Collaboratif : HyperloopTT propulse Facebook Workplace

Alors qu'elle cherche à révolutionner le transport de masse avec un modèle d'organisation « à la demande », l’entreprise Hyperloop Transportation Technologies (HyperloopTT) est confrontée à des défis inhabituels en termes de main d'œuvre : non seulement les personnes travaillant pour elle sont très dispersées géographiquement, mais la plupart sont employées à temps partiel. Cependant, l'un de ses plus grands défis est de s'assurer que son équipe de plus de 800 personnes peut collaborer efficacement au design et au lancement de la technologie Hyperloop. « Au début, nous avons travaillé avec différents outils - certaines équipes utilisaient Slack, d'autres Google Docs - et nous avons laissé chacune choisir celui qui lui convenait le mieux », a déclaré Dirk Ahlborn, fondateur et président d'HyperloopTT. « Mais depuis plusieurs années, nous avons consolidé toutes les solutions pour passer l’ensemble de la collaboration sous Workplace », a-t-il ajouté.

Une plateforme unique pour fédérer les collaborateurs

Créée en 2013, l'entreprise utilise toujours Google Docs en conjonction avec Workplace. Mais elle n’utilise plus Slack comme outil central de collaboration et de communication. L'une des principales raisons pour lesquelles HyperloopTT a choisi Workplace, c’est que l’outil de Facebook combine une messagerie instantanée avec une finalité réseau social et de partage de fichiers. « L’association de ces capacités a contribué à renforcer le sentiment de communauté parmi les employés et a permis aux collaborateurs de travailler ensemble plus efficacement », a déclaré M. Ahlborn.

« Le passage à une seule plateforme, en remplacement de différents outils, renforce le sentiment d’appartenance à la même entreprise », a-t-il ajouté. « Cela fait vraiment une énorme différence dans notre manière de collaborer. La solution Workplace est plus complète que Slack, qui servait surtout comme outil de messagerie ».

Des « défis uniques » en matière de collaboration et de productivité

HyperloopTT a été créée après la publication par l'entrepreneur Elon Musk d’un document de conception réalisé par les ingénieurs de SpaceX et de Tesla, intitulé « Hyperloop Alpha ». HyperloopTT, qui n'est pas affiliée à Elon Musk, est l'une des trois entreprises qui rivalisent dans la construction de systèmes hyperloop. L'entreprise fondée par Dirk Ahlborn a adopté ce qu'elle appelle une approche « à la demande ». Plus explicitement, des centaines de personnes de différents domaines - de la conception au marketing - ont demandé à participer à la création de la technologie d'HyperloopTT. Depuis, des personnels résidant dans 38 pays ont contribué à générer plus de 40 brevets, et à ce jour, l’entreprise a attiré plus de 100 millions de dollars de financement.

Les contributeurs s'engagent à consacrer au moins 10 heures par semaine au projet - souvent en dehors de leur propre emploi - en général en échange de stock-options. HyperloopTT emploie également une cinquantaine de personnes à temps plein, avec des « hyperleaders » responsables de la gestion des équipes et une cinquantaine de « partenaires d'entreprise ». Même si de plus en plus d’entreprises fonctionnent avec des freelances et des travailleurs distants, l'approche d'HyperloopTT reste peu conventionnelle du fait que la plupart des employés sont payés en stock-options et travaillent de manière semi-régulière. « La plupart des gens consacrent un minimum de 10 heures par semaine à notre projet. Et il ne s’agit pas de quelques individus qui se retrouvent dans des chats rooms. Les gens sont organisés en équipes, ils disposent des livrables et sont très impliqués, mais ils travaillent à domicile », a encore expliqué le fondateur.

Ce mode organisationnel pose des « défis uniques » quant à la façon de motiver et de communiquer avec les responsables d’équipe, qui doivent trouver un équilibre entre le travail que chacun réalise pour HyperloopTT et ses autres priorités, qu'il s'agisse de sa vie familiale, sociale ou de ses loisirs. « Les personnes qui travaillent avec nous ont presque toutes un emploi à plein temps et elles consacrent ensuite 10 à 20 heures par semaine en dehors de ce temps de travail, ou le week-end, au projet. Il faut donc faire en sorte qu’ils restent engagés », a déclaré M. Ahlborn.

284 groupes sur Workplace

L’outil de Facebook a permis de surmonter certains obstacles et il est désormais utilisé pour tout, depuis les annonces de l'entreprise jusqu’à la programmation des réunions en passant par l'échange de fichiers. HyperloopTT, qui a des bureaux à Los Angeles, Sao Paulo, Barcelone, Toulouse et Dubaï, compte désormais 284 groupes Workplace créés pour la collaboration transversale. Les utilisateurs peuvent poster des idées, dire comment ils progressent, contribuer à résoudre des problèmes, même avec des équipes localisées dans des fuseaux horaires différents et travaillant sur des plages horaires différentes. « Workplace leur permet vraiment d’échanger des informations et de se sentir qu’ils font partie intégrante de l'équipe, d'être connectés, d'obtenir différentes mises à jour, de communiquer en temps réel », a-t-il déclaré.

« Un autre de nos grands défis, c’est que les gens ne se connaissent pas… Workplace permet à chacun d’échanger des messages avec les autres, de mettre en relation les différentes équipes et à chacun de faire savoir s’il a besoin de quelque chose ou s’il a des idées pour améliorer les choses. Le modèle d’organisation a donc vraiment beaucoup changé. Avant, nos équipes étaient généralement composées de trois à sept personnes. Et si l’une d’elles ne fonctionnait pas, certains participants pouvaient se sentir à la fois frustrés et peu motivés », a-t-il encore déclaré. « Désormais, ils peuvent participer au travail d’autres équipes. Nous pouvons également mieux nous rendre compte quand les équipes ne sont pas performantes, et nous pouvons les pousser un peu plus vite. Il s'agit donc bien d'augmenter la productivité… », a-t-il déclaré.

« À partir du moment où chaque personne a accès à l'information, qu’elle peut entrer en contact avec toutes les autres personnes, vous supprimez un certain nombre d’obstacles. Et personne ne peut plus dire qu’il n’a pas eu telle ou telle chose ou qu’il n’a pas eu accès à telle ou telle information. Chacun peut contacter n'importe qui sur la plateforme, chacun a accès à la plupart des groupes, et si une personne a besoin de quoi que ce soit, elle peut poster un message sur la plateforme. Donc, oui, l’impact a été très important ».

Comme lors de tout grand changement, l'abandon de Slack et d'autres applications de communication a parfois suscité un certain désarroi parmi les utilisateurs. Même si les équipes d'ingénierie et les personnels plus jeunes avaient souvent une préférence pour Slack, la majorité a accueilli l'adoption de Workplace avec enthousiasme. « Au début, les personnes qui travaillaient beaucoup dans le domaine de l'ingénierie étaient un peu sceptiques, mais finalement cela n'a pas été un gros problème », a déclaré M. Ahlborn. « Quand elles ont commencé à utiliser Workplace et qu’elles s'y sont habituées, elles en étaient très satisfaites ».

Un modèle pour le monde du travail de demain

Dirk Ahlborn pense que, si le modèle organisationnel d'HyperloopTT est innovant, beaucoup d’aspects opérationnels, par exemple une majorité de personnes travaillant à distance et une structure moins hiérarchisée, pourraient se généraliser. « Je crois vraiment que de plus en plus de gens travailleront comme nous », a déclaré le fondateur de HyperloopTT. « De plus en plus de gens travaillent en équipes, à distance et à domicile ». Raúl Castañón-Martínez, analyste senior chez 451 Research, fait le même constat. « La structure organisationnelle actuelle d'HyperloopTT nous projette dans le monde du travail de demain », a déclaré l’analyste. « Certes, HyperloopTT est une entreprise de pointe plutôt unique, mais c'est aussi un bon exemple de ce à quoi ressemblera de plus en plus, demain, le monde du travail ». Selon lui, c’est à ces nouvelles modalités dans l’organisation du travail que tentent de répondre des fournisseurs de collaboration et de communication comme Slack et Workplace. Pour les entreprises, cela signifie souvent la prise en charge de plusieurs modes de communication synchrones et asynchrones en temps réel sur différents canaux, comme les communications « one-to-one », « one-to-many », et la gestion des communications à l'échelle de l'entreprise.

Si HyperloopTT a choisi de consolider les applications qu’elle utilise pour la collaboration et la communication, il n'est pas rare que les entreprises utilisent à la fois Slack et Workplace à des fins distinctes. « Slack et Workplace de Facebook sont nés et ont évolué de manière différente, et malgré le chevauchement des fonctionnalités, chacun de ces outils a des capacités distinctes », fait remarquer M. Castañón-Martínez. « La décision d'HyperloopTT de choisir Workplace est logique car, en plus de fournir des services de messagerie instantanée, de partage social et de partage de fichiers, l’un des principaux atouts de Workplace est sa capacité à répondre aux besoins de personnels éparpillés qui, dans le cas d’HyperloopTT, ne sont majoritairement pas employés à temps plein par l'entreprise. « Alors que Slack commence à répondre à ce genre de besoins, Workplace a pris en compte ce type de configuration depuis le début », a déclaré l’analyste de 451 Research.