Sony privilégie Share Point 2010

Microsoft a intégré dans SharePoint 2010 la technologie de recherche acquise en 2008 à l'entreprise FAST pour fournir un moteur plus affiné. Les employés de Sony se plaignaient souvent de ce que les requêtes de recherche effectuées dans la version 2007 renvoyaient des milliers de documents qu'il était difficile de parcourir. « L'arrivée de la recherche FAST était très attendue et nous avons eu beaucoup de retours positifs des employés » a dit Jim Whitmoyer. Les résultats de recherche FAST sont filtrés par type de documents, par auteur, par site ou encore par période, et se limitent à une douzaine de documents contre des milliers auparavant. La fonction FAST permet aussi de trouver dans l'entreprise la personne spécialisée en rapport avec les mots clefs recherchés, si bien que si quelqu'un est expert sur un sujet, son profil sera associé aux résultats

Même si Sony a introduit la gestion de documents depuis l'édition 2007, elle n'a guère utilisé MySites - l'accès à des sites personnels offrant un ensemble de fonctionnalités de réseau social. Avec la popularité des sites de médias sociaux et du fait de l'embauche de salariés plus jeunes, Sony a voulu utiliser MySites pour introduire dans l'entreprise une méthode de travail moderne. « Nos utilisateurs présents dans le monde entier doivent tous faire face à des problèmes de distance » explique le responsable. « SharePoint 2010 offre une meilleure façon de conserver des liens sociaux et d'accéder à des profils plus riches grâce à MySites. Si bien que, si quelqu'un recherche quelque chose sur un sujet en particulier, il peut rapidement obtenir l'aide d'un de ses collègues. »

« SharePoint 2010 est une opportunité pour remodeler l'environnement de travail chez Sony, » estime Jim Whitmoyer, « où les salariés échangeront et donneront leur avis sur les forums de discussion au lieu de s'envoyer des mails, et utiliseront les wikis au lieu de suivre les modifications apportées aux différentes versions de documents Microsoft Word qui transitent en pièces jointes avec les e-mails. » « Dans mon groupe, nous publions tous nos rapports vers notre wiki au lieu de faire circuler des docs Word par mail, » a t-il déclaré. « Des alertes m'informent lorsque les personnes travaillant avec moi ont ajouté de nouvelles pages sur le wiki et mon patron reçoit aussi des alertes lorsque je mets de nouvelles pages à jour. »

La fusion de SharePoint avec OCS (Office Communications Server) a également été une aubaine pour Sony, apportant un moyen plus facile de communiquer et limitant l'utilisation des mails. « Si je vois quelqu'un dans SharePoint, grâce à la gestion de présence d'OCS, je peux lui envoyer un rapide message instantané au lieu de trois ou quatre e-mails en va et vient », fait remarquer Jim Whitmoyer.

Pour rassurer le service juridique de Sony, les salariés doivent signer un accord d'utilisation avant de créer une page MySite, s'engageant en substance à agir de façon professionnelle et à ne pas poster de contenu inapproprié.

Le groupe utilise également la gestion de documents pour mettre fin à la confusion qui concerne les documents envoyés par mail. « Nous préconisons l'envoi de liens au lieu de l'envoi de documents » explique Jim Whitmoyer. L'une des questions que Sony n'a pas encore résolues, est de savoir comment satisfaire les utilisateurs mobiles qui ne peuvent pas accéder au logiciel, uniquement disponible sur l'intranet de l'entreprise. Mais ce n'est plus un problème si les salariés utilisent leur ordinateur personnel grâce à SharePoint Workspace, une fonctionnalité qui leur permet d'accéder hors ligne aux sites. Ainsi, toutes les modifications apportées localement sur un ordinateur non connecté au réseau d'entreprise seront synchronisées avec le serveur SharePoint, automatiquement ou manuellement.

Sony envisage également d'utiliser la suite BPOS (Business Productivity Online Services) de Microsoft, qui comprend des versions online d'Exchange et de SharePoint, afin que les utilisateurs mobiles, voire même les clients, puissent partager des documents en ligne. «Nous laisserons les données sensibles de l'entreprise sur la version client de SharePoint, et utiliserons l'outil en ligne pour une meilleure collaboration avec les clients et les partenaires» conclu Jim Whitmoyer.