Gestion des emails, l'IA comme bouée de secours

Selon le Wall Street Journal qui avait pu consulter en 2023 une étude de Microsoft, les salariés consacrent en moyenne 8,8 heures par semaine à la lecture et à la rédaction de courriels et 7,5 heures aux réunions. En 2025, les choses n’ont pas beaucoup évolué, l'email est chronophage : les lire, les classer, les traiter prend du temps, de l’énergie et diminue l’efficacité dans notre travail au quotidien. En moyenne, les salariés reçoivent 135 courriels par semaine, ce chiffre monte à 342 pour les dirigeants selon l’étude menée par l’OICN (Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique) en partenariat avec Mailoop pour l’année 2024, plus précisément, 69 % des dirigeants reçoivent plus de 250 messages électroniques par semaine. Et pourtant, l'email reste l’outil le plus utilisé, 60 % des cols blancs en entreprise le plébiscitaient selon un rapport de Lecko réalisé en 2022, soit après la crise sanitaire du Covid et la démocratisation des outils de visioconférence. Mais dans son rapport publié début 2025, Lecko parle de saturation des emails. « C’est le seul outil de communication universel et nous n’avons plus le temps d’accorder de l’attention à tous ceux avec qui nous sommes en contact », peut-on y lire.

Cette étude réalisée e, 2024 a été menée par l’OICN (Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique) en partenariat avec Mailoop.

L'email entraine aussi une hyperconnexion

De ce constat, 10 % des personnes interrogées dans cette étude reconnaissent envoyer un email en dehors des heures de travail de 8 à 20 heures et 9 jours chaque mois et 75 % interagissent ponctuellement en dehors de ces heures de travail. Dans le référentiel de l’OICN, il est même mentionné que 52 % des dirigeants se connectent pendant le weekend pour envoyer au moins un courriel. Il est admis que cette hyperconnexion a des effets néfastes sur le cerveau (augmentation de la charge cognitive), elle entraîne ainsi une fatigue accrue. De plus, à l’heure où l’on met l’accent sur la sobriété numérique, l’email consomme beaucoup d’énergie, selon l’Ademe, un an d’email génère 1,05 kg CO2 (à comparer aux 1,43 kg de CO2 pour un an de visio, soit 2h48 par semaine). Bien sûr, nous sommes loin des chiffres d’un voyage professionnel en avion Paris/New-York (soit 5000 km) qui engendre 3,8 tonnes de CO2. Enfin, que partage-t-on réellement dans un email ? Des fichiers, beaucoup de fichiers, l’email est souvent considéré comme le premier espace de stockage dans les entreprises, surtout pour les petites structures qui n’ont pas forcément d’infrastructures dédiées. Selon l’OICN, si 2 % des courriels envoyés par les salariés font plus de 10 Mo, cela représente 39 % du volume total des emails générés. Pis, un salarié stocke en moyenne 10 554 mails dans le cloud (43 340 pour un dirigeant).

Face à cette saturation des emails, leur gestion est devenue nécessaire. Il est déjà possible de se faire aider par des entreprises spécialisées comme Mailoop par exemple, en effet, la start-up créée en 2017 lutte justement contre cette surcharge d’informations. « Notre réponse ne se base pas sur l’outillage mais sur les usages, d’appliquer une méthodologie en créant des espaces de dialogues structurés », explique Arthur Vinson, co-fondateur de Mailoop. Dans le détail, Mailoop agit en plusieurs étapes, déjà l’entreprise récolte, depuis le système d’information de son client, des traces numériques (entêtes des emails, entêtes des invitations de réunion, etc.) pendant quelques mois sans avoir accès aux contenus des courriels. Ensuite, une fois ces informations collectées, la start-up peut fournir des indicateurs à l’entreprise sur un large périmètre (des collaborateurs aux dirigeants). Enfin, l'éditeur va accompagner les équipes pour identifier des bonnes pratiques et les ancrer dans le temps long en formant des référents en interne. Mailoop a déjà conquis un certain nombre de clients comme Enedis, le département des Yvelines ou encore KPMG.

Focus sur les nouveaux outils

A l’opposé du cadre proposé par Mailoop, d'autres éditeurs, quant à eux, portent logiquement des nouvelles solutions pour mieux gérer ses emails comme le fait par exemple Mailvista qui vient de sortir un client de messagerie inédit augmenté à l’IA. « Note objectif est de révolutionner la façon d’aborder la messagerie », indique à ce titre Emmanuelle Martin, responsable marketing du groupe Altiore MT à l’origine de la marque Mailvista. Pour Xavier Malaurie, dirigeant de la société Teamway (faisant partie du groupe Altiore MT) dont les équipes ont développé l’outil, Mailvista classe les emails et les pièces jointes associées, les analyse, les priorise et sait agir intelligemment pour le compte de l’utilisateur, en utilisant des capacités IA. En outre, ce client, qui vient se connecter aux serveurs de messagerie existants (Microsoft et Google), propose une interface nouvelle aux utilisateurs via deux modes : Focus et Deep. Le premier permet entre autres à l’utilisateur d’accéder à ses messages les plus importants et le second lui donne plus de possibilités (planification, classement, traitement, priorisation, etc.). « L’idée n’est pas non plus de disrupter les habitudes des utilisateurs mais d’encourager l’adoption de l’outil en lui garantissant certains repères familiers », tient à préciser Xavier Malaurie. Aujourd’hui, la solution est en beta-test chez certains clients du groupe dont les noms n’ont pas été dévoilés. En termes de business, les dirigeants de Mailvista espèrent cibler 1 à 2 % des 42 millions d’utilisateurs de messagerie électroniques en France et surtout de leur faire gagner du temps dans leur gestion des emails, de l’ordre de 30 %. Enfin, Mailvista se veut un outil économe et durable, selon ses créateurs, l’outil réduirait drastiquement l'impact écologique de la boîte email, jusqu'à 93 % d’émissions de CO2 en moins.

Chez l’américain Notion qui a créé Notion mail, le client de messagerie d’aujourd’hui se doit d’être modulaire, personnalisable et intuitif. « Notion Mail n’est pas un simple service de messagerie parmi d’autres, c’est la première boîte de réception qui s’organise d’elle-même, rédige des emails et planifie des réunions selon vos préférences. En quelque sorte, Notion Mail est un hub de productivité personnalisé, capable de gérer les tâches à faible valeur ajoutée et de désencombrer la boîte de réception pour permettre de se concentrer sur ce qui compte vraiment », souligne Arpeet Kale, ingénieur chez Notion. Ainsi, parmi les fonctionnalités intégrées, Notion Mail (qui fonctionne avec Gmail) sait faire du tri automatique des emails et les organiser par projet ou domaine d’intérêt avec des filtres dédiés. A noter que Notion Mail est compatible avec l’application Notion, il est donc possible de taguer des pages Notion directement dans les messages. Selon l’éditeur, la France est son marché le plus important en Europe avec des millions d’utilisateurs, Mistral AI, Qonto, TheFork ou encore Accor exploitent par exemple l’application au quotidien. )

Une modernisation qui séduit d’autres éditeurs

De son côté, Cheops n’est pas aussi avancé en termes de développement dans la gestion des courriels dans son offre Mail in France, opérationnelle depuis 2024. Certes, le client de messagerie intégré se veut classique dans son usage, un peu comme Outlook, mais le fournisseur souhaite rajouter de nombreuses fonctionnalités entre 2025 et 2026 qui facilitent justement les utilisateurs à mieux gérer leurs emails. Selon Stéphane Caumont, directeur de la division cloud & managed services chez Cheops, la priorité est déjà d’aider l’utilisateur dans la rédaction des emails, mais aussi de lui proposer un résumé de leurs contenus ; dans un second temps, Cheops réfléchit à mieux identifier la criticité d’un email dans le flux global. Comment ? En analysant son contenu pour prioriser par la suite les réponses et en ayant aussi cette capacité de comprendre ce qui s’est passé dans la semaine et d’analyser les actions qui n’ont pas pu être engagées. Enfin, le fournisseur veut aider les utilisateurs à mieux classer le contenu de leurs emails en fonction des réglementations en vigueur. Chez Wimi, le client mail Inbox - intégré dans sa suite collaborative et bureautique qui se veut une alternative à MS 365 - s’enrichit aussi de fonctions qui facilitent le quotidien de l’utilisateur comme l’intégration de Wimi Neo, un agent d’aide à l’utilisateur basé sur Mistral et, plus tard, d’un RAG permettant du classement automatique (que nous détaillons dans la partie suivante).

En agissant manuellement, la gestion des emails est un casse-tête pour les utilisateurs. De ce fait, les possibilités qu’offre l’IA dans l’automatisation des tâches, mais aussi dans les recommandations permettentde limiter toutes ces manipulations très chronophages. « Au cœur de la solution Mailvista se trouve un assistant digital, plus précisément, c’est une IA, que l’on a injectée dans nos fonctionnalités avec parcimonie, qui permet d’avoir cette production augmentée, mais elle n’a pas accès aux emails », explique Xavier Malaurie, dirigeant de la société Teamway. Ainsi, grâce à des algorithmes, l’application sait résumer, catégoriser, rechercher et attribue un score de recommandation à chaque message permettant de faciliter la priorisation et donc la réponse à donner. Et dans la prochaine version de Mailvista, l’IA prendra encore plus d’importance, l’utilisateur pourra notamment demander à l’assistant de planifier des réunions avec différents collaborateurs. Bref, une IA qui va personnaliser davantage l’expérience de l’utilisateur. Comme Mailvista, Notion a nativement intégré l’IA dans Notion Mail. Par exemple, l’IA analyse les emails entrants et les organise en catégories personnalisées, elle peut suggérer des réponses ou rédiger des messages complets en tenant compte du contexte et du style de l’utilisateur. L’IA propose aussi des créneaux de réunion synchronisés avec le calendrier. L’éditeur américain travaille même à la création d’agents personnalisés capables d’organiser des réunions et d’envoyer des mails personnalisés en masse, plus rapidement que ne le ferait un humain. A noter que Notion utilise actuellement divers modèles de langage, notamment ceux d’Anthropic et d’OpenAI.

Chez Jamespot, l’usage de l’IA fait partie de la gestion quotidienne de l’utilisateur, elle accélère les tâches chronophages comme la rédaction, la traduction et le résumé de contenus. Elle facilite également la recherche d’informations et de documents et apporte des réponses détaillées aux questions des collaborateurs. Et au fur et à mesure des avancées technologiques et des demandes des utilisateurs, Jamespot continuera d’enrichir sa plateforme. D’autre part, pour faciliter l’interaction entre les différents modèles de langage, l’éditeur travaille sur l’intégration du protocole MCP. De son côté, Wimi a enrichi son client mail Inbox intégré dans sa plateforme collaborative d’un agent Wimi Neo. Pour l’heure, cet agent, qui agit comme un chat, sert à trois tâches : correction des fautes d’orthographes, reformulation des phrases et une aide à la rédaction en fonction des désidératas de l’utilisateur. Dès 2026, les équipes techniques de Wimi vont créer un RAG permettant du classement automatique ou encore de la recherche sémantique sans mots clés. L’idée est d’appliquer aux emails ce que l’on fait dans les bases documentaires, à savoir de l'analyse sémantique avec des tags et de la vectorisation. « On sera capable de mieux identifier la signification d’un mail, par exemple de reconnaître une offre commerciale et d’apporter une réponse automatisée à tous les mails de promotion commerciale reçus », explique Lionel Roux, dirigeant de Wimi. Chez Cheops, les futures fonctionnalités à venir dans l’offre Mail in France - notamment pour les plus récentes (aide à la rédaction, résumés des emails et traduction) - feront également massivement appel à l’IA. « Nos choix se porteront sur des petits LLM en open source adaptés à nos outils que nous déploierons dans nos datacenters, n’oublions pas qu’il existe plus de deux millions de modèles », précise Alain Astgen, responsable avant-vente des solutions Mail in France et IA chez Cheops. En parallèle, ce dernier se servira du RAG pour des développements plus avancés, par exemple, pour enrichir automatiquement le contenu d’un email de documents ou d’informations internes à l’entreprise.

En intégrant des outils ou fonctionnalités intelligentesqui aident à mieux gérer ses messages électroniques, on ajoute en parallèle de nouvelles portes d’entrée pour les cybercriminels. « Comme, en son temps, on a lutté contre l'injection SQL, il faut aujourd'hui se battre contre l'injection de prompts... On a bien conscience du sujet chez Jamespot en pariant sur une approche de security by design. Mais il faudra s'adapter aux hackers, qui ne manqueront pas de malice, comme toujours, pour déjouer les barrières posées. Néanmoins, n'inversons pas le sujet : le phishing n'a pas stoppé l'email, heureusement. Il y a plus de bénéfices que de risques sur tous ces sujets », résume Alain Garnier, pdg de Jamespot. Pour sécuriser son application, Mailvista a agi sur plusieurs leviers. Par exemple, dans un environnement de Microsoft, l’outil va profiter de l’authentification sécurisée de MS 365 et plus largement des outils d'Azure (chiffrement, protection DDoS, firewall applicatif, etc.), puisque l’application est hébergée dans les datacenters français de Microsoft certifiés par ailleurs HDS et respectant le RGPD. L’éditeur dit aussi intervenir sur la protection des données et même l’isolation de ces mêmes données entre les utilisateurs. Dans sa roadmap, l’éditeur prévoit même d’intégrer des couches de sécurité supplémentaires (antispam, antimalware) en s’associant avec des éditeurs tiers.

La sécurité est au cœur des promesses de Wimi comme le mentionne Lionel Roux, le dirigeant de l’entreprise : « Wimi est une solution souveraine, donc non soumise aux obligations extra-territoriales, elle est hébergée dans nos propres datacenters, mais surtout nous sommes dans une phase de qualification SecNumCloud qui devra aboutir dès le début de l’année 2026, nous respectons ainsi les obligations très strictes de l’Anssi. » A l’instar de Wimi, Cheops défend la souveraineté avec des données hébergées, là-aussi, dans ses datacenters certifiés HDS entre autres. « Nous avons aussi intégré dans notre offre Mail in France la cybersécurité nativement avec du chiffrement de bout-en-bout, de l’anti DDoS ou encore de l’antispam et antivirus souverains », ajoute pour conclure Stéphane Caumont, directeur de la division cloud & managed services chez Cheops.

De son côté, Notion, en tant qu’acteur américain, dit respecter le RGPD même si son application Notion Mail est pour l’heure hébergée chez AWS aux Etats-Unis. Toutefois, l’éditeur annonce le lancement d’un hébergement des données en Europe pour les abonnés professionnels, avec une première région en Allemagne et un backup des données en Irlande. Côté sécurité, Notion Mail est compatible avec les protocoles SSO et chiffre les données sur les réseaux internes de Notion, ainsi qu’au repos dans les stockages Cloud, database tables et backups. Notion Mail est conforme au standard SOC 2 Type I et sera certifié ISO 27001:2022 d’ici fin 2025. Enfin, les administrateurs disposent également d’outils de gestion de contrôle des accès, ils peuvent approuver ou refuser l’accès des membres directement depuis la console d’administration Notion ou via leur espace Google.

L'email est un canal de communication comme le sont la messagerie instantanée, le SMS ou encore les plateformes collaboratives et de visioconférence. D’ailleurs, depuis le Covid, l’usage de ces dernières a explosé. Et pour certains de nos interlocuteurs interrogés, le courriel doit rentrer dans un processus collaboratif : il s'agit en quelque sorte de fusionner l'email avec d’autres outils collaboratifs, le tout saupoudré d’IA. C’est d’ailleurs ce que propose l’éditeur Jamespot avec sa plateforme Team Work en favorisant le travail en équipe ; à noter qu’une version 2 de la solution de l’éditeur sera dévoilée en octobre prochain, celle-ci mettra un peu plus l’accent sur la collaboration intelligente et plus automatisée grâce à l’IA. « Bien sûr, il ne s’agit pas de remplacer l’email qui a toute sa place dans les échanges formels, mais je pense qu’il sera à l’avenir moins visible, il peut être absorbé avec une interface de type messagerie d’équipe instantanée où l’on privilégie les échanges, le partage de fichiers et la gestion de projets. C’est vers cette approche que nous avons conçu nos outils collaboratifs chez Jamespot », souligne Alain Garnier, président de Jamespot.

C’est en quelque sorte ce que Slack a réussi à faire, à savoir une plateforme de communication collaborative facilitant les échanges, celle-ci permettant de réduire les flux d’emails, d’échanger des fichiers, d’envoyer des messages, de passer des appels, de partager son écran ou encore d’agréger des canaux. « Même si l'email a encore de beaux jours devant lui, nous allons effectivement vers une plateforme capable de faire une synthèse globale de tous les moyens de communication et qui nous aidera aussi à répondre », renchérit Stéphane Caumont, directeur de la division cloud & managed services chez Cheops. De son côté, Lionel Roux, le co-fondateur et DG de Wimi, admet que l’on va effectivement rapprocher le courriel du collaboratif, mais qu’il ne va pas disparaître pour autant : « Cela fait 15 ans que je gère Wimi et que je vois des éditeurs qui veulent se débarrasser des emails, c’est une illusion, aujourd’hui, c’est encore ce que l’on fait de mieux en termes de communication asynchrone en one-to-one. » Pour Arthur Vinson, co-fondateur de Mailoop, Slack et tous les outils collaboratifs génèrent aussi de l’infobésité : « Peu importe l’outil, nous avons besoin d’espaces de dialogue sur les usages », conclut-il.

Le fléau du stress. Le récent rapport Work Trend Index de Microsoft pointe que 52% des dirigeants et 48% des employés décrivent leur travail comme « chaotique » et « fragmenté ». De son côté, l’enquête People at Work menée en 2024 par ADP Research montrait que 61% des actifs français éprouvaient du stress au moins une fois par semaine.

Une des causes majeures du stress au travail est la submersion par d’innombrables mails. Prospections commerciales, demande de clients, informations de la direction, organisation d’une réunion, suivi d’un projet… Une masse de mails difficile à traiter soi-même et qui plonge les collaborateurs dans un trop-plein d’informations. C’est ce qu’on appelle l’infobésité. Un mal largement répandu. Selon TEAMWAY, 70% des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle liée aux mails.

70% des managers souffrent de surcharge informationnelle

Car difficile d’échapper à ce moyen essentiel de communication. Une non-réponse à un mail peut entraîner des conséquences sévères sur les relations commerciales ou la collaboration en interne. Avec des demandes de plus en plus urgentes. Les salariés sont alors forcés d’être en alerte sur leurs notifications. D’après Microsoft, un collaborateur peut être interrompu jusqu’à 275 fois par jour.

Tout ceci a un prix. C’est ce qu’on appelle le burn-out digital, la sensation de ne plus pouvoir déconnecter. Le stress et l’anxiété qui en découlent finissent par peser sur les entreprises. Baisse d’efficacité, absentéisme… La dégradation des conditions de travail est une perte de chance pour les organisations.

Le collaborateur submergé peut alors être tenté de couper ses notifications. Au risque de manquer un mail important. Le droit à la déconnexion règle lui le problème de la submersion en dehors des horaires de travail mais ne dit rien sur les messages reçus en journée. Certaines entreprises prônent de limiter le nombre d’emails internes pour privilégier les discussions en face à face ou les plateformes de type Teams ou Slack. Mais les discussions en face à face ne sont pas adaptées pour les collaborateurs sur des sites différents, l’usage de Teams ou Slack ne fait que déplacer le problème et surtout ces solutions ne règlent pas le cas des mails externes.

La fin des notifications intempestives ?

Une des réponses les plus efficaces est alors le tri automatique des mails et la personnalisation de sa messagerie via une solution de gestion de mails. Le collaborateur ne sera plus stressé par un flux interrompu de courriels, les plus importants étant priorisés, et aura à disposition un classement de ses messages selon ses dossiers du moment.

Parmi ces solutions de mails, on compte Mailvista, développé par TEAMWAY. Cette solution de tri automatisé établit un scoring pour chaque email reçu et les classe selon leur degré d’importance. Le filtre de Mailvista se base sur le contenu des échanges priorisant notamment ceux nécessitant une réponse immédiate.

L’enjeu de l'équilibre vie professionnelle/personnelle

Deux modes sont disponibles nativement. Le mode focus permet d’accéder à tous les échanges les plus importants. Le mode deep focus va plus loin et laisse le destinataire calibrer, à chaque vérification, le temps dont il dispose pour traiter ses messages. Selon la longueur de ce créneau, Mailvista lui proposera alors les tâches à traiter en priorité.

D’après l’éditeur, les collaborateurs n’auront plus à traiter un flux de multiples mails ce qui fera baisser leur stress, améliorant les conditions de travail. Le temps économisé entraîne également un meilleur équilibre entre vie personnelle et professionnelle et maximise la productivité. TEAMWAY promet ainsi un remède au burn-out digital.

Le FOMO est un problème majeur de société. C’est un acronyme pour « Fear Of Missing Out » ou la peur de manquer quelque chose. Il s’agit d’une peur typique de notre époque hyperconnectée.

De quoi s’agit-il ? La multiplication des plateformes de messagerie, les réseaux sociaux ou les alertes de toutes sortes ont décuplé nos sollicitations numériques. Impossible d’y échapper même en dehors du domicile et du bureau du fait de la mobilité.

Une convocation à une réunion ou la question d’un client peuvent alors vite passer inaperçues dans une boîte de réception bien remplie par d’innombrables mails. Un salarié peut ainsi recevoir des dizaines de messages professionnels par jour voire plus. Selon l’Observatoire de la responsabilité sociétale des entreprises, 38% des utilisateurs reçoivent plus de 100 emails par jour.

Plus de 100 emails par jour

Afin de ne rien rater, chacun est poussé à consulter ses mails fréquemment, à bondir sur chaque notification. Pour de nombreux collaborateurs, le stress généré et le temps perdu par ces lectures représentent peu face à la possibilité de manquer un message d’importance capitale. Mais parfois, le flux est trop important pour tout lire.

Un des remèdes efficaces est le tri automatique. Plus besoin de lire ses mails et les trier, une application le fait d’elle-même. Les collaborateurs ne sont plus perturbés par les courriels superflus et restent concentrés sur les échanges à valeur ajoutée.

C’est la promesse de Mailvista, une solution de gestion d’emails proposée par TEAMWAY. Mailvista établit un scoring pour chaque courriel et valorise les plus importants. L’utilisateur sait quels mails sont à traiter en priorité. Pour faire ce tri, Mailvista se base sur le contenu des correspondances priorisant notamment celles qui nécessitent une réponse immédiate. La solution propose aussi des vues personnalisées de la boîte de réception classant les mails selon les sujets en cours du salarié. Mailvista se coordonne également avec l’agenda et signale les messages relatifs à des échéances ou réunions à venir.

Passer à côté d’une demande client

Mailvista propose deux modes natifs. Le mode focus permet d’avoir accès à l’ensemble des mails prioritaires. Le mode deep focus permet une optimisation encore plus fine : quand il vérifie ses mails, l’utilisateur planifie la durée de sa disponibilité et Mailvista lui propose les tâches à traiter tout de suite avec un filtre plus ou moins large selon la longueur du créneau. Selon son éditeur, Mailvista permet donc d’avoir une messagerie qui s’adapte au rythme de son utilisateur qui n’est plus dépendant de vérifications multiples de sa boîte et peut se concentrer sur l’essentiel.

C’est une charge lourde. 30% du temps de travail des collaborateurs est consacré au traitement de leurs mails selon un étude de Microsoft de juin 2025. Dans le lot, toutes les correspondances ne sont pas cruciales mais le mail est un moyen de communication incontournable utilisé par les correspondants internes comme externes. Impossible d’y échapper.

Peu importe le moment, le salarié peut être amené à s’interrompre et devoir lire un message. Avec toujours la peur de rater une information vitale. 65% des internautes déclarent ainsi vérifier leur messagerie toutes les heures. Même sans réception d’un email important, la seule consultation de la boîte prend du temps.

30% du temps de travail consacré aux mails

Le tri des mails paraît encore plus chronophage lorsqu’on se rend compte que bon nombre des courriels reçus sont sans intérêt. Le stress généré venant noircir le tableau.

Résultat, les salariés perdent en productivité et passent une partie de leur temps sur des tâches sans valeur ajoutée. Les process peuvent être ralentis, la collaboration mise en difficulté. Une information cruciale peut se perdre dans le flux. Et le collaborateur va perdre encore plus de temps pour recherche le fameux email. Le retour de congé est aussi problématique, l’employé devant traiter d’un seul coup tous les mails reçus en son absence, sachant que dans le lot il y aura forcément une demande importante et/ou urgente.

Dans un contexte professionnel, négliger le tri des mails paraît impensable pour éviter tout oubli. Une autre solution serait de s’aménager un créneau plutôt que traiter au fil de l’eau. Mais cela ne règle pas le problème du temps global passé au tri et peut allonger le délai de réponse. Les cadres importants peuvent sous-traiter la tâche à un collaborateur mais ce n’est pas le cas des échelons inférieurs et cela suppose de diffuser des informations parfois sensibles.

Quels mails prioriser pour gagner du temps ?

Le tri automatique des mails peut être une réponse à ce problème. C’est ce que propose la solution Mailvista de TEAMWAY. Cette solution de gestion de mails trie les courriels à la place du collaborateur en leur attribuant un scoring selon leur importance. Pour faire son classement, Mailvista se base sur le contenu des mails en priorisant notamment ceux qui nécessitent une réponse immédiate. La boîte de réception peut être organisée en vues personnalisées classant les messages selon les dossiers en cours du salarié. La solution se connecte aussi à l’agenda du destinataire et met en avant les échanges relatifs à une échéance ou une réunion à venir. L’interface, que ce soit sur web ou mobile, signale les échanges les plus cruciaux et propose aussi un résumé par IA des messages, ce qui optimise encore plus le temps consacré à cette tâche. Mailvista est par ailleurs compatible avec les suites Office365 et Google.

Pour personnaliser l’expérience, deux modes de filtres sont proposés nativement. Le mode focus permet d’avoir accès directement à l’ensemble des mails importants. Le mode deep focus affine encore plus le tri : à chaque consultation de sa boîte, l’utilisateur fixe un créneau de la durée de son choix et selon sa longueur, l’application lui proposera les tâches à traiter en priorité.

Des organisations de réunions trop chronophages

Mailvista promet également de faire gagner du temps lors de l’organisation de rendez-vous. Dans une version 2 à venir, l’application permettra de traiter automatiquement les propositions de réunion. Si les autres interlocuteurs utilisent la solution, l’organisation sera automatisée et Mailvista fixera une date et un horaire convenant aux agendas des uns et des autres.

Selon TEAMWAY, le salarié verra sa productivité augmenter ne perdant plus de temps à trier des emails inutiles et pouvant se focaliser sur la production de valeur. Les correspondances importantes seront priorisées et ne seront plus perdues dans la masse. Sans compter que la réduction du temps consacré aux tâches rébarbatives fera baisser le stress et améliorera les conditions de travail. Les collaborateurs pourront au total récupérer jusqu’à un tiers de leur journée de travail.