Quand les DSI débattent du digital workplace

Débat nécessaire. Les mots se bousculent : flex office, futur work, Digital Workplace. Et la question est bien plus complexe que prévue. Les solutions informatiques ont toute leur importance : choix d’OS, sécurisation des accès, mise en mobilité des applications de l’entreprise, cloud computing. Mais elles ne sont pas seules. La DRH aura son mot à dire, chaque direction métier va calculer le degré de réorganisation qu’impliquera pour ses équipes le nouvel espace de travail. Peut-être la DSI devra-t-elle composer avec un projet d’immeuble connecté, ou de télétravail et veiller à l’implication de toutes les filiales, partout dans le monde.

Sur tous ces points, le DSI aura un rôle central mais souvent partagé avec d’autres directions. Les choix informatiques vont du poste de travail aux applications dans le cloud, en passant par la sécurité des identités et des accès.  Mais l’informatique n’est pas le seul enjeu, le Digital Workplace intègre des questions d’organisation, d’immobilier, de mobilité et apporte à l’utilisateur l’#agilité digitale, où il évolue dans un espace de travail proposant des services personnalisés et contextualisés

Des motifs différents pour le Digital Workplace

Autant d’approches du Digital Workplace que le dîner organisé par CIO a permis de clarifier.Le Digital Workplace est un sujet passionnant qui mobilise au-delà de l’informatique, selon les  15 responsables d’entreprises présents, une majorité de DSI, mais aussi des RSSI, un responsable DRH ancien DSI, un responsable immobilier devant intégrer dans son projet des questions informatiques. Toutes et tous appartenant à des grands comptes mais de secteurs différents, la banque, les « utilities », l’industrie, la santé et l’audiovisuel. Les échanges ont permis à chacun de préciser, dans ses projets la place du Digital Workplace et, dans l’entreprise son importance pour la transformation en cours.

Les motivations pour le Digital Workplace sont différentes. Les coûts de l’immobilier ont leur part. L’une des entreprises présentes va déménager en partie sur Lyon où l’immobilier sera moins cher. Le télétravail va dans le même sens. Une grande entreprise estime que, de ce fait, le tiers des bureaux sont en permanence inoccupés. Quelle conséquence en tirer ? C’est la diffusion du flex office, le fait pour n’importe quel salarié de se connecter de n’importe quel bureau, sur tous les immeubles de l’entreprise sur Paris ou en  région et à l’étranger.

A la clé, des économies de mètres carrés mais surtout une sérieuse réorganisation des habitudes de travail et pour la DSI, la mise à disposition de terminaux et d’applicatifs. C’est son domaine réservé avec l’#Unified Endpoint Management qui permet de gérer les environnements de travail sur de multiples périphériques. La DSI doit garantir la qualité des réseaux, interne ou mobiles et faire en sorte que le salarié soit tout aussi à l’aise à domicile. Evidemment la sécurité doit garantir le projet. Mais la perspective est claire, selon une enquête menée par Forbes Insight auprès de 2 158 DSI et utilisateurs finaux, les employés disposant d’un accès plus étendu aux applications de leur choix et nécessaires à leur travail ont huit fois plus de chances de dégager des gains de productivité, ils passent 14% moins de temps sur des processus manuels.

Ne pas caricaturer les « millenials »

Les nouvelles générations se montrent-elles plus pressantes sur les nouveaux usages ? Plusieurs DSI témoignent que non et se moquent des analyses sur les millenials. Certes férus de réseaux sociaux ou de vidéo, mais également soucieux le soir ou le week-end de pouvoir couper avec le travail. « On dit que les jeunes veulent de la mobilité et de l’accès, ce n’est pas vrai, il faut inverser cette idée, ils veulent leurs soirées et leurs week-end » lance l’un des participants.

Pour autant, la question people comme l’ont désignée plusieurs participants est la clé de tout. L’utilisateur va changer de cadre de travail, devenir plus productif, c’est l’autre but du Digital Workplace. Au DSI de travailler soigneusement l’accompagnement. Sans se tromper. L’accompagnement touche plus l’organisation et l’ergonomie des outils que la pratique des terminaux. « Tout le monde a un smartphone personnel, relève un participant, les chauffeurs de nos camions n’ont pas besoin d’être formés, ma bataille concerne les accès de nos dépôts en fibre optique ou les liaisons avec les camions ».

RSSI ou pas, les participants au dîner soulignent l’importance de la sécurité. Les comportements sont toujours en cause, comme le manque de précaution des utilisateurs dans les trains. L’un des DSI présents a réalisé son Digital Workplace, avec une formule sécurisée composée d’un VPN, d’un badge et d’un code. Le tout fonctionne à l’international dans un environnement très exigeant en matière de sécurité pour cette entreprise spécialiste de l’énergie. Une autre, encore très ancrée dans le secteur public, accueille régulièrement 12 000 personnes externes. Un sujet sécurité de plus, après celui des collaborateurs internes en mobilité pour quelques dizaines de milliers et les utilisateurs. Le CISO de cette très grande entreprise est maintenant rattaché au DSI groupe, pour une raison essentielle : organiser une force transverse de transformation numérique et obtenir le sponsoring du PDG lui-même, aux prises avec de toutes autres questions, sociales, juridiques et financières.

Chacun a son rythme de transformation

Les entreprises ne partent pas de rien. Deux d’entre elles avouent des mésaventures dans la virtualisation du poste de travail. D’autres citent Office 365 comme élément central de la transformation du poste de travail. Avec son potentiel et son cadre budgétaire. Certains relèvent l’importance prise par Skype et la disparition des téléphones fixes. Sans oublier le développement, ce n’est plus de l’émergence, des réseaux sociaux comme Yammer. Un DSI met l’accent sur le passage en SaaS de son CRM et de sa messagerie. Chacun a son rythme de transformation et sa propre maturité.

Les solutions informatiques sont là, mais l’environnement reste pesant, c’est le legacy. Au sens large du terme. Plusieurs participants évoquent les accès télécoms ou la qualité du réseau. « Si le réseau ne suit pas, vous pouvez démissionner avant qu’on ne vous mette dehors » glisse un participant, d’une entreprise internationale. Un autre, issu d’un grand nom du secteur public, note l’opposition ancienne entre « l’informatique champagne », celle de la transformation numérique et « l’informatique  cambouis », celle du legacy. Lui, à son stade de transformation juge utile de réconcilier les deux, si le numérique part trop vitre et trop fort, il est rattrapé et freiné par le legacy, mais s’il ne fait pas d’effort marqué, rien ne bouge.

Cette différence d’approches pour un même sujet fait le sel de ce dîner où des DSI de secteurs différents, évoluant chacun avec son passé, échangent sur leurs choix technologiques, leurs positions dans leurs entreprises respectives et leur propre rôle.

Pour plus d'information, vous pouvez lire : La force du partenariat VMware - Atos

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