Sécurisation des données : quels scanners pour une valorisation optimale ?

Question 1 : Les systèmes informatiques des entreprises génèrent un nombre très important de données. Or, un grand nombre de ces données ne sont pas assez protégées et constituent un potentiel talon d'Achille pour les entreprises ?

Guillaume Villeneuve : Sans aucun doute. Toutes les entreprises doivent gérer un nombre croissant de données. La plupart du temps, il s’agit de données multicanales (papier ou mail, principalement) à traiter. On passe beaucoup de temps à les rechercher, à les archiver, à les sécuriser.

Le talon d’Achille des entreprises va effectivement être de savoir comment utiliser ces données, à bon escient et avec leur valeur intrinsèque, puis de les sécuriser. C’est un problème que rencontrent davantage les PME que les grands groupes, qui ont souvent d’ores et déjà des politiques de gestion électronique des documents.

Question 2 : À l'heure actuelle, à la fois pour gagner en productivité et en sécurité, déployer une technologie efficace de numérisation est incontournable pour les entreprises ?

Guillaume Villeneuve : Effectivement, sachant qu’à cela s’ajoute l’obligation de revoir certains processus métier à l’heure de la transformation digitale. C’est l’intérêt de faire appel à une solution comme la nôtre : on peut sécuriser ses données et en extraire les informations-clés, et donc la valeur. Cela fait gagner du temps, l’extraction des données permet surtout d’enrichir le système d’information, ce qui influe directement sur le retour sur investissement de la solution. D’autant que la sécurité est aujourd’hui très importante : un cadre légal s’impose à tous les documents, notamment le RGPD. Que l’on soit un grand groupe ou une PME, cela nous concerne.

Question 3 : Quelle est la plus-value de cette solution PaperStream ? Quels sont les différents éléments le constituant ?

Guillaume Villeneuve : La solution PaperStream inclut deux outils. Le premier, PaperStream Capture Pro, est une solution de capture, installée sur un PC, grâce à laquelle on peut extraire les informations du document. C’est un outil de capture avec des fonctionnalités avancées, comme d’enrichir le SI client avec des informations provenant de bases de données connexes. On peut ajouter au document des champs pré-paramétrés, et donc apporter de la valeur au système d’information, qu’il s’agisse d’un ERP, d’une GED ou d’une solution métier. PaperStream Capture Pro pourra être utilisé sur des scanners de production, avec lesquels on pourra numériser un grand nombre de documents, enrichir la solution métier, et donc gagner en productivité par rapport à une solution de numérisation classique.

Le second outil est PaperStream NX Manager, une solution client-serveur qui permet de gérer les scanners Fujitsu sur du multisites. Par exemple, cela peut concerner une société de gestion d’immobilier, avec 800 agences en France. Celles-ci pourront numériser avec une solution centralisée, qui permet de déployer ses scanners, auxquels on aura accès via un badge NFC. Très facilement, on peut retrouver les profils configurés par les équipes IT, et numériser directement dans un workflow. Tout cela avec une solution totalement sécurisée : toute la chaine de capture est alors cryptée.

Ces deux outils ont deux approches différentes. La première est une solution monoposte permettant de tirer le meilleur de nos scanners en termes de traitement d’image et d’indexation afin de garantir un nos clients une solution de capture évoluée et à fort ROI. La seconde assure une connexion sur du multisites et des numérisations totalement sécurisées. Dans un cas comme dans l’autre, la connexion est sécurisée de bout en bout.

Question 4 : Comment le fonctionnement de ces solutions software s'articule-t-il avec le versant hardware ?

Guillaume Villeneuve : On ne sait pas toujours ce que l’avenir nous réserve mais, à l’heure actuelle, les solutions PaperStream fonctionnent uniquement avec les scanners Fujitsu. C’est une volonté de notre part d’ouvrir, à terme, nos solutions de capture à un écosystème de scanners plus large. Mais si l’on prend le cas de NX Manager, c’est une solution qui doit être connectée au réseau de l’entreprise en tant que tel et faire le lien avec le serveur ; raison pour laquelle NX Manager restera toujours liée à des scanners Fujitsu. C’est nécessaire car on touche là au fonctionnement interne du scanner, afin de garantir au client la sécurité. À l’heure actuelle, on ne peut pas prendre un scanner provenant de l’un de nos concurrents et garantir un fonctionnement en HTTPS et un encryptage totalement sécure. Néanmoins, PaperStream Capture Pro a vocation à évoluer et à s’ouvrir davantage à l’avenir, ce qui ne sera pas le cas de NX Manager, qui ne fonctionnera qu’avec des scanners Fujitsu.

Question 5 : Quels sont les retours d'expérience dont vous bénéficiez de la part de vos clients ayant implémenté les solutions PaperStream ?

Guillaume Villeneuve : Concernant NX Manager, nous avons réalisé de nombreuses maquettes. Nous avons notamment travaillé avec un groupe de santé dans les Hauts-de-France, qui est rattaché à la médecine du travail et est présente dans chaque départements. Nous avons réalisé une très belle maquette pour eux dans la région Nord. Ils étaient très satisfaits des scanners, de la connectivité NFC, de l’intégration dans le système d’information. Ils ont pu directement constater le changement avec ce qu’ils faisaient avant, qui était soit du scanner USB classique, soit du multifonction. Ce qu’on a implémenté pour eux était à la fois plus sécurisé, plus souple, et optimisait la qualité des documents. Précisément, c’est ce que l’on demande à NX Manager : nettoyer le document, faire du découpage, améliorer la qualité des images et rendre tout le processus plus fiable pour l’utilisateur. Cette solution a également beaucoup plu à un groupe bancaire qui possèdent déjà 30 000 scanners Fujitsu, et prévoient déjà de l’intégrer dans leur système d’information. Elle est novatrice puisqu’elle ne requiert plus de driver ; elle fonctionne en push, avec les profils, ou en pull, avec l’application web du client.

Quoiqu’il en soit, pour l’ensemble des solutions que nous proposons, nous sommes mis très rapidement au courant de leurs feedbacks et des bénéfices que ces solutions leur apportent. Dans le cas du secteur hospitalier, les fonctionnalités inclues nativement dans PaperStream Capture Pro permettent d’extraire directement via la ligne MRZ les informations des CNI et Passeports afin d’enrichir le SI des centres hospitaliers sans indexation manuelle.  Ils nous ont très rapidement dit qu’ils ne pensaient pas que cette fonctionnalité existait, et que ça avait pour eux été déterminant dans le choix de Capture Pro. Cela leur permet à la fois de

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