Digital Workplace : une stratégie guidée, une productivité optimisée

Récemment, Insight a convié plusieurs DSI à dialoguer autour du thème de l’évolution du digital workplace. Parmi les nombreux échanges, il a été constaté que la maturité des entreprises sur ce sujet est très disparate et plusieurs d’entre elles avouent ne pas savoir par où commencer et s’interrogent sur la meilleure trajectoire à adopter. D’autres ont déjà fait des choix technologiques, mais souhaitent optimiser l’usage des suites collaboratives et de productivité installées. Parmi les difficultés soulevées, les DSI doivent trouver le juste équilibre entre proposer une expérience collaborateur aboutie et garantir dans le même temps un haut niveau de sécurité. Un exercice compliqué avec l’arrivée de la génération Z aux exigences numériques fortes.

Pour les aider dans leurs cheminements, Insight partage l’expérience de l’EDC Paris Business School. Face à la transformation numérique de l’enseignement supérieur (MOOC, e-learning, universités numériques) et l’obsolescence de ses solutions existantes, l’école a pris la décision de migrer sur Office 365 de Microsoft. Pour initier l’évolution de son infrastructure technique, Le DSI et directeur de l’information de l’EDC, Miguel Hernandez, a décidé sur les conseils d’Insight de migrer vers Exchange Online.

Concrètement, Insight s’est chargé de la négociation tarifaire, la mise en place des ressources pour migrer et l’achat d’équipement hardware. Au total, 2200 utilisateurs finaux ont été concernés et un délai de 7 mois a été nécessaire entre l’acquisition d’Office 365 et sa mise à disposition effective.

Sur le plan des bénéfices, l’école a unifié les communications internes, facilité les échanges entre l’ensemble des intervenants de l’école, intégré les utilisateurs nomades. Par ailleurs, « le système de messagerie a gagné en fiabilité et en sécurité », constate Miguel Hernandez et de saluer également « le service client de grande qualité de Microsoft et d’Insight ».

L’aspect accompagnement des utilisateurs s’est concrétisé par la création de « discovery workshops » à l’attention des enseignants-chercheurs pour les conseiller dans la construction d’une plateforme SharePoint. L’expérience s’est avérée très positive. Le DSI avoue que « cette disponibilité et cet espace d’échange sont un réel gain de temps pour nous rapprocher vraiment du besoin des utilisateurs ».

Ces derniers, enseignants ou étudiants ont adopté rapidement les différents outils de la suite de productivité. Les « digital natives » se sont immédiatement appropriés la solution en créant des groupes de travail et d’échanges, en misant sur le travail collaboratif sur des documents. Le tout sans besoin de formation ! Du côté des enseignants, ils ont rapidement mis en partage de documents à l’attention d’un groupe ou d’une classe d’étudiants sur OneDrive.