Test Citrix ShareFile : Partage de fichiers sécurisé dans l'entreprise

ShareFile, le service de partage de fichiers et de synchronisation basé sur le cloud de Citrix était déjà un bon outil professionnel pour partager des fichiers avec son équipe ou ses collaborateurs. Dans l’année écoulée, Citrix y a ajouté l'intégration Outlook et Gmail, une app de bureau native et de meilleurs contrôles de sécurité pour mieux concourir face à DropBox for Business, OneDrive, Box, et Google Drive. ShareFile est disponible en quatre options d’abonnement qui vont de 12 à 59 euros HT par utilisateur et par mois, avec des variations pour le stockage et la collaboration, les options moins coûteuses étant destinées aux petites entreprises et aux utilisateurs individuels. Virtual Data Room de ShareFile représente l’option la plus chère même si elle comprend moins d'espace de stockage et ne comporte pas toutes les fonctionnalités de collaboration que l’on retrouve dans les autres versions de l’offre de Citrix. Alors, pourquoi cette différence de tarif ? Virtual Data Room de ShareFile offre un environnement hautement sécurisé pour stocker et contrôler les données sensibles et permet un partage sécurisé de ces données avec d'autres utilisateurs.

De nouvelles fonctionnalités

Dans la dernière version de ShareFile, Citrix a mis à jour les options de workflow. En particulier, il est possible d'envoyer des documents pour signatures, commentaires et approbations. De plus, la nouvelle intégration avec Microsoft Outlook permet de transférer des pièces jointes directement depuis Outlook vers ShareFile et de partager ces documents en toute sécurité avec d'autres utilisateurs. On trouve également de nouvelles intégrations au niveau du bureau, dans le même genre que Dropbox. Il est notamment possible de déposer un fichier dans un dossier du bureau Mac et de le synchroniser avec ShareFile afin qu'il soit accessible à partir de tous ses périphériques et éventuellement par d'autres utilisateurs. ShareFile propose également des outils de reporting qui permettent de voir si un fichier a été téléchargé, qui l’a consulté ou téléchargé.

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Citrix ShareFile s'intègre désormais avec Microsoft Outlook. (Crédit : Jeffery Battersby)

Comme c’était déjà le cas de la version précédente, ShareFile offre toujours de très bonnes options pour sécuriser les fichiers et établir des politiques d’accès aux dossiers. ShareFile permet de définir des accès aux dossiers et aux fichiers pour les employés et les clients, même si l'application est encore un peu limitée pour ce qui est de la définition des groupes et l’ajout d’utilisateurs dans ces groupes afin d’autoriser l'accès aux ressources stockées dans ShareFile. Pour l’instant, il faut passer par une fonction appelée Distribution Groups pour définir la manière dont les fichiers sont envoyés aux utilisateurs de ce groupe. Distribution Groups fonctionne conjointement avec Workflows pour acheminer à des utilisateurs des documents et des dossiers qui nécessitent une approbation ou une signature.

Notre confrère de Macworld Jeffery Battersby, qui a testé l’outil, a trouvé que l'intégration d’Outlook à ShareFile était de prime abord un peu difficile à comprendre. Il a installé Outlook et ajouté son compte de messagerie, mais il n’a pas pu attacher un fichier et le partager dans ShareFile. En effet, l'intégration d’Outlook est limitée à des services de messagerie spécifiques. Après avoir parcouru un peu plus attentivement la documentation, il a découvert que l'intégration d’Outlook ne fonctionnait qu’avec un compte Outlook.com ou si l’utilisateur hébergeait son propre serveur Exchange. Et, comme le montre la capture d'écran ci-dessous, dès que l’on quitte le compte Exchange, ShareFile n'est plus disponible. Pour utiliser l'intégration d’Outlook dans ShareFile, il faut disposer de la version Mac 15.33 ou ultérieure et d’une version d'Exchange qui prend en charge Office Store de Microsoft.

Citrix ShareFile offre d'excellents outils pour créer des nouveaux utilisateurs et gérer leurs accès aux données stockées dans le cloud. (Crédit : Jeffery Battersby)

Quand on utilise une version compatible d'Outlook avec une connexion à un serveur Exchange, également compatible, il est possible de se connecter à Office Store pour télécharger et installer le plug-in Citrix ShareFile. Quand on attache un document à l’aide du plug-in ShareFile, il est possible de télécharger les pièces jointes directement dans Citrix ShareFile et définir des options de partage. Le plug-in ShareFile ajoute un lien dans le message électronique que les destinataires pourront utiliser pour télécharger les pièces jointes de manière sécurisée.

Citrix ShareFile reste un outil de premier ordre pour partager des fichiers avec tous ses correspondants professionnels. Même s’il manque des fonctions de gestion de groupe plus évoluées, comme on pourrait l’espérer d’une application de partage de fichiers, la fonction Distribution Groups représente néanmoins un pas dans la bonne direction.