Comment mieux recruter et intégrer les candidats

Aujourd’hui, devons-nous encore parler de gestion des RH au vu de la richesse fonctionnelle des plateformes SIRH des principaux éditeurs ? « En cinq ans, nous sommes effectivement passés de la gestion des RH à la gestion du capital humain incluant l’expérience utilisateur, l’engagement du collaborateur ou encore la vision des compétences et la gestion des opportunités », résume en quelques mots Jean-Stéphane Arcis, dirigeant et co-fondateur de TalentSoft qui souhaite devenir un leader en Europe des pure-players RH en Saas pour les entreprises de plus de 500 salariés. Et d’ajouter : « La vague d’équipement des entreprises a débuté il y a 8 ans, mais à cette époque les sociétés déployaient une solution qui répondait à un besoin, en quelque sorte du best of breed orienté efficacité. Cette époque est révolue, les entreprises réclament des plateformes agiles capables de répondre aux enjeux de demain, je dirais qu’entre 15 et 20 % des entreprises sont déjà équipées de ce type de plateforme, le potentiel est donc énorme ». François Bouchery, directeur du delivery applications métiers (CRM, RH et finance) chez Umanis, voit effectivement une forte croissance dans le domaine de la gestion des talents, de la rémunération, du recrutement ou encore des performances via la BI et la datavisualisation qui équipent, selon lui, déjà 25 % des entreprises. « Rien qu’en 2018, nous avons comptabilisé une dizaine de projets de datavisualisation RH ». Dans ce contexte, TalentSoft (700 salariés pour 100 M€ de revenus en 2019, soit 33 % de croissance) tient forcément à se placer comme un acteur majeur et pérenne dans ce domaine. Comment ? En misant sur sa R&D qui travaille avec les DRH pour améliorer sans cesse sa plateforme notamment sur l’expérience utilisateur, en étant un acteur européen qui applique les réglementations européennes (lieu où se trouvent les données, RGPD, etc.) et en étant aussi un acteur présent à l’international (Amérique du Nord et Asie) pour répondre aux besoins des entreprises multinationales. A l’image de Safran qui déploie aussi TalentSoft aux Etats-Unis, de La Poste, de Total, de la Deutsche Bahn ou encore de Fleury Michon, autant d’entreprises qui utilisent Talentsoft. Bien sûr, l’éditeur français doit aussi faire face aux géants américains du secteur comme Cornerstone OnDemand et ses 38 millions d’utilisateurs dans le monde, Oracle, Workday mais aussi l’allemand SAP via son rachat de la société californienne SuccessFactors en 2011. 

« Avec SuccessFactors, nous capitalisons sur notre plateforme de performances des RH en SaaS mais aussi sur notre savoir-faire dans le domaine des applications métiers et, bien sûr, sur notre historique sur le back office », confirme Romain Herbeau, directeur commercial de SAP SuccessFactors. Le porte-parole de SAP insiste que le SIRH doit se positionner sur l’expérience de l’utilisateur de plus en plus enrichie. SAP a d’ailleurs racheté Qualtrics pour la développer. Le périmètre de SucessFactors est large, il couvre toute la vie professionnelle du collaborateur qu’il soit salarié ou externe en profession indépendante par exemple : du marketing de recrutement pour capter les candidats à l’engagement des employés (on-boarding) en passant par la gestion des compétences et des talents, sans oublier l’inévitable gestion globale des processus RH (Core RH). A l’instar de nombreux éditeurs, SAP encourage les salariés à utiliser la plateforme via les self-services et à intégrer de l’IA pour accélérer les prises de décisions à partir de l’exploitation des données. SAP va toujours plus loin dans sa quête à l’innovation, par exemple, l’éditeur vient de finaliser l’intégration du spécialiste du Workforce Management FieldGlass racheté en 2014. Parmi les clients français déjà séduits par SuccessFactors, citons le groupe Occitane qui a déployé la plateforme dans ces différents sites dans le monde.

Les RH au coeur de la transformation numérique des entreprises 

Pour Workday, la transformation numérique des RH est centrale dans l’entreprise. « Nous constatons chez un certain nombre de nos clients, comme le Club Med par exemple, que l’application Workday est la plus utilisée dans l’entreprise », souligne Thierry Mathoulin, directeur général de Workday France. Le dirigeant insiste donc à juste titre sur le capital de développement que représentent les collaborateurs ; il est donc important de pouvoir leur offrir la meilleure expérience concernant leur parcours, et ce, dès le recrutement. Mais pour cela, les données doivent être les plus fraîches, les plus fiables et les plus complètes possibles. « Les données sur les employés sont ce qu’il y a de plus précieux dans l’entreprise », confirme Thierry Mathoulin. A partir de ces données, Workday peut enrichir sa plateforme SaaS de nouvelles fonctionnalités et, via l’IA, proposer par exemple des analyses prédictives sur des départs anticipés de collaborateurs ou des chatbots pour interagir avec les employés… Au-delà de la richesse fonctionnelle de la plateforme Workday (de la paie à la gestion des talents et de la performance en passant par la rémunération et la formation), le dirigeant français mise surtout sur la confiance des utilisateurs dans l’adoption de l’outil : « Depuis 4 ans, nous avons observé l’intérêt de la transformation digitale dans les RH. Toutefois, le passage à l’acte doit aussi être initié par la direction générale, sans oublier l’importance de l’implication des utilisateurs. L’accompagnement de la conduite du changement est, dans ce contexte, un élément majeur à prendre en compte », admet Thierry Mathoulin. Sur le terrain, Workday peut déjà se féliciter d’avoir conquis des grandes entreprises françaises dont Lyreco, Airbus, Thalès, Michelin ou encore la Mutuelle Générale qui utilise la paie et la gestion du temps.

Pour Oracle, l’autre géant du SIRH, le collaborateur, le salarié, l’utilisateur, quel que soit le mot, il doit être placé au centre de la transformation numérique, l’expérience utilisateur est donc là aussi le fil rouge dans la gestion globale des RH. « Terminée cette expérience RH très fragmentée, place à une gestion unique des données via toutes les technologies nouvelles qui se présentent à nous comme l’IA, les chatbots, l’automatisation... Chez Oracle, nous avons donc réécrit nos applications dans le cloud dont notre offre HCM, l’objectif étant d’avoir une seule et même interface et d’apporter des mises à jour tous les trois mois contre six auparavant », détaille Sylvain Letourmy, directeur de la stratégie HCM pour l’Europe du Sud chez Oracle. La plateforme d’Oracle recouvre bien sûr le Core RH (issu de PeopleSoft et JD Edwards) enrichi d’un certain nombre de fonctions qui couvre le recrutement, le onboarding, la partie analytique, etc. « En tant que plateforme centrale, nous nous intégrons avec de nombreuses fonctionnalités soutenues par des startups, c’est notre approche Open Innovation qui compte 211 entreprises innovantes dans notre place de marché », indique Sylvain Letourmy. Cette ouverture concerne aussi les réseaux sociaux comme Linkedin où un accès aux données va permettre d’importer des profils Linkedin dans le HCM d’Oracle. Parmi les utilisateurs d’Oracle HCM, citons en France le groupe Metro (voir le témoigne client ci-dessous), mais aussi le port de Dubaï qui pratique la gestion de la performance (Performance Management).

Les PME/ETI loin d'être oubliées 

Hormis ces grands éditeurs SIRH qui ciblent souvent les grands comptes, il existe aussi des plateformes RH en SaaS qui visent les PME et les ETI entre 5 et 5000 collaborateurs ainsi que des grands comptes comme la suite Lucca très réputée sur la gestion et le suivi des temps de travail. On peut aussi citer OneAragon d’Econocom qui se démarque par sa couverture fonctionnelle mais aussi Eurecia (voir témoignage client) pour sa simplicité et ses possibilités avancées dans la gestion des talents et le bien-être en mesurant la qualité de vie au travail des salariés. Enfin, n’oublions pas Beqom, un éditeur franco-suisse qui s’est taillé une solide réputation dans la gestion de la rémunération que même certains géants du SIRH ne savent pas encore forcément bien traiter. Microsoft, AG2R La Mondiale ou encore Orange sont des clients de Beqom.

A qui s'adresse-t-on dans l'entreprise ?

Aux responsables RH en priorité, cela ne fait aucun doute. « Les grands arbitrages restent aux mains des DRH », insiste Jean-Stéphane Arcis, dirigeant et co-fondateur de TalentSoft dont la R&D travaille étroitement avec les responsables de ressources humaines. Pour Sylvain Letourmy, directeur de la stratégie HCM pour l’Europe du Sud chez Oracle, les DRH prennent la main sur la culture de l’entreprise, ils sont donc des interlocuteurs indispensables. Un avis que partage aussi Romain Herbeau, le directeur commercial de SAP SuccessFactors : « Les RH font aussi preuve d’innovations et ont bien compris cette notion de plateforme. » Bien sûr, à en croire nos interlocuteurs, la DSI reste évidemment impliquée dans ces projets. « La sécurité des données, l’intégration dans l’existant, l’analyse des besoins additionnels sont autant de points à aborder avec la DSI quand on est un DRH », reconnaît Sylvain Letourmy.

« Nous voyons surtout des binômes DSI-DRH qui fonctionnent très bien dans les grands comptes, les DRH identifient les besoins des collaborateurs, les DSI se chargent, quant à eux, d’identifier les aspects liés à l’intégration du SI et la sécurité », constate Jean-Stéphane Arcis. Un avis que confirme François Bouchery, directeur du delivery applications métiers (CRM, RH et finance) chez Umanis : « Pour des projets globaux, nous avons souvent à faire à des binômes, les DSI ont désormais cette vision business à l’instar des DRH ou des métiers en général, en toute honnêteté, c’est un sujet déjà consommé. » Même son de cloche pour Thierry Mathoulin, directeur général de Workday : « Nous n’observons plus d’anicroches entre les DSI et les DRH, c’est un débat passé. Les DSI sont même moteurs sur certains projets RH. »

Souvenons-nous du concept inédit Reveal by l’Oréal lancé par l’Oréal il y a presque 10 ans. Le géant des cosmétiques avait donc créé un jeu pédagogique en ligne posé aux étudiants de toutes disciplines et de tous horizons dont l’objectif était bien de trouver de nouveaux profils de candidats intéressants pour les besoins du groupe. Cette façon de recruter est la gamification, une approche très tendance dans de nombreuses sociétés à l’image de KPMG, en partenariat avec Penna Plc, qui avait lancé, pour recruter des stagiaires, le challenge en ligne 80 Days : Race The World, une course de montgolfières durant 80 jours. Le gagnant s’est vu offrir un stage au sein du cabinet, ainsi qu’un bon de voyage. 

Ce mode de recrutement ludique s’est donc largement étendu dans les entreprises. C’est même devenu un véritable business, de nombreuses startups s’y sont engouffrées comme Origamix, CodinGame, Pipplet, etc. La gamification n’est pas la seule approche dans ces nouvelles façons de recruter, les réseaux sociaux professionnels comme Linkedin, Viadeo sont toujours très sollicités par les recruteurs, mais les entreprises n’hésitent pas aussi à scruter les réseaux sociaux grand public comme Facebook, SnapSchat ou Instagram pour capter de jeunes talents, toujours à l’image de l’Oréal qui a lancé Instagram lorealtalent il y deux ans et demi. Selon HelloWork qui édite les plateformes RegionsJob, ParisJob, Cadreo et BDM/job, 30 % des recruteurs utilisaient en 2018 les réseaux sociaux personnels pour trouver des candidats et 70 % les réseaux sociaux professionnels. 

Des chatbots en aide au recrutement

Enfin, une tendance s’affirme de plus en plus dans les recrutements, c’est l’arrivée de l’IA avec les chatbots. Si la pratique est encore timide selon HelloWork (seulement 3 % des recruteurs les utiliseraient en 2018), il ne fait aucun doute qu’elle s’imposera à l’avenir comme une pratique courante dans le recrutement. « Les chatbots, effectivement tout le monde en parle mais les entreprises cherchent à savoir comment les exploiter, de nombreux clients nous le demandent, nous sommes clairement dans une démarche d’innovation qui va se développer », souligne François Bouchery, directeur du delivery applications métiers (CRM, RH et finance) chez Umanis. Certaines entreprises ont franchi le pas comme le groupe La Poste qui a créé en 2017 Co’Pilot, un chatbot qui répond aux questions des candidats tous les jours et à toute heure, et qui peut les orienter dans leur recherche d’emploi, de stage ou d’alternance au sein du groupe.

Adecco, de son côté, a lancé Aloha, son chatbot directement accessible via Facebook Messenger permettant de répondre instantanément aux questions des utilisateurs pour mieux les guider parmi l’ensemble des offres proposées. Depuis mars 2018, ce chatbot est même disponible depuis la Google Home et l’assistant Google. Quant au cabinet d’audit et de conseils Mazars, son chatbot SAM via Facebook Messenger donne même des conseils pour se préparer aux entretiens d’embauche. Ces chatbots sont pour la majorité développés avec des startups comme Kick My Bot ou encore JAI (Jobs Artificial Intelligence) racheté, il y a quinze jours, par Jobijoba (groupe HelloWork) qui accompagne les candidats dans leur recherche d’emploi en France et en Europe. Enfin, d’autres moyens sont utilisés par les recruteurs comme la vidéo qui est plus fortement présente dans le quotidien des recruteurs : 17 % d’entre eux, selon l’étude d’HelloWork, utilisent un service d’entretien vidéo différé pour la préqualification des candidats et 18 % pensent à le faire. Quant aux services de visio-conférence pour faire passer des entretiens à distance, ils sont 75 % à avoir franchi le pas.

« Auparavant, nous n’avions pas cette logique de suite logicielle en SaaS, nous utilisions plusieurs outils qui répondaient au mieux à nos besoins RH. Lassés de faire de la customisation, nous avons déployé en octobre dernier Oracle HCM en SaaS qui nous permet d’avoir une gestion intégrée et de bénéficier de mises à jour régulières prenant en compte les améliorations. Oracle HCM est un bon compromis, la suite répond à 80 % de nos besoins », résume Jérôme Grillet, directeur du développement RH chez Metro, le groupe de distribution alimentaire btob pour les commerces de bouche et restaurants indépendants. Précisons qu’avec ses 4,3 Mds € de CA pour 9000 collaborateurs, Metro occupe une place de leader en France avec ses 98 enseignes. Suite à un appel d’offres et après avoir testé plusieurs solutions RH en SaaS, le groupe Metro a finalement retenu celle d’Oracle pour tout son processus d’évaluation, la revue des talents (compétences, projets de carrières, etc.) mais aussi la performance des collaborateurs. A noter que pour la gestion du recrutement, Metro France exploite la solution Taleo (racheté par Oracle en 2012), un choix hérité de la maison mère allemande qui, à l’heure actuelle, fait toujours le job. Quant au Core RH (outil administratif) et la paie, le groupe exploite toujours l’offre de SAP, laquelle s’interface avec la suite HCM d’Oracle.

Idem pour la gestion des formations qui est toujours assurée par SAP mais pour Jérôme Grillet, c’est un chantier à venir tout comme la gestion des rémunérations. Bien sûr, l’usage d’oracle HCM a permis au groupe Metro de gagner en productivité, la digitalisation des RH chez Metro se mesure également en gains financiers mais ce ne sont pas les premiers bénéfices mis en avant par Jérôme Grillet : « Cette application nous permet avant tout de faire tomber les barrières professionnelles de nos collaborateurs, ces derniers remplissent eux-mêmes leur dossier et renseignent ainsi leur projet professionnel et ne sont plus seulement soumis à une seule voix, souvent celle de leur supérieur. Il y a cette transparence que nous n’avions pas auparavant ». Etant donné que toutes les données des salariés sont intégrées dans la solution, l’objectif du groupe Metro est, dans une prochaine étape d’évolution, de faciliter, via l’IA et l’analyse des données, la mobilité en interne des collaborateurs en proposant des postes directement à pourvoir depuis la plateforme. Notons au passage que les données sont stockées dans les datacenters d’Oracle situés en Europe. Pour ce projet, la DRH a travaillé en binôme avec la DSI via deux chefs de projet, l’un du côté de la DSI et le second côté RH. A terme, le groupe Metro envisage de créer une DSIRH (sous la DRH) qui fera l’interface avec la DSI.

« De 2012, la date de création du Dahlir, à aujourd’hui, nous sommes passés de 2, 3 salariés à 19. De ce fait, c’était devenu compliqué de gérer les ressources humaines avec des post-it collés sur les bureaux, des mails et des outils comme Word et Excel, pas forcément bien adaptés », lance Thibaut Fink, directeur adjoint du Dahlir (dispositif d’accompagnement de l’humain vers des loisirs intégrés et réguliers). Précisons que cette association, présente essentiellement dans les départements de la région Auvergne-Rhône-Alpes, a pour but de proposer un accès aux loisirs pour les handicapés. Le Dahlir a donc mis fin à cette gestion primaire des RH : « D’une part, il nous fallait une application qui facilite la vie de nos salariés et d’autre part, notre démarche écologique nous a aussi orientés vers une solution de dématérialisation. Fort de ces constats, nous avons fait le choix de la plateforme en ligne Eurécia accessible à toute heure et en tout lieu depuis son smartphone, sa tablette ou son poste de travail », souligne Thibaut Fink.

C’est en cherchant sur Internet que le dirigeant adjoint a fait ce choix, une autre solution dotée de plus de fonctionnalités et plus chère avait été testée préalablement. Le Dahlir utilise désormais la version allégée d’Eurécia baptisée Zen, bien adaptée aux entreprises de moins de 20 salariés. « Avec cette version, nous gérons les plannings, les temps heures modulées que les salariés remplissent eux-mêmes à distance et les congés, sans oublier les notes de frais. Nous injectons même les feuilles de paie afin de diminuer les impressions », détaille Thibaut Fink. Ce gain de temps global sur la gestion des RH pour le Dahlir se compare à l’équivalent d’un mi-temps d’une personne. Les équipes mettent aussi en avant la simplicité de l’interface et des paramétrages. Séduite, l’association envisage même de passer à la version supérieure d’Eurécia en exploitant de nouveaux modules de gestion des carrières et des talents qui correspondent à son développement, sans oublier le module onboarding pour bien intégrer les nouveaux candidats.

« Le SaaS, l’internationalisation de l’application, l’intégration d’un module de paie ont été entre autres nos trois critères décisifs dans notre choix vers Workday », indique Franck Haiblé, responsable projet Workday chez Webedia. Ce groupe de 2500 salariés dans le monde (dont un peu moins de 1500 en France) regroupe plusieurs marques dont Allociné, jeuxvideo.com, Purepeople, EasyVoyage, canalblog, etc., des marques souvent rachetées par le groupe. Résultat : une flopée de solutions RH en fonctionnement avec des temps de traitement très long, chaque entité avait son outil comme le précise Franck Haiblé, dont un certain nombre était maintenu par des prestataires externes. Lassé, l’objectif pour le groupe était donc d’harmoniser ce parc applicatif dédié aux RH vers une solution globale. Après avoir testé plusieurs solutions, le choix s’est finalement porté sur Workday pour les trois principaux critères cités précédemment par le responsable projet. Il faut savoir que pour l’usage du module paie, Webedia a été l’une des premières entreprises françaises à l’exploiter.

Parmi les multiples bénéfices cités par Franck Haiblé pour son groupe figure la réalisation d’un organigramme, pas forcément évident vu le nombre d’entités intégrées dans cette entreprise : « Grâce à Workday, nous avons effectivement pu dessiner notre premier organigramme, de savoir qui travaille avec qui. » De même, Webedia peut désormais suivre toutes les étapes d’un recrutement sans utiliser une pléthore d’outils comme le mail, Excel, etc. Enfin, depuis janvier, Webedia a mis en place la gestion des congés, là aussi, l’objectif était d’apporter de la simplicité et du suivi. A court terme, le groupe envisage d’aller plus loin en exploitant d’autres fonctions de l’application autour de la gestion des talents, des performances et du recrutement. « Nous sommes en phase de recrutement, nous devons aussi gérer le turnover ainsi que les compétences de nos collaborateurs en mutualisant les talents présents dans les différents pays où nous sommes implantés, Worday nous offre ces possibilités, nous sommes donc en pleine réflexion pour les utiliser à bon escient », souligne Franck Haiblé. En interne, ce projet a été initié par la direction générale, très impliquée dans la transformation digitale du groupe, sans oublier les décideurs métiers, IT et innovation. « Comme le disait notre CEO, avec Workday, nous passons d’une accumulation d’épiceries à un supermarché où l’outil est partagé par les opérationnels », mentionne Franck Haiblé. Bien sûr, Webedia assure la conduite du changement auprès de ses collaborateurs en menant un plan de formation par des vidéos, des tutoriels, etc.