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Infrastructure & CloudGrand dossier8 articlesPublié le

Cloud collaboratif : du partage à l'amélioration de la productivité

Dossier de la rédaction

Le Monde Informatique

Dans un environnement mobile, multi-applicatif et multi-cloud, l'utilisateur passe trop de temps à retrouver ses fichiers, à les transférer via des emails, à effectuer des tâches bureautiques très répétitives ou encore à travailler avec une multitude d'outils simultanés pas forcément très interopérables entre eux. Cette perte de temps se traduit par une perte de productivité, de concentration et participe, de ce fait, à accroître le mal-être au travail. Pour y remédier, il existe sur le marché des plateformes cloud de partage et de collaboration automatisées, sécurisées et très riches en fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de rester dans un espace unique. Dans ce hub, les collaborateurs peuvent échanger leurs données en temps réel, quelle que soit l'application utilisée, et apporter des modifications, les documents seront toujours à jour de leur dernière version. Ils peuvent aussi collaborer via plusieurs canaux ou encore signer des documents électroniquement. Enfin, l'automatisation, portée par l'IA, que ces plateformes renferment facilite aussi le travail quotidien de l'utilisateur.

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Article 1 sur 8

Un hub unique pour gérer le cycle de vie du document et améliorer sa productivité

Par Benoît HuetPublié le 15 juin 20214 min de lecture

Est-il encore raisonnable aujourd’hui de continuer à exploiter 5, 6 ou 7 outils pour gérer le cycle de vie de ses documents et ses données quotidiennement ? Pas forcément, surtout à l’heure où des plateformes tout intégrées dans le cloud existent sur le marché. « Ne multiplions pas les silos. Privilégions un espace tout intégré et sécurisé pour gérer l’intégralité du cycle de vie de ses contenus. C’est ce que nous proposons avec notre plateforme cloud Box. Le groupe AstraZeneca exploite d’ailleurs notre solution comme un hub de stockage et de partage de contenu unique pour tous les employés, il faut savoir qu’auparavant, toutes ces opérations reposaient sur un échange d'emails », résume Rodolphe Barnault, vice-président régional pour l’Europe du Sud, Moyen-Orient et Afrique de Box. Même les 8 000 commerciaux du groupe pharmaceutique utilisent Box au travers de leur iPad pour accéder à tout fichier dont ils ont besoin et être sûr qu'il s'agit de la version la plus récente. Quelle que soit la plateforme utilisée, Box, DropBox, Google Workspace, Oodrive, etc., la productivité est souvent l’argument n°1 mis en avant par les éditeurs. Selon une étude menée par Forrester pour le compte de Box en avril 2021, une entreprise cliente de Box a estimé que les employés pouvaient gagner 12 minutes par semaine en migrant simplement leur contenu vers Box et en fournissant un accès à partir de n'importe quel appareil. Toujours selon le rapport, certains employés pourraient même gagner 36 minutes supplémentaires par semaine s'ils utilisaient les fonctionnalités avancées de Box (par exemple, collaboration externe, intégration avec des applications de productivité, contrôle de version de documents, gestion des médias riches, annotation). Des gains de productivité que l’éditeur Oodrive applique également au niveau des données sensibles. Encapsulées dans une plateforme sécurisée, ces données critiques sont ainsi plus facilement manipulables par l’utilisateur.

La signature électronique, un gage de productivité

De même, Jérémy Leleu, directeur commercial de Oodrive, met en avant la signature électronique. « La signature électronique intégrée à notre plateforme est un accélérateur de productivité, en effet, il n’est plus nécessaire de faire des allers et retours par email et d’engager des étapes d’impression et de numérisation comme auparavant pour réceptionner un contrat signé. » En outre, la productivité chez Oodrive se situe aussi dans la gestion des données sensibles : « Si on veut que l’utilisateur maintienne son niveau de productivité, il faut aussi lui donner les moyens de travailler en toute sécurité notamment sur certaines données jugées plus confidentielles, dans la recherche médicamenteuse par exemple », ajoute Jérémy Leleu. La productivité est aussi un argument mis en avant par les équipes de Dropbox dont son directeur général Thibaut Champey. D’ailleurs, en interne chez l’éditeur, il n’y a pas de bureau à proprement parlé, juste quelques espaces collaboratifs ; l’objectif de cette organisation est de mettre l’accent sur une nouvelle manière de travailler avec plus d’autonomie comme l’a d’ailleurs conforté la pandémie. « Notre mode de fonctionnement nous permet de comprendre les besoins et d’y répondre avec des nouvelles fonctionnalités que l’on ajoutera, par la suite, à notre plateforme. Aujourd’hui, nous travaillons par exemple sur l’IA autour des outils de notification, notamment pour faciliter le quotidien des utilisateurs dans la recherche de documents qui va correspondre à un meeting prévu dans deux heures », détaille Thibaut Champey. La productivité, au-delà de toutes les fonctions et de l’automatisation intégrée, est intimement liée au bien-être de l’utilisateur en lui apportant un environnement ergonomique et agréable comme le mentionne Frédéric Arnoux, responsable activité avant-vente Google Workspace pour l’Europe : « Notre plateforme vient du grand public, de nombreux utilisateurs la connaissent et ont plus de facilités. Nos efforts se concentrent toujours sur l’expérience, la rendre la plus simple possible dans le contexte de l’utilisateur ; c’est tout l’objectif de notre interface Smart Canvas, lancée lors de notre conférence I/O 2021, en diminuant la recherche d’information et en apportant encore plus d’intégration et de collaboration entre les composants de Workspace. » Google a même introduit, via Time On Site, des indicateurs concrets sur l’usage de la plateforme par les utilisateurs.

Article 2 sur 8

A chaque plateforme, ses points forts - Partie 1

Par Benoît HuetPublié le 15 juin 20213 min de lecture

Entre Box, Dropbox, Oodrive, Microsoft et Google, les solutions de stockage et partage de fichiers dans le cloud se livrent à une véritable compétition pour conquérir les entreprises françaises. Si un Dropbox est surtout positionné sur les PME et les TPE, un Oodrive va aussi se distinguer sur les grandes entreprises et les ETI très à cheval sur la souveraineté de leurs données. Quant à Box, puissant aux Etats-Unis, l’éditeur souhaite se renforcer en Europe et en France aussi bien auprès des grands comptes que les PME. A ce titre, la plateforme de Box se veut neutre et fortement interopérable. « Nous nous intégrons en toute sécurité avec 1500 applications, de Salesforce à Slack en passant par Microsoft Office 365, Fuze ou encore Zoom », précise Rodolphe Barnault, vice-président régional pour l’Europe du Sud, Moyen-Orient et Afrique de Box. Cet écosystème permet donc à l’éditeur de casser les silos dans les entreprises, c’est d’autant plus important qu’en moyenne un utilisateur exploite plusieurs applicatifs au quotidien ; via Box, sa recherche de données et de documents s’en trouve facilitée. De même, Box lui simplifie les échanges avec les différents collaborateurs, il n’a plus besoin d’envoyer une multitude d’emails par jour comme il le faisait auparavant. La richesse fonctionnelle est également un autre point fort de la plateforme, notamment le mode preview qui élimine la fonction de download. En outre, Box apporte des mécanismes d’archivage à valeur probante, une analyse de tout ce qui se passe, de la classification (manuelle ou automatique via l’IA), la réalisation de workflows (en no code par des templates préparamétrés), sans oublier la signature électronique suite au rachat de SignRequest.

Des plateformes reposant sur des API pour faciliter l’intégration et l’interopérabilité

La signature électronique est un atout que met clairement en avant Oodrive pour sa plateforme avec son outil Oodrive_sign. Plus généralement, la plateforme Oodrive mise sur la simplicité et la fiabilité, ses fonctionnalités puis son intégration et interopérabilité. Fiabilité grâce à un haut niveau de services non externalisé comme le précise le directeur commercial d’Oodrive Jérémy Leleu : « Grâce à cela, nous constatons un taux très faible de résiliation. » La plateforme de l’éditeur français propose aussi plusieurs fonctionnalités et outils dont le partage de fichiers, la collaboration, la signature électronique, la sauvegarde et restauration, la gestion de contenu et le module Board dédié aux conseils d’administration. Tous ces outils s’intègrent bien sûr les uns aux autres mais aussi avec les principales applications du marché, de Teams à Salesforce. Ajoutons à cela, des jeux d’API et de connecteurs qui facilitent cette interopérabilité même pour des applications métiers plus spécifiques. Les API sont l’apanage de toutes ces plateformes comme celle de Dropbox. « Via les API, nous facilitons l’interopérabilité avec toutes les applications. Notre plateforme propose aussi de nombreuses intégrations natives avec Zoom, Slack, MS Office, Salesforce, et les échanges sont bidirectionnels », constate Thibaut Champey, directeur général de Dropbox en France. Dropbox met surtout en avant plusieurs points forts de sa plateforme dont les fonctionnements synchrones et asynchrones surtout lorsque les collaborateurs ne sont pas forcément connectés en même temps, un outil comme Dropbox Spaces, qui propose un espace de travail virtuel rassemblant les projets et les équipes, en est un parfait exemple. Plus généralement, Dropbox couvre selon son directeur général plus de 90 % des besoins dont la signature électronique avec HelloSign qui se veut très intuitive pour les utilisateurs.

Article 3 sur 8

A chaque plateforme, ses points forts - Partie 2

Par Benoît HuetPublié le 15 juin 20212 min de lecture

Au sein de l’environnement Microsoft 365, OneDrive for Business et Sharepoint Online ont bénéficié de nombreuses mises à jour pour cibler une expérience utilisateur toujours plus simple ainsi qu’un renforcement des fonctions d’administration et de conformité des données. Un certain nombre de ces nouvelles fonctionnalités repose sur l’intelligence artificielle dont une recherche unifiée autour de Bing, Office.com et OneDrive/SharePoint et des labels de sensibilité (confidentialité, accès des utilisateurs externes et devices non gérés par l’entreprise), de l’information à appliquer à des documents existants mais aussi à des sites Sharepoint, des groupes d’utilisateurs et des équipes Teams. Ces quelques nouveautés sont bien sûr loin d’être exhaustives, l’éditeur ayant apporté une multitude de nouvelles fonctions notamment autour de l’expérience de partage suite à des demandes des utilisateurs.

C’est à la solution de s’adapter aux utilisateurs !

Concurrent direct de Microsoft, Google, avec Workspace, parie sur la flexibilité, la richesse fonctionnelle et l’intégration entre les différents outils de sa plateforme mais également sur sa philosophie de pure-player web qui a séduit dans un premier temps les utilisateurs grand public, un argument qui a facilité, par la suite, son portage dans l’entreprise. Flexible, Google Workspace propose trois niveaux d’entrée pour les utilisateurs comme le précise Frédéric Arnoux, responsable activité avant-vente Google Workspace pour l’Europe : « Les utilisateurs peuvent déjà rentrer par Gmail avec énormément d’informations, la deuxième fenêtre d’entrée est le document en bénéficiant de la collaboration et du partage, enfin, le chat représente la troisième porte, les documents sont facilement accessibles et en totale autonomie. Tout dépend des usages et des habitudes des collaborateurs, c’est la méthode de travail qui dirige la manière dont l’outil va s’adapter. » En outre, Workspace se distingue par l’emploi massif de l’IA et du machine learning dans de multiples fonctions (traductions simultanées, sous-titres, suggestions orthographiques ou grammaticales, propositions de formules, etc.), l’objectif étant d’obtenir une collaboration inclusive et donc une organisation plus productive. A noter que l’interopérabilité de Workspace avec les autres applications du marché est facilitée par les jeux d’API et de connecteurs fournis, quant à la signature électronique, Google fait confiance à son partenaire de longue date DocuSign.

Article 4 sur 8

La sécurité, un point stratégique pour les éditeurs

Par Benoît HuetPublié le 15 juin 20213 min de lecture

Souvenons-nous il y a quelques années, certaines plateformes de partage et de sauvegarde n’avaient pas forcément bonne presse, elles étaient souvent mises en cause par les décideurs IT sur leur vulnérabilité. Les choses ont bien changé depuis puisque la sécurité est même devenue la priorité numéro 1 des éditeurs concernés. C’est par exemple le cas de Dropbox Business qui s’appuie sur son partenaire BetterCloud. « BetterCloud permet aux entreprises de créer leur propre politique de sécurité avec des alertes automatiques en fonction d’un certain nombre de critères », indique Thibaut Champey, directeur général de Dropbox en France. Ajout de filigranes aux documents, chiffrement, autorisation granulaire, support SSO, etc., toutes ces fonctionnalités font également partie intégrante de Dropbox Business. Acteur français et faisant office d’alternative européenne (développement actuel en Europe dont l’Espagne, l’Italie et l’Allemagne) face aux éditeurs américains, Oodrive s’affiche avec le plus haut niveau de sécurité par l’ANSSI. Certifié SecNumCloud, Oodrive revendique également le label cloud de confiance, lequel a été annoncé il y a peu par Bruno Lemaire, ministre de l'Economie, Cédric O, secrétaire d'état chargé de la Transition Numérique et des Communications, et Amélie de Montchalin, ministre de la Transformation et de la Fonction Publique. Pour Jérémy Leleu, directeur commercial d’Oodrive, cette souveraineté représente un atout dans la décision des entreprises lors du choix de la plateforme. De son côté, Box s’appuie sur des datacenters en Europe, un gage pour les entreprises qui ne souhaitent pas que leurs données soient localisées ailleurs sur d’autres continents comme aux Etats-Unis par exemple.

Repérer les comportements suspicieux

En outre, la plateforme Box intègre de nombreuses fonctions de sécurité comme le précise Rodolphe Barnault, le vice-président régional pour l’Europe du Sud, Moyen-Orient et Afrique de Box : « Nous sommes capables de faire du device management, de limiter les accès des terminaux, de scanner les échanges pour détecter les vulnérabilités et les anomalies, puis d’analyser les comportements suspicieux. Nous garantissons également la confidentialité des documents avec de l’encryption de bout en bout. Nous nous intégrons aussi avec les principaux SIEM du marché ainsi que les outils CASB ». L’analyse comportementale est, à ce titre, assurée par la fonction de Box Shield qui, via l’aide de l’IA, surveille les utilisateurs malveillants, mais qui fait aussi office de rôle pédagogique en expliquant à un utilisateur pourquoi il n’a pas tous les droits sur un document sensible comme par l’exemple son envoi vers un destinataire externe. La surveillance des comportements malveillants est également proposée dans Google Workspace. « Notre plateforme intègre des moteurs qui détectent les comportements anormaux, une alerte est alors envoyée auprès des administrateurs, nous proposons alors d’investiguer et d’appliquer des mesures de remédiation », confirme Frédéric Arnoux, responsable activité avant-vente Google Workspace pour l’Europe. Tous ces efforts des éditeurs sur la sécurité de leur plateforme participent aussi à leur adoption dans l’entreprise et à leur notoriété, il ne faut pas oublier que certaines d’entre elles ont toujours cette image de solutions grand public et donc peu sécurisées, notre rédaction le constate tous les ans lors de l’IT Tour en région qui part à la rencontre des décideurs IT.

Article 5 sur 8

Rémy Cointreau centralise sa base documentaire avec Box.com

Par Benoît HuetPublié le 15 juin 20212 min de lecture

« Box simplifie la vie de nos collaborateurs surtout dans cette période actuelle de télétravail, la plateforme fait d’ailleurs office de base documentaire globale pour tous nos sites », indique Olivier Ruault, DSI du Groupe de spiritueux Rémy Cointreau, et d’ajouter : « De Singapour à New York en passant par Genève et Paris, 140 To de données générées par nos 2000 collaborateurs transitent par Box ». Cela fait maintenant trois ans que le groupe familial français (CA de 1,01 Md d’euros) exploite Box comme un Global Content Manager, les serveurs de fichiers ont disparu dans les différents sites, avec eux également le coût du partage des documents et les dysfonctionnements au niveau de l’accessibilité des réseaux. En outre, Box a vite été adopté en online ou en offline ; les collaborateurs dans l’entreprise, quel que soit leur emplacement, partagent les mêmes documents et échangent moins de pièces jointes par mail. « Nous disposons d’une seule instance pour tout le monde gérée depuis l’Europe », précise Olivier Ruault.

Fini les problèmes liés au stockage

Le fait que Box soit dans le cloud est également un avantage non négligeable d’autant que Rémy Cointreau dispose d’un abonnement illimité en termes de volumes. Plus besoin d’une personne dédiée pour prendre en charge le stockage et l’archivage. De même, les salariés du groupe peuvent directement signer leurs documents avec DocuSign depuis Box. Précisons que la plateforme est aussi intégrée au portail SSO de l’entreprise, à l’outil de workflow K2 et à Office 365. « Nous sommes plutôt satisfaits de l’intégration avec Office, nous pouvons modifier nos documents depuis Box, c’est assez pratique, nous ne sommes pas obligés d’aller dans Office 365 », souligne Olivier Ruault. Les équipes apprécient également la performance de Box Drive et sa synchronisation qualifiée de bon niveau, sans oublier la praticité de l’outil de notes intégré. A terme, pour plus de sécurité, Rémy Cointreau devrait déployer Box Governance et Box Shield pour la gestion de confidentialité afin de prioriser les documents et les taguer pour mieux gérer leur diffusion et éviter les fuites de données.

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La plateforme Box centrée sur la sécurité et la gouvernance

Proposé par BoxPublié le 15 juin 20213 min de lecture

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Box est né dans le cloud et a ainsi appliqué une approche très rigoureuse de security by design. « Tout le développement de la plateforme a été réfléchi et conçu en prenant en compte nativement différents niveaux de sécurité, et ce, quels que soient les utilisateurs internes et/ou externes, c’est important de tous les protéger », confirme Rodolphe Barnault, vice-président régional pour l’Europe du Sud, Moyen-Orient et Afrique de Box. La sécurité passe ainsi par l’authentification forte (multi-facteurs) notamment pour lutter contre le phishing ; elle passe aussi par l’encryption des données pour garantir leur intégrité. Et pour éviter la fuite des informations, Box applique même des filigranes dynamiques. A ce titre, l’équipementier sportif Nike a réduit le risque de fuites de données et de perte de millions de dollars de chiffre d'affaires grâce à des conceptions de produits filigranées. L’éditeur Box va plus loin depuis plus d’un an avec l’intégration de Box Shield permettant de mieux analyser les comportements des utilisateurs. Si la fonction de Box Shield est de surveiller les utilisateurs malveillants comme l’employé renvoyé de l’entreprise qui souhaite s’emparer de la propriété intellectuelle, ce dispositif a aussi un rôle pédagogique en expliquant à un utilisateur pourquoi il n’a pas tous les droits sur un document sensible comme par l’exemple son envoi vers un destinataire externe. Pour comprendre les différents comportements des utilisateurs ou analyser le contenu confidentiel d’un document, Box Shield s’aide de l’intelligence artificielle et du machine learning. Dans tous les cas, pour tout usage suspect ou une activité anormale, Box générera une alerte. A noter que les alertes peuvent être traitées par des solutions tierces de SIEM et de CASB afin d'obtenir une vue unifiée. En outre, la plateforme Box définit sept niveaux d’accès aux différents contenus pour l’utilisateur, ce que Box nomme les autorisations granulaires.

Box conforme aux réglementations en vigueur

Le dispositif de sécurité dans Box s’accompagne aussi d’un volet réglementaire et de conformité. Nommé Box Governance, ce service applique, entre autres, des règles de rétention permettant de conserver des contrats pour une durée déterminée et d’assurer que personne ne puisse supprimer les documents concernés y compris les administrateurs. Box Governance assure aussi une suppression automatique des informations à partir du moment où leur rétention a expiré. « Un candidat, qui a préalablement envoyé son CV à une entreprise, n’a pas été retenu, Box va automatiquement procéder à sa suppression », donne en exemple Rodolphe Barnault. Box Governance répond entre autres aux exigences de la RGPD. « Nous pouvons identifier les informations qui contiennent des données personnelles, les classer et les supprimer », précise le vice-président régional pour l’Europe du Sud, Moyen-Orient et Afrique. Ce combo Box Shield et Box Governance est renforcé par la souveraineté des données portée par l’éditeur, lequel garantit aussi le stockage des informations dans des datacenters européens pour les entreprises qui le souhaitent. A ce titre, le groupe français de spiritueux Rémy Cointreau avait demandé à l’éditeur que les données soient hébergées en Europe afin de réponde aux exigences du RGPD.

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Box, la Suisse du cloud

Proposé par BoxPublié le 15 juin 20213 min de lecture

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« L’entreprise d’aujourd’hui doit être la plus ouverte possible en utilisant les services les plus innovants et reconnus dans leur domaine ; la plateforme Box participe à cette émancipation et donc à cette modernisation », indique Rodolphe Barnault, vice-président régional pour l’Europe du Sud, Moyen-Orient et Afrique de Box. Comment ? En facilitant l’intégration et l’interopérabilité entre les différentes applications. En effet, la plateforme Box se veut être le hub central et neutre qui permet aux utilisateurs de travailler au quotidien avec les meilleurs outils du marché en toute sécurité. Elle s’intègre ainsi parfaitement à des outils collaboratifs comme Teams et Slack, à des services de sécurité comme Okta par exemple dans le SSO ou encore à des outils métiers comme Salesforce. Au total, ce sont plus de 1500 applications qui sont disponibles. Ce n’est pas tout, la plateforme Box est tout autant ouverte vers des applications métiers spécifiques grâce au jeu d’API et de connecteurs qu’elle renferme. « Via Box Platform, les développeurs ont accès à un espace dédié qui renferme tout un écosystème autour des API mais aussi du code que l’on peut réutiliser, des environnements de test, de la documentation ou encore des guides. Certains de nos clients construisent ainsi leur propre portail », souligne Rodolphe Barnault. Par exemple, pour accéder au partage de ses fichiers liés à ses castings, l’agence UTA a réduit significativement le temps d’accès de 6 heures à 30 secondes grâce à une application automatisée développée avec Box Platform.

Une intégration très avancée

Pour réduire l’usage des silos dans l’entreprise, les utilisateurs ont la possibilité de conserver Box comme leur espace unique de stockage. Par exemple, ils peuvent accéder au contenu dans Box depuis Salesforce, les fichiers seront toujours à jour avec la dernière version que ce soit dans Box ou dans Salesforce. Idem avec des applicatifs bureautiques et collaboratifs comme Google Workspace ou Microsoft 365. Cette intégration avancée renforce à la fois la neutralité de la plateforme dans l’environnement cloud où elle évolue, sans oublier bien sûr sa productivité puisqu’il n’est pas nécessaire d’ouvrir différents services et outils. Ainsi, grâce à Box, le géant des semi-conducteurs dans les télécommunications Broadcom économise 10 millions de dollars sur ses coûts informatiques actuels et futurs en migrant 18 millions de fichiers et en éliminant les silos associés à une multitude de serveurs. Quant au groupe français de spiritueux Rémy Cointreau qui possède une multitude de sites partout dans le monde de Singapour à New York en passant par l’Afrique du Sud, tous les utilisateurs, quel que soit leur emplacement, partage le même document ; comme le mentionne le DSI du Groupe Olivier Ruault : « C’est comme si nous disposions d’un serveur de fichier unique, Box est devenu notre base documentaire globale. D’un point de vue infrastructure, les bénéfices de Box sont significatifs, notre abonnement nous permet d’avoir une capacité illimitée, nous nous posons même plus la question du stockage et de l’archivage, des tâches qui étaient auparavant opérées par un personne dédiée. »

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Box booste la productivité

Proposé par BoxPublié le 15 juin 20213 min de lecture

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Selon l’étude menée par Forrester (The Total Economic Impact of The Box Content Cloud) pour le compte de Box, un utilisateur d’une entreprise sondé par les analystes estime qu’en migrant simplement leur contenu vers Box et que ce même contenu soit accessible depuis n’importe quel terminal, il gagne en moyenne 12 minutes par semaine. Mieux encore, certains utilisateurs qui exploitent les fonctionnalités avancées de Box comme la collaboration externe, l’intégration avec des applications de productivité, le contrôle des versions de documents, la gestion des contenus multimédias ou encore les annotations, gagnent 36 minutes supplémentaires. Ces gains de temps ont un impact direct sur une réduction des coûts liée aux utilisateurs finaux, de l’ordre de 8,8 millions de dollars sur trois ans. La richesse fonctionnelle de Box couplée à une forte automatisation participe donc à rendre la vie plus facile au quotidien pour les utilisateurs. L'automatisation de certains workflows (par exemple, intégration des clients ou des employés, examen et approbation de documents, etc.) pourrait même faire gagner 152 000 heures supplémentaires sur une période de trois ans à en croire l’étude de Forrester. « L’outil Box Relay intégré à la plateforme permet par exemple de créer des workflows en no-code, l’utilisateur peut ainsi automatiser des processus de validation entre différents départements ou de déplacer des documents d’un répertoire à un autre », relève Rodolphe Barnault, vice-président régional pour l’Europe du Sud, Moyen-Orient et Afrique de Box.

L’automatisation, un gage de productivité

En s’intégrant avec Watson, l’IA d’IBM, Box franchit un pas supplémentaire dans l’automatisation, par exemple pour vérifier l’intégrité de certains documents comme une adresse ou une photo d’identité en les comparant automatiquement à d’autres données ciblées. L’automatisation est également à l’honneur dans Box Governance, un service dédié à la réglementation et à la conformité, en effet, ce service automatise la suppression des documents, ce qui fait gagner un temps précieux à l’utilisateur. D’autres fonctions accélèrent la productivité des collaborateurs comme la prévisualisation (jusqu’à 150 types de formats) qui permet de s’affranchir du téléchargement d’une application ; par exemple, Box autorise la vue d’un fichier .PSD sans pour autant installer l’application Photoshop. Citons également Box Notes, un outil de prise de notes qui facilite le partage en temps réel ou encore la collaboration externe sans passer par un administrateur. La productivité s’améliore aussi en mobilité grâce aux apps Box (iOS, Android). « Il est aisé de prendre une photo depuis son smartphone ou sa tablette et lui apposer une annotation par exemple », reconnaît Rodolphe Barnault. Enfin, la productivité s’affiche avec la signature électronique, SignRequest, intégrée dans Box. Plus d’impression, moins de déplacement ou d’envoi, fin du contrôle des signatures, sécurisation, la signature électronique fait gagner un temps considérable dans la gestion administrative des documents. Box supporte aussi d’autres applications de signature électronique comme DocuSign. Par exemple, en intégrant Box à DocuSign, les collaborateurs du Groupe de spiritueux Rémy Cointreau peuvent directement signer leurs documents depuis Box.