Dématérialisation, pour des services plus efficaces

« Depuis 10 ans, la dématérialisation est en train de passer d'une logique de capture et de saisie à l'automatisation des processus » résume Vincent Ehrström, directeur marketing d'Itesoft. En effet, la dématérialisation s'adapte, de plus en plus, aux métiers et aux organisations des entreprises en fournissant,  pour les collaborateurs, des documents sous la forme électronique accessibles depuis n'importe où et disponibles lorsque les gens en ont besoin. En clair, la dématérialisation se doit aujourd'hui d'apporter un partage de l'information instantané avec les outils de Ged (Gestion électronique de documents) et, de plus en plus, une optimisation des flux de documents grâce à des applications de workflow. D'ailleurs, la majorité de nos intervenants ont confirmé cette tendance de la dématérialisation d'aller vers plus d'automatisation des processus dans l'entreprise et ne plus seulement se contenter de numériser un document puis de l'archiver.

« La dématérialisation des processus signifie que le document doit avoir un engagement via le traitement des données, on doit ainsi pouvoir isoler la donnée, la comprendre et l'industrialiser sans perdre du temps dans sa recherche. Avec le papier, ce n'est juste pas possible, cela coûterait bien trop cher » explique Jérôme Mendiela, directeur du business développement du prestataire de services Numen. Un avis que partage Héléne Mouiche, analyste sénior au sein du cabinet d'études Markess International qui prend l'exemple de la facturation, le service plus répandu dans la dématérialisation, qui s'oriente davantage vers une automatisation globale jusqu'à l'avis de paiement (stratégie demand to pay en anglais). C'est la stratégie de nombreux fournisseurs ou éditeurs de plateformes comme Esker avec son offre Esker On Demand. Cette évolution vers les processus de l'entreprise est nécessaire, l'entreprise doit avoir une vision patrimoniale comme l'ont les oeuvres culturelles. Pour Jérôme Mendiela et Vincent  Ehrström, l'entreprise gagnerait en efficacité.

Des défis pour plus d'efficacité

Pour se faire, la dématérialisation doit faire face à un double défi. Le premier est fonctionnel, il s'agira pour l'entreprise de définir une stratégie moyen terme, de trouver des ressources humaines, du temps et de l'argent. Quant au deuxième défi, technique, l'entreprise choisira des solutions qui permettront « d'assembler » les morceaux du puzzle et d'homogénéiser les choix technologiques déjà engagés, et surtout ceux à engager. L'objectif recherché est d'atteindre une forte réactivité sans compromettre l'intégrité des services. Mais, pour l'heure, en France, on n'en est encore loin, à en croire nos différents intervenants, la dématérialisation reste bien souvent partielle, limitée à des fonctions voire à quelques services ou départements malgré les solutions innovantes et matures qui existent sur le marché. «Nous disposons des solutions pour acheminer les documents, les automatiser et accélérer le traitement des flux avec nos offres Captiva et Documentum XCP » confirme Gilles Goulay, Business manager chez EMC qui met en avant le Cloud Computing (comme accélérateur d'adoption solutions en mode Saas, voir encadré).

Illustration principale : Jérôme Mendiela, directeur du business développement du prestataire de services Numen

Encadré : Le Saas pour séduire les PME

La dématérialisation permet surtout de réduire le papier et, de ce fait, se donner une image « d'écolo », de diminuer les coûts administratifs, d'augmenter la productivité et de raccourcir de plus en plus les délais de traitements. Aujourd'hui, si la dématérialisation cible principalement les grands comptes ou les entreprises dont la volumétrie des documents traités a explosé, elle séduit de plus en plus les PME et TPE. Et pour cause, les offres ont gagné en simplicité grâce à des interfaces plus compréhensibles et intuitives et aux modes de distribution de type Saas.

« Le Saas séduit les petites et moyennes entreprises ainsi que les petites organisations dans le secteur public comme les communautés des communes, toutes nos plateformes de dématérialisation d'appels d'offres (ok-marche pour les collectivités et ok-offre pour les entreprises) sont disponibles en mode Saas, car avec le Saas, nos clients n'ont tout simplement pas à disposer d'une infrastructure informatique complexe et coûteuse en interne » indique Jérôme Lefèvre, directeur Business Unit chez Omniklès (propriété du groupe oodrive depuis juin 2011). Chez EMC, l'offre (Captiva- Documentum) devrait être disponible en mode Saas pour le premier semestre 2012.

En France, seulement un quart des grands comptes ont mis en place une solution de dématérialisation. Moins de 20 % des factures entrantes sont sous la forme électronique contre près de 50 % dans certains pays scandinaves. Et moins de 10 % des transactions électroniques des entreprises impliquent les deux tiers des fournisseurs contre 37 % en Allemagne et 30 % au Royaume-Uni. À voir ces chiffres, on peut se poser la question si la dématérialisation fait peur aux dirigeants d'entreprise ?

Le papier, un lien culturel fort

Pour la plupart de nos intervenants, ce retard est principalement culturel, le papier garde une place prépondérante dans l'entreprise. « La dématérialisation est certes un marché porteur et se développe dans les entreprises, mais malheureusement le papier reste culturellement très fort » constate Hélène Mouiche au travers de ses études chez Markess International. Aux yeux de nombreux responsables, le papier possède une valeur juridique sûre. Et pourtant, il ne faut pas oublier, comme le rappelle Jérôme Mendiala que le document numérique a aussi une valeur juridique depuis le 13 mars 2000. Mais, pour Hélène Mouiche, la dématérialisation n'est, aujourd'hui, pas aidée par le contexte légal qui reste encore flou en France contrairement à certains pays scandinaves ou à l'Espagne. Mais l'analyste de chez Markess reste optimiste pour l'avenir. « Les choses bougent et  la dématérialisation devrait se simplifier, aidée en cela par une législation plus souple».

Une organisation menacée dans l'entreprise ?

Autre crainte majeure de la dématérialisation, c'est la conduite du changement. «Pour qu'un projet aboutisse, il faut accompagner les entreprises et ses collaborateurs à conduire ce projet » insiste Jérôme Lefèvre, directeur Business Unit chez Omniklès qui met aussi en avant l'offre trop importante qui sévit dans la dématérialisation et qui peut effrayer les entreprises. Enfin, si la finalité d'un projet de dématérialisation est de décharger les collaborateurs de tâches fastidieuses, il ne faut pas oublier que ces mêmes collaborateurs sont inquiets sur leur avenir dans l'entreprise comme la suppression de leur poste. Il est donc important pour les responsables d'appuyer et de former leurs collaborateurs, pour les rassurer sur des fonctions à valeur ajoutée orientées vers le contrôle interne, le scoring ou le sourcing fournisseur ...

Garder le contrôle de ses données !

Placer des notes clients, des données commerciales sensibles, des informations de propriété intellectuelle, des secrets commerciaux ou des documents juridiques sur une ressource partagée située en dehors du pare-feu de l'entreprise peut paraître risqué. Les entreprises veulent savoir où les données sont  stockées ? C'est aux fournisseurs de fournir un niveau élevé de visibilité sur le lieu de stockage des données du client et de proposer des pistes de vérification complètes pour la gestion du changement. De même, le fournisseur se doit de proposer des solutions de sécurité ainsi qu'une visibilité sur les normes et les réglementations en vigueur telles que les normes PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), Bâle II ou toutes les lois qui existent au niveau national d'un pays. D'autant que, règlementations obligent, il faudra pouvoir faire la preuve de l'authenticité de ces données, stockées dans des coffres-forts électroniques dûment certifiés.

Illustration principale : Jérôme Lefèvre, directeur Business Unit chez Omniklès

Selon IBM, 80% des démarches administratives devraient être accessibles en ligne d'ici la fin de l'année 2011 contre environ un tiers en 2007, sur des sites tels que mon.service-public.fr. IBM par la voix de Pierre Lhoste, responsable du développement de l'activité secteur public et de son équipe, estime que le secteur public peut économiser 150 millions d'euros par an avec la dématérialisation des notes de frais et pas moins de 600 millions en repositionnant les fonctions RH sur les activités à valeur ajoutée grâce à la dématérialisation des processus de gestion du personnel.

À vrai dire, les choses avancent au sein de l'état. Le cadre réglementaire et les initiatives de l'état comme le DMP (dossier médical personnel),  le portail déclaratif pour les entreprises ASPOne.fr , le projet informatique de la direction générale des finances publiques dédié au secteur local Hélios où le projet chorus d'intégration des solutions SAP ont et vont contribuer à cette démocratisation de la dématérialisation. Rappelons qu'avec le projet Hélios, la direction générale des Finances publiques (DGFiP) a modernisé son système de gestion informatique des collectivités locales. Ainsi, Hélios permet de proposer la dématérialisation des titres de recette, des mandats de paiement et des pièces justificatives, de généraliser des moyens modernes de paiement (prélèvement ou TIP, paiement par Internet) pour le recouvrement des recettes locales ou de consulter via internet, en mode sécurisé, les informations budgétaires, financières et comptables détenues pour leur compte par leur comptable public. Pour ASPOne.fr (filiale du Groupe Tessi), c'est une initiative privée poussée par les pouvoirs publics (agréée par Edificas et le Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie). C'est un portail de télé-déclarations destiné aux entreprises, aux experts comptables et aux OGA (Organismes de Gestion Agréés) qui permet d'effectuer des télé-déclarations fiscales (EDI-TDFC, EDI-TVA) et sociales (DUCS-EDI, DADS-U, DUE).

Chorus, un projet ambitieux

Concernant le projet Chorus, il est en cours de déploiement, et sera totalement opérationnel le 1er janvier 2012. Chorus  vise à mettre à la disposition de l'ensemble des acteurs de la dépense, des recettes non fiscales et de la comptabilité, un système informatique unique et intégré de gestion financière, budgétaire et comptable, conformément aux principes édictés par la LOLF (loi organique relative aux lois de finances). Ce projet contribue ainsi à la modernisation et à la rationalisation des processus budgétaires et comptables des services de l'État français même si de nombreux couacs se sont fait connaitre ces derniers mois.

Concernant le secteur de la santé, la dématérialisation et la centralisation des données de santé d'un patient constituent les pivots de l'actuelle réforme hospitalière. Elle prend la forme du dossier médical personnel ou DMP qui est un véritable carnet de santé informatique, accompagné d'autres outils tels que le DDC (dossier communiquant cancérologie) ou le DP (dossier pharmaceutique) qui sont d'autant d'efforts de centralisation des informations que l'on puisse recueillir sur une personne, à des fins thérapeutiques. Cette centralisation se manifeste aussi par la création de réseaux ville/hôpital, hospitalisation à domicile et autres téléservices. Les systèmes d'informations dans le secteur de la santé semblent être une priorité pour les pouvoirs publics, le nouveau plan d'investissement Hôpital 2012 prévoit d'ailleurs de doubler la part des dépenses relatives aux systèmes d'informations hospitaliers (SIH) de 1,7% à 3%.

Illustration principale : Pierre Lhoste, responsable du développement de l'activité secteur public chez IBM

« Depuis le 1er janvier 2005, les collectivités locales sont tenues d'accepter des réponses dématérialisées d'appels d'offres » indique Jérôme Lefèvre, directeur Business Unit chez Omniklès. Et d'ajouter «on constate aujourd'hui que seuls 12% des réponses sont dématérialisées, tous secteurs confondus, avec une pointe à 35% pour le secteur de la santé ». Le constat est sans appel, la dématérialisation des appels d'offres publics est encore faiblement pratiquée. Et pourtant, depuis 2010, les organisateurs des appels d'offres peuvent imposer la dématérialisation pour les procédures de leurs choix.

D'autre part, les marchés publics de fournitures ou de services informatiques sont dématérialisés à 100%. Et à partir de janvier 2012, les pouvoirs adjudicateurs ne pourront plus refuser les réponses dématérialisées aux MAPA (marché à procédure adaptée) de plus de 90.000 euros. Rappelons aussi que l'intérêt de la dématérialisation des marchés publics repose aussi sur la possibilité pour l'entreprise de répondre à l'appel d'offre par voie électronique en toute sécurité et en toute confidentialité (signé avec un certificat et crypté).

Manque de motivation et offre trop importante

Comment peut-on expliquer cette faible adoption ? Selon nos interlocuteurs, plusieurs difficultés subsistent : une gestion trop importante de documents électroniques sur de gros appels d'offres qui fait peur aux entreprises, un manque clair d'enthousiasme sur ces nouveaux outils et une offre trop conséquente même si l'on voit apparaître des solutions plus simples à utiliser en mode Saas. «En 2004, on était 3 acteurs, après l'annonce du 1er janvier 2005 sur la dématérialisation des appels d'offres, on était 40 » résume Jérôme Lefèvre. Parmi les principaux acteurs, on peut citer Omniklés et ses offres OK-Marche (dématérialisation des appels d'offres) et OK-Offre (réponse électronique aux appels d'offres), Achatpublic.com, très bien implanté dans les petites collectivités ou encore Atexo et sa suite Local Trust qui s'adresse principalement aux grands comptes et aux grandes organisations publiques.

Illustration principale : Le site Achatpublic.com

La facturation électronique (fournisseurs et clients) est sans doute le secteur le plus courant dans la dématérialisation. C'est désormais un processus mature dans le monde professionnel à condition de respecter les règles définies par le législateur (Code Général des Impôts : art. 289 bis et 289V, art. 96F de l'annexe III ; § 267 à 351 du Bulletin Officiel des Impôts du 7 août 2003). Et pourtant, selon une étude menée par Eurostat en 2010, sur 30 milliards de factures éditées chaque année en Europe, seules 5% sont électroniques (environ 150 millions en France sur un total de 2 milliards), ce qui reflète encore la nouveauté du processus, les incertitudes réglementaires ou fiscales, surtout au niveau européen, ainsi que la réticence de certaines entreprises à investir dans ce domaine. Mais les choses devraient s'accélérer, en France, à partir du 1er janvier 2012, car l'État devrait s'engager à régler toutes ces factures en dématérialisant.

Et au niveau européen, une directive pour harmoniser la réglementation des factures a en effet été adoptée en juillet 2010 et doit être transposée au plus tard le 1er janvier 2013 dans chaque état membre. Pour Vincent Ehrström, directeur marketing de Itesoft, le cadre réglementaire doit être précis et le processus bien bordé dans les entreprises, deux conditions pour un bon déploiement. Un avis que partage Xavier Lainé, cofondateur et CIO de Primobox qui insiste sur l'importance des aspects juridiques et légaux. Si tel est le cas, les bénéfices ne se font pas attendre avec des économies à la clé et des gains importants sur la productivité.

Le PDF signé, une réelle attente

De par les prix onéreux des solutions d'EDI (Electronic Data Interchange), la facturation électronique a surtout séduit les grands comptes et peu les PME. Ainsi, pour inciter les PME à la dématérialisation des factures, le code général des impôts a validé via l'article 289-V, la génération d'une facture sous forme de fichier PDF. «La génération de facture au format PDF est un grand pas pour les petites structures » reconnait Jean-Cyril Schutterle, directeur du busisness developpement chez B-Process. Du côté du fournisseur, le déploiement d'une solution de PDF signé est transparent et n'apporte que peu de modifications. Aucune installation n'est à prévoir, il suffit de disposer d'une simple connexion internet sécurisée.

Ainsi, le fournisseur crée sa facture,  mais ne l'imprime pas, il la virtualise et génère un fichier. Puis il la transmet  à la plate-forme qui gère ses factures numériques. Une signature électronique est apposée soit au niveau du poste de travail de l'émetteur soit au niveau de la plate-forme du prestataire. Un contrôle de conformité est réalisé par la solution. Prenons l'exemple de B-Process, via l'outil "Uploader" B-Process, qui vérifie la bonne intégration et permet la correction en ligne des factures. Ensuite, la plate-forme billManager appose une signature électronique sur le fichier reçu lui conférant un statut de facture originale au plan fiscal. Précisons qu'une multitude de solutions de « PDF signé » existent sur le marché comme Qweeby, FactureBox, Edicot Logis Demat PDF.

Le Saas pour améliorer aussi l'efficacité

Une autre tendance qui améliore l'efficacité des services de factures dématérialisés, c'est l'adoption du mode Saas pour ces plateformes comme  Yooz chez ITEsoft, Esker On demand, Tools4comOIS, NovaScan Factures de Seres, etc... De plus, ce type de plateforme propose de nombreux connecteurs avec les logiciels comptables ou ERP du marché (CEGID, Microsoft, Sage, SAP...) pour faciliter l'intégration avec les systèmes de comptabilité en place. Il est important de préciser qu'un projet de déploiement de dématérialisation de facturation nécessite une gouvernance rigoureuse en combinant ces projets à la stratégie de l'entreprise et aux outils d'ores et déjà existants (archivage, signatures, GED...).

Vers une automatisation complète de la chaîne « achat-facture-paiement »

Au-delà des factures clients et fournisseurs dématérialisées, des projets plus larges d'automatisation des flux apparaissent, de la dématérialisation de la demande d'achat, en amont de la facture, jusqu'à l'avis de paiement en aval. L'envoi des avis de paiement au format papier reste le principal mode de transmission et repose encore donc fortement sur l'échange papier traditionnel, les deux autres modes choisis étant l'e-mail (l'information relative au paiement étant plus ou moins formalisée, directement dans le corps du message électronique ou dans un fichier électronique attaché) et le téléphone. Selon Markess International, les DSI motivent l'adoption de la dématérialisation des avis de paiement par deux raisons : l'allègement des charges administratives (par exemple, en réduisant le nombre d'appels reçus des fournisseurs pour vérifier le paiement des factures et l'amélioration de la relation avec les fournisseurs). Cette automatisation ne peut se faire que si les plateformes s'intègrent parfaitement les unes aux autres.

En pratique, un certain nombre d'éditeurs (Basware, Ariba, Hubwoo, etc.) proposent déjà des solutions « Purchase-to-Pay ». Mais les clients sont rares hormis quelques grands comptes comme Thales ou Renault. La majorité des fournisseurs proposent donc des offres modulaires qui s'intègrent avec l'existant. Pour Markess, le contexte est néanmoins favorable à plus ou moins long terme grâce notamment aux initiatives au niveau de l'Union Européenne, aux administrations (PEPPOL pour promouvoir les échanges électroniques entre les administrations européennes et les entreprises, directive de juillet 2010 en faveur d'une simplification de la facture électronique), au cadre légal et réglementaire favorable (LME, SEPA...) et à la prise de conscience de l'optimisation des gains et de la rentabilisation des investissements réalisés.

Illustration principale : Xavier Lainé, cofondateur et CIO de Primobox

Encadré : Une solution dématérialisée alternative au crédit-entreprise

« Avec Invoice2CASH, notre plateforme collaborative d'affacturage inversé, notre objectif est de connecter les clients et les fournisseurs autour de la facturation et d'éviter ainsi les conflits et de diminuer les papiers administratifs » résume  Jean-Cyril Schutterle, directeur du business développement chez B-Process. En effet, l'affacturage inversé repose sur un mécanisme simple qui associe un donneur d'ordre (le client), un fournisseur et un partenaire financier (une banque en l'occurrence). Proposée en mode Saas, la plateforme Invoice2CASH est indépendante d'une banque et repose sur trois piliers.

Déjà, lorsque les factures sont validées par le client, le fournisseur peut réclamer un paiement de ces factures total ou partiel par anticipation. Grâce à la plateforme, les fournisseurs ont une vue globale de leurs créances en temps réel. Ensuite, une banque ou un établissement financier autre sélectionné par le client  verse alors au fournisseur les montants correspondants, à un taux d'intérêt bonifié (le taux est déterminé en fonction des banques et de la pérennité des clients). Enfin, le client règle le financier à l'échéance des factures, il communique automatiquement les dates de paiement des factures depuis leur PGI par exemple. « Avec ce type de plateforme dématérialisée, on rentre dans la Supplychain Finance » conclut Jean-Cyril Schutterle

"Le bulletin de paie dématérialisé apposé à une signature électronique est actuellement une tendance forte dans les entreprises» lance Jean-Yves Faurois, directeur des services opérés et responsable sécurité chez Keynectis. En effet, pour être conforme à la loi (article L3243-2 du Code du travail modifié par LOI n°2009-526 du 12 mai 2009 - art. 26), le bulletin de paie est signé électroniquement sous la forme d'un PDF signé avec la mention de la date et de l'heure, garantissant ainsi la valeur probante du document produit par l'employeur.

Ensuite, il est déposé dans le coffre-fort électronique du salarié dans l'entreprise pour une durée de 50 ans. Précisons que ce coffre-fort est généralement accessible, sur Internet par un identifiant et un mot de passe qui sont propres au salarié. Plusieurs solutions sont disponibles sur le marché comme Cegedim SHR avec ses offres Teams et Arkevia (pour le coffre-fort électronique), Novapost avec ses outils Novapost RH et Novapost DS, efolia avec eFolia RH ou encore Primobox avec DematRH en partenariat avec CDC Arkhinéo. Le contrat de travail : d'abord, maîtriser les aspects juridiques Hormis le bulletin de paie, une tendance encore peu pratiquée se dessine, c'est la dématérialisation du contrat de travail. « Même si c'est une réelle tendance, le contrat de travail est assez complexe et critique à dématérialiser en France, car le fournisseur se doit de fournir un travail important sur les plans juridiques et sociaux. Chez Primobox, nous avons à ce titre une équipe dédiée aux aspects juridiques de la dématérialisation, ces activités représentent même entre 10 et 15% de notre chiffre d'affaires» remarque Xavier Lainé, CIO de Primobox.

La dématérialisation du contrat de travail n'est pas à la portée, mais elle est très pratique et avantageuse notamment pour les contrats de travail temporaires (force de vente supplétive par exemple). « Prenez l'exemple des stadiers dans le club du PSG, ils travaillent à la journée. Ils sont 600 pour certains gros matchs, émettre des contrats de travail pour 600 stadiers est un travail peu productif et surtout couteux» indique Xavier Lainé. Ce coût est en grande partie lié aux obligations légales et au droit du travail français, rendant la rédaction d'un contrat de travail souvent complexe, mais il est aussi lié à l'éditique, aux délais et aux échanges nécessaires à la conclusion du contrat de travail entre le salarié et l'entreprise.

Pour se faire, des solutions comme Primobox RH Sign ou la plateforme Pixid, automatisent l'ensemble des démarches de la réalisation d'un contrat de travail dans un environnement sécurisé (coffre-fort électronique). Cela va ainsi de la collecte des informations nécessaires à l'accueil du salarié, à la constitution du dossier électronique individuel en passant par la collecte en ligne des pièces justificatives (diplôme, carte vitale, attestation de sécurité sociale, justificatif de domicile, RIB) sans oublier la validation et la signature en ligne du contrat de travail. Illustration principale : Jean-Yves Faurois, directeur des services opérés et responsable sécurité chez Keynectis

«Dans quelques années, tous les individus disposeront d'un certificat numérique unique », assure Nathalie Sclang, directrice marketing et développement chez CertEurope. Pour sa part, Jean-Yves Faurois, directeur des services opérés et responsable sécurité chez Keynectis imagine le certificat intégré dans la future carte d'identité des individus. À ce titre, selon Nathalie Sclang, certaines entreprises expérimentent le certificat (de classe 3+ pour plus de sécurité) intégré dans une carte remise en mains propres pour l'accès et la signature électronique. En France, EADS travaille sur cette convergence d'intégrer des certificats dans des cartes physiques, mais les règles de confiance doivent être rigoureuses dans l'attribution des cartes.

Manque de soutien autour de la signature électronique

Si la signature électronique se démocratise lentement, le marché n'est pas encore mature.  «De nombreux responsables en entreprise n'ont pas totalement compris la signature électronique» relève Jean-Yves Faurois. Et d'ajouter «plus généralement, on donne beaucoup d'importance à la signature électronique, mais c'est une brique dans un processus plus global. Les aspects techniques de la signature sont peu importants par rapport aux solutions applicatives globales du processus ». D'autre part, en France, à en croire certains de nos interlocuteurs, l'usage de la signature semble piétiner, car les organismes (comme la direction générale des impôts par exemple) ne respectent pas forcément les référentiels du RGS (Règlement général de sécurité), les discours sont flous, ils donnent l'impression que l'on peut se passer de la signature électronique. «Rendez-vous compte ! La plateforme interministérielle d'appels d'offres n'accepte pas les formats de signature conformes à la RGS » intervient Jean-Yves Faurois.

De ce fait, les fournisseurs sont hésitants et ne savent pas quoi faire pour leurs applications. C'est une perte de temps alors que notre pays était plutôt en pointe dans ce domaine dans les années 2000. D'autre part, la signature électronique du poste de travail souffre d'un manque de simplicité. Il faut toujours installer un bout de logiciel même si des efforts ont été réalisés dans la simplification. Pour répondre à cela, les fournisseurs comme Keynectics avec leur solution Kwebsign déportent la signature dans un environnement sécurisé où l'utilisateur n'a plus rien à installer, mais doit juste se connecter. Ce service fonctionne comme un service de paiement bancaire (authentification en fonction des éléments que donne l'utilisateur). Il dispose d'un certificat éphémère qui a une durée de vie très limitée, de quelques minutes. Sur les aspects techniques de la signature, il y a peu d'évolution hormis les certificats SSL qui seront davantage sécurisés. À court terme, l'évolution majeure de la signature numérique se trame sur les aspects juridiques au niveau européen. En effet, chaque pays a ses propres règles et il est aujourd'hui important de les harmoniser.

Illustration principale : Nathalie Sclang, directrice marketing et développement chez CertEurope

Moins de courriers perdus, un traitement plus rapide des documents et moins de papier et de photocopies, voici les principaux avantages annoncés par Frédéric Chaminade, responsable commercial et technique chez DMS, l'intégrateur qui a mis en place EloProfessionnal, une solution de dématérialisation des courriers au sein de la mairie de Huisseau-sur-Cosson.

La décision de cette mairie de 2200 habitants a aussi été motivée par la mise en place de multifonctions, parfaitement complémentaires avec la solution de dématérialisation. La force de cet outil (édité par la société allemande ELO Digital Office) est  sa simplicité d'utilisation. Elle reprend les logiques de rangement bien connues : dossier, intercalaire, classeur, armoire, étagère, désormais représentés par des icônes. C'est aussi sa richesse fonctionnelle avec l'intégration des moteurs d'indexation, de recherche et de workflow pour la partie métier. « Aujourd'hui, on va bien au-delà du courrier en intégrant la demande de permis de construire, la réponse aux appels d'offres ou encore la gestion des parcelles dans les cimetières... » souligne Frédéric Chaminade.

La principale difficulté rencontrée n'est pas technique, mais plutôt organisationnelle liée à la conduite du changement auprès des 10 à 15 utilisateurs réguliers dans la mairie. Néanmoins, ces difficultés sont à relativiser, car la formation s'est bien déroulée. « Quatre sessions d'une journée ont été nécessaires pour que le personnel de la mairie maîtrise l'outil » justifie Frédéric Chaminade. Pour le maire adjoint chargé des finances, le personnel et les élus se sont vite appropriés l'outil et les formations leur ont permis d'approfondir les fonctionnalités avancées. Notons que cette solution est fonctionnelle avec les unités administratives des finances, de la préfecture et du Conseil Général. Les Marchés Publics sont également intégrés ainsi que l'automatisation des échanges avec les notaires. Quant à la signature électronique, elle est prévue pour 2012, des tests sont déjà en cours selon Frédéric Chaminade.

La mise en place de ce projet a nécessité trois semaines environ pour un budget total d'environ 10 000 euros pour le traitement de 100 000 documents. Passé cette limite, la mairie devra débourser 3 000€ supplémentaires pour une version illimitée de l'outil. Précisons enfin que l'installation de ce projet a conduit à l'achat d'un serveur et de quelques grands écrans pour une meilleure visibilité des documents numérisés en remplacement du papier.

Illustration principale : Frédéric Chaminade, responsable commercial et technique chez DMS