2024 pour s’y mettre, d’autant qu’un dernier chantier devra être mené pour amorcer la transition…

4# Mettre à jour le système d’information

La mise à jour du SI découle des trois actions précédentes. Les éléments identifiés en termes d’outillage, d’organisation et de data constitueront un point de départ pour identifier son système cible et commencer à mettre à jour les composants du SI. « La tâche peut paraître difficile dans la mesure où les éditeurs n’ont pas encore accès aux plateformes de test » précise Christophe Adam. On ne peut donc anticiper l’intégration avec la plateforme publique et encore moins avec les PDP, mais cela n’empêche pas de sécuriser sa transition dès maintenant, en s’assurant que les systèmes – ERP en premier lieu – seront en mesure d’accueillir les nouveautés de la facture électronique.

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Vers une traçabilité native de la facture de bout en bout

Au cours de son cycle de vie, la facture passe par différents statuts (émise, reçue, en attente d’approbation, rejetée, payée...). En l’absence de processus digitalisé, il est difficile d’identifier son cheminement avec précision. « Trop souvent, les informations qui parviennent à l’entreprise se limitent à une réclamation, un paiement ou un non-paiement… » constate Christophe Adam.

Avec la facturation électronique, ces informations sont injectées en temps réel ou quasi-réel dans le système d’information et traitées en continue. Pour les entreprises, cela représente une réelle opportunité d’améliorer les processus de gestion. « L’instantanéité de l’information combinée à un format désormais fiable et indiscutable apporte de la visibilité et ouvre la voie à un meilleur pilotage financier, par exemple dans la gestion quotidienne de la trésorerie » souligne Christophe Adam.

« L’instantanéité de l’information combinée à un format désormais fiable et indiscutable apporte de la visibilité et ouvre la voie à un meilleur pilotage financier, par exemple dans la gestion quotidienne de la trésorerie »

Gain de temps et réduction des coûts

A terme, la facturation électronique aura également des bénéfices directs sur la gestion quotidienne : moins de tâches chronophages, moins de risques d’erreur, moins de fraudes. « Ce qui veut dire aussi plus de temps passé sur des tâches à forte valeur ajoutée » complète Christophe Adam. La facturation électronique ne doit pas être perçue comme une contrainte mais comme une évolution qui facilitera la vie de centaines de milliers de collaborateurs, à condition d’avoir pris au sérieux les phases préparatoires à sa mise en œuvre.

Par ailleurs, le tracking des factures de bout en bout devrait inciter les entreprises à payer dans les temps, « ce qui limitera les actions en recouvrement, à la fois coûteuses et chronophages ».

Des gisements de données à exploiter avec le Sage Digital Network

Les données de facturation représentent une grande richesse que les directions financières pourront exploiter à différents niveaux, notamment pour des actions prédictives comme l’évaluation des risques de retard de facturation et le pilotage de la trésorerie. Mais les bénéfices ne s’arrêtent pas là. « Avec le Sage Digital Network, nous avons souhaité aller plus loin dans l’exploitation des données de facturation » se réjouit Christophe Adam.

Concrètement, le Sage Digital Network viendra agréger l’ensemble des données présentes dans la facture – sous réserve que les clients acceptent leur traitement de manière anonyme – et les partager avec les autres acteurs de leur écosystème. « Nous allons intégrer ces données dans notre système, les anonymiser, les traiter et les agréger afin de mettre à disposition des indicateurs personnalisés, par secteur d’activité, par région, ou encore par taille d’entreprise » détaille le Product Manager.

Sur la base de données avérées, il sera donc possible d’obtenir des indicateurs fiables sur les délais de paiement moyen dans un secteur précis, de les croiser par région ou type d’entreprise par exemple, et de réaliser divers benchmarks. On peut imaginer qu’une entreprise ayant de fortes contraintes de time to market aura un intérêt particulier à comparer les délais de livraison des différents fournisseurs en fonction de leur implantation géographique, ou encore de leur fiabilité… « Sous réserve du consentement de nos clients, le Sage Digital Net ouvre une mine d’informations utiles pour améliorer le pilotage de l’activité » conclut Christophe Adam.

Qu’il s’agisse d’élargir ses canaux de distribution ou d’optimiser ses processus internes, La Monnaie de Paris compte de plus en plus sur le digital. Pour son DSI Didier Douchet, l’évolution des fonctionnalités au sein de Sage X3 a permis de reconcevoir les processus liés au back office. « Sage e-demat nous permet notamment d’archiver l’ensemble de nos factures clients mais également les factures fournisseurs. Nous sommes déjà prêts pour la facturation électronique » nous a confié le DSI.

« « Avec Sage X3, nous sommes déjà prêts pour la facturation électronique » »

Didier Douchet, DSI de la Monnaie de Paris

Sage X3 est utilisé par l’ensemble des collaborateurs de la monnaie de Paris, du développement et de la conception de produits jusqu’au rapprochement des factures fournisseurs pour la mise en paiement, en passant par le flux de commandes et les stratégies de réassort.

« Cette nouvelle version de X3 nous a permis de nous améliorer sur la digitalisation du traitement de nos factures et d’engager un chantier de transformation de retour aux standards pour optimiser et améliorer nos processus internes » ajoute Didier Douchet.

La plus vieille institution française s’est également appuyée sur SEI (Sage Enterprise Intelligence), un outil de BI permettant à tous les utilisateurs d’accéder aux données de l’entreprise et de les analyser en toute autonomie. « L’objectif est de démocratiser l’accès à l’information à l’ensemble des collaborateurs, précise le DSI, mais cela nous a également permis d’identifier un levier de transformation sur la qualité des données », un chantier indispensable à mettre en œuvre dans le cadre de l’adoption de la facture électronique. Sans information fiabilisées, il est en effet impossible d’exploiter les données de facturation dans un cadre dématérialisé.

De son côté, Florent Charvet, Directeur des systèmes d’information financiers du groupe GIE April, pointe du doigt les bénéfices indirects de la facturation électronique. « La législation nous pousse notamment à revoir nos process d’achat […] mais nous percevons cette obligation comme une opportunité de dématérialiser les factures, d’industrialiser les process de saisie et potentiellement de revoir nos processus d’achat ». L’idée sous-jacente étant de libérer du temps aux équipes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, et notamment de « focaliser l’attention des comptables sur les tâches telle que la clôture ou la validation des comptes », pour reprendre les mots du DSI en charge du volet financier.

« « La législation nous pousse notamment à revoir nos process d’achat […] mais nous percevons cette obligation comme une opportunité de dématérialiser les factures, d’industrialiser les process de saisie et potentiellement de revoir nos processus d’achat ». »

Florent Charvet, DSI Financiers, Groupe April

Enfin, la dématérialisation des factures représente une opportunité en matière de recouvrement, notamment du fait « de l’accélération des workflows de bon-à-payer sur les factures » conclut Florent Charvet, optimiste. Une vision qui confirme l’intérêt d’anticiper la mise en œuvre de ce dispositif afin de pleinement en tirer parti.

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