Smart Office : comment Lenovo réinvente l'environnement de travail dans l'entreprise et à domicile

Pour répondre à ce défi, la digitalisation de l’entreprise apparait comme la solution. Toutefois, la massification du télétravail ne signe pas l’arrêt de mort des locaux professionnels. En effet, de nombreuses entreprises pratiquent le flex office et le télétravail hybride. Autant de nouveaux usages qui ont poussé Lenovo à mettre au point une gamme de solutions de collaboration intelligentes répondant aux problématiques des entreprises et des institutions. Associés à Microsoft Teams, ces smart devices renforcent la collaboration et par extension l’expérience de l’utilisateur.

Au cœur des préoccupations actuelles des entreprises, l’association Lenovo/Microsoft a pour objectif la mise en place d’un équilibre entre la technologie et le bien-être au bureau et en télétravail en utilisant Microsoft Teams. La synergie des savoir-faire de ces deux leaders de l’IT entend pérenniser la digitalisation de l’espace de travail, et ce bien au-delà de la pandémie actuelle :

• L’espace de travail entame sa mue digitale
• Lenovo, la rationalisation au service de la simplicité
• Microsoft Teams, l’allié de la collaboration à distance

L’espace de travail se digitalise

Considérer les locaux de son entreprise comme le seul endroit pour travailler apparait aujourd’hui comme extrêmement réducteur. A l’heure du nomadisme professionnel, les options sont démultipliées et les nouveaux usages, flex office, home office, télétravail hybride, poussent les entreprises à adopter le smart office pour digitaliser l’espace de travail. L’objectif étant de mettre la technologie au service des nouvelles habitudes professionnelles, des devices jusqu’aux infrastructures.

Dans cet environnement de plus en plus connecté et smart, « la collaboration est devenue l’élément clé de la productivité » comme l’explique Sébastien Brulé, Manager de la BU Smart Office chez Lenovo France. Il ajoute qu’« à l’image de l’arrivée du smartphone à la fin des années 2000, que l’on voyait d’abord comme un gadget complémentaire de son téléphone, les utilisateurs vont s’adapter à la collaboration à distance et adopter totalement ces appareils intelligents d’ici quelques années ».

Cette évolution du smart office s’applique premièrement auprès des employés qui, issus de générations différentes (cinq au total), s’entremêlent dans l’entreprise. Les plus jeunes, à savoir les Gen Z et les millenials ont des attentes différentes vis-à-vis de l’employeur, en termes de technologies et surtout de conditions dans leur environnement de travail. Sur ce dernier point, les chiffres parlent d’eux-mêmes puisque les entreprises ont globalement perdu 30 à 50 % d’espace de travail en cinq ans. Une tendance qui ne fait que s’accélérer face à la pandémie de coronavirus et à laquelle il faut ajouter, par ricochet, la baisse du temps de présence dans les locaux de l’entreprise.

Face aux enjeux de l’évolution des espaces de travail, Lenovo a mis au point une gamme d’appareils intelligents et connectés visant à favoriser la collaboration, à la fois au bureau mais aussi en télétravail.

Les usages de ces appareils pouvant être divers :

• Utiliser les ressources existantes de la salle de réunion
• Passer un appel téléphonique
• Créer une réunion spontanée
• Rejoindre une réunion Teams ou favoriser l’interopérabilité avec Zoom ou Webex

La rationalisation des équipements au service de la performance

Qu’il s’agisse des salles de réunion ou du télétravail, la multiplicité des devices et des process apparait comme un frein à la productivité. La gamme ThinkSmart de Lenovo met d’ailleurs l’accent sur la rationalisation des équipements dans les salles de réunion pour simplifier davantage les usages, la collaboration et l’expérience utilisateur. « Pour les réunions, la création de solutions tout-en-un fait passer le nombre d’appareils éparpillés dans l’espace de 3, 4, 5 éléments à 2 aujourd’hui, à savoir le terminal ThinkSmart Hub et la caméra » détaille Sébastien Brulé.

Cette rationalisation s’applique également au câblage et aux périphériques. En effet, les appareils ThinkSmart Hub permettent non seulement une meilleure captation audio et vidéo mais aussi une connectivité décuplée. Ce qui permet entre autres d’adapter cette solution à tous types de salles de réunion, petites et grandes, avec la même approche matérielle.

Le retour sur investissement est quasi immédiat. En témoigne l’entreprise Michelin qui s’est dotée d’une flotte d’appareils ThinkSmart 500 pour ses collaborateurs. Pour le géant français du pneu, l’enjeu était de pouvoir commencer les réunions à l’heure prévue de façon à gagner du temps et de l’argent. Concrètement, digitaliser les salles de réunion et permettre aux employés de travailler à distance grâce à Microsoft Teams a permis à Michelin de réduire de 5 à 15 minutes l’heure de début des réunions et d’économiser des millions d’euros de frais de transports annuels.

Pour une collaboration optimale, maintenir le lien avec les télétravailleurs apparait également comme primordial. Pour cela, Lenovo propose un smart display pensé pour le bureau déporté. Embarqué avec Teams, le ThinkSmart View devient alors l’assistant intelligent de l’employé où qu’il se trouve.

Microsoft Teams, l’allié de la collaboration à distance

Le besoin de collaborer à distance avec ses équipes et en tous lieux s’accompagne non seulement d’un renouvellement des équipements du poste de travail mais aussi d’un outil clé en main permettant de centraliser les informations tout en facilitant la communication entre collaborateurs. Microsoft Teams répond parfaitement à cet usage et son association à la gamme ThinkSmart de Lenovo « casse les limites physiques de l’espace de travail » comme le dit Christophe Cygan, Partner Sales Executive chez Microsoft.

Il affirme par ailleurs que « les périphériques tels que le propose Lenovo sont indispensables pour répondre aux attentes des utilisateurs en termes de qualité et d’expérience client (…) on veut que la collaboration devienne indépendante du lieu de travail de manière que l’employé ait le sentiment d’être à côté de ses collègues ».

Cette synergie fait également la part belle à la sécurité puisque l’utilisateur a la possibilité de couvrir sa webcam et de mettre les microphones en sourdine. Côté accessibilité, impossible de se connecter à la session sans les identifiants propres à l’utilisateur. Bref, de quoi offrir aux employés une sécurité de niveau entreprise, quel que soit leur espace de travail.

Devant la généralisation de l’usage de Teams, spécialement dans un contexte de télétravail de masse, le bilan est positif puisque l’application compte aujourd’hui plus de 115 millions d’utilisateurs quotidiens à travers le monde. Le cabinet Forrester a détaillé dans une étude les apports de Teams pour la collaboration en entreprise. L’application permettrait donc en moyenne de réduire le temps des réunions de 18,9 % tout en augmentant la prise de décision de 17 %. Et du côté des employés, le volume de mail baisserait de 20 % en moyenne tandis que la collaboration à distance ferait gagner jusqu’à 4 heures par semaine.

En conclusion, le smart office poursuit son développement grâce à des acteurs innovants proposant des solutions au plus proche des problématiques actuelles. En parallèle, de nouveaux usages tels que le home office et le télétravail hybride sont amenés à se pérenniser grâce à des outils permettant de casser les limites physiques de l’espace de travail jusqu’à mettre en place de nouveaux standards en termes de collaboration à distance.