Digital workspace, une approche globale est devenue nécessaire

Cela ne fait aucun doute, l’épidémie de la Covid 19 a changé nos habitudes de travail, le télétravail s’est ainsi généralisé. Dans de nombreuses entreprises françaises, des accords ont été signés en privilégiant de 1 à 3 journées de télétravail par semaine, ce sont même 3 entreprises sur 4 qui auraient mis en place un accord de télétravail selon le baromètre de l’ifop réalisé pour le Syndex, une société d’expertise comptable et publié en janvier 2023. Et les bénéfices de ces accords sont clairement identifiés : 51 % des représentants du personnel dans les entreprises reconnaissent une meilleure productivité des collaborateurs et près de 3 salariés sur 4 sont satisfaits de la politique de télétravail mise en place. « Un employé heureux est un employé performant », relève d’ailleurs Charlotte Nizieux, reponsable marketing et porte-parole chez Zoom, qui met en avant le bien-être du salarié dans l’entreprise. En contrepartie, on apprend, toujours à partir de cette étude, que 50 % des représentants du personnel estime que le télétravail a eu un impact négatif sur la solidarité et les échanges entre les collègues. Malgré cet isolement que peut procurer le télétravail, ce mode de travail hybride mélangeant présentiel et distanciel est parti pour durer et il est complètement illusoire de revenir en arrière, d’autant que c’est même devenu un argument majeur pour les jeunes recrues souhaitant intégrer une entreprise. D’ailleurs, tous nos interlocuteurs interrogés dans le dossier sur cet aspect sont unanimes, les jeunes recherchent plus d’autonomie et de flexibilité qu’ils retrouvent notamment dans le télétravail. François Familiari, SE Manager, Southern Europe et porte-parole chez Zoom, estime justement que de nombreux accords ont été entérinés par les RH par rapport à ce point. Et pour ces jeunes talents, le télétravail ne signifie pas forcément de rester à la maison mais de travailler par exemple depuis un espace de coworking ou même depuis l’étranger. C’est donc dans ce contexte que les solutions technologiques ont dû s’adapter à ce mode de travail. Certes, durant la crise sanitaire, il a fallu gérer l’urgence pour les entreprises par des achats massifs de PC portables pour des salariés obligés de travailler chez eux associés à des liens 4G sécurisés en VPN pour accéder à l’Internet et aux ressources de l’entreprise pour ceux qui n’avaient pas forcément un débit suffisant en ADSL. « Aujourd’hui, nous n’en sommes plus là, le travail hybride fait que l’ensemble des collaborateurs doit bénéficier d’un accès d’informations partagées de même niveau quel que soit l’emplacement où ils se trouvent », indique Charlotte Nizieux. L’amélioration de l’expérience de l’utilisateur fait d’ailleurs partie des éléments déclencheurs d’un projet selon Stéphane Padique, Digital Workspace Solution Engineering Manager, France & Iberia chez VMware : « Beaucoup de nos clients souhaitent des résultats sur l’utilisateur final, cela devient un KPI important : est-ce qu’il y a notamment des améliorations en termes de productivité et d’expérience ? Il y a deux ans, on ne voyait pas forcément ce type de demandes. »

Une diversité de besoins dans les projets

Un avis que partage Nicolas Loupy, directeur commercial grands comptes chez Citrix, qui mentionne également les nombreux projets de renouvellement en cours étant donné la progression constante de l’accessibilité des applications depuis le web. De même, le porte-parole de Citrix constate de nouveaux cas d’usages : « Il y a aussi une vraie nécessité de protéger sa propriété intellectuelle en travaillant de manière collaborative et sécurisée avec les sous-traitants, nous y travaillons notamment avec les industriels dans les secteurs de l’automobile et de l’aéronautique. » Parfois ce type de projet arrive suite à un rapprochement de plusieurs entreprises comme c’est le cas du cabinet de courtage Assurinco. « Assurinco monte progressivement en puissance (ndlr : rapprochement récent entre 3 entités) pour devenir un acteur majeur du Top 10 des courtiers, nous réfléchissons à ce titre à mettre en place un projet de flex office dès 2024 étant donné notre importante croissance à venir », projette Denis Lamouroux, gérant et DSI de la société CJL qui gère l’IT du cabinet de courtage Assurinco. D’autres entreprises comme le Crédit Agricole profitent d’un vaste réaménagement de leurs locaux pour envisager le Flex Office. Une chose est sûre, un projet de ce type n’est pas anodin et de nombreux freins sont perceptibles. Déjà l’hétérogénéité générationnelle des équipes, il est parfois compliqué de tout bousculer, les millenials (les 25-30 ans d’aujourd’hui) n’ont pas forcément les mêmes façons de travailler que les générations X (années 70) ou Y (années 90). De plus, la refonte d’un environnement de travail coûte cher à l’entreprise car, en plus des dépenses liées aux nouveaux outils numériques et à leurs dysfonctionnements (d’ailleurs très élevés lors du télétravail), se greffent des coûts de maintenance, sans oublier les coûts mobiliers (casiers personnels et petites salles de réunion) et immobiliers (réaménagement des espaces avec déplacement des prises et des lumières). La diversité des projets est réelle, ce qui complexifie aussi la signification réelle du digital workspace ; n'oublions pas que le digital workspace n’existe pas sous la forme d’un produit ou d’un service packagé qu’apprécient tant les entreprises, surtout les PME et les ETI. C’est d’abord une approche globale comme le rappelle Stéphane Padique.

La pandémie a donc non seulement montré les faiblesses des réseaux d’entreprises, mais a aussi engendré l’apparition de nouvelles failles, comme le simple fait de connecter un ordinateur à un réseau WiFi personnel qui, de fait, est moins sécurisé qu’un réseau WiFi professionnel. Quant au VPN massivement déployé lors du télétravail, cette solution périmétrique, qui fonctionne certes bien, n’est plus forcément adaptée aux usages d’aujourd’hui d’autant que les applications sont aussi à l’extérieur de l’entreprise. « Il ne faut pas croire qu’en déployant un VPN, on se sent parfaitement protégé, il y a aussi un agent, c’est donc une ouverture pour les attaquants et d’un point de vue ergonomique, ce n’est pas non plus optimal », reconnaît aussi Bernard Debauche, directeur Produit & Marketing chez Systancia, qui assimile la sécurité comme un levier pour la performance et la productivité dans le cadre d’un projet de digital workspace. Pour toutes ces raisons, l’approche Zero Trust fait son chemin. Cette architecture Zero Trust procure, en effet, une sécurité transparente, car l’utilisateur se connecte une fois et n’a pas à aller chercher un VPN en passant par un réseau interne de l’entreprise. Il faut donner l’accès le plus simplifié possible sans avoir à s’authentifier pour chaque application. « Chez Systancia, notre approche est donc basée sur la sécurité des accès et des identités, il faut donc activer ou désactiver l’accès suivant l’identité et le comportement de l’utilisateur en tenant compte du contexte. On ne donne pas les mêmes droits à tous les utilisateurs. Suivant la décision d’une entreprise, je peux par exemple interdire l’accès d’un serveur critique à une personne en télétravail. De plus, la caractéristique du Zero Trust est que vous ouvrez l’accès à la ressource uniquement lorsqu’elle est utilisée », explique Bernard Debauche.

En plus du ZTNA, VMware met en avant d’autres composants comme la gestion des terminaux, des applications, des OS et du réseau, des fonctions d’ailleurs proposées par la plateforme workspace One Mobile Threat Defense de VMware. « Workspace One est aussi capable d’écouter ce qui se passe, de croiser et de corréler les informations et d’automatiser les réponses », ajoute Stéphane Padique, Digital Workspace Solution Engineering Manager, France & Iberia chez VMware. La sécurisation du digital workspace ne se fait pas au travers d’une seule solution qui sait tout faire mais à partir d’un écosystème pour lequel il faut trouver un liant peut-être par l’intelligence et l’automatisation. De son côté, Citrix se focalise sur deux points importants : la sécurisation des accès et la protection de la propriété intellectuelle, et pour cela, Citrix promeut sa solution ZTNA Secure Private Access à la fois disponible pour les environnements on premise et cloud. « Notre offre regroupe la gestion des identités et propose aussi une multitude de fonctions, par exemple pour filtrer les URL ou interdire la capture d’écrans pour les collaborateurs à distance », donne en exemple Nicolas Loupy, directeur commercial grands comptes chez Citrix.

Souvenons-nous durant la crise sanitaire le succès rencontré des plateformes de visioconférence comme Zoom, Teams ou Webex pour les plus connues. Des millions d’utilisateurs ont fréquenté chaque jour ces plateformes pour communiquer et collaborer. Finalement, l’histoire se répète, les usages grand public finissent toujours par arriver dans le monde professionnel, ce fût le cas pour les réseaux sociaux, ça l’est aussi avec la vidéo. Et cette vidéo s’est généralisée dans toutes les solutions notamment les communications unifiées dans le Cloud, ou UCaaS, ces dernières jouant un rôle central dans le digital workspace. Même si aujourd’hui la vidéo est perçue comme une simple commodité, les éditeurs continuent d’innover dans ce domaine à l’image de Zoom qui a par exemple créé Intelligent Director, une fonction qui positionne, grâce à de l’IA, le meilleur angle d’une caméra sur l’utilisateur en cas de présence de plusieurs caméras dans une salle. De même, avec le rachat de Workvivo en avril dernier, Zoom souhaite aussi remotiver les équipes à distance et exploiter au mieux leur potentiel. Derrière ce rachat, le savoir-faire de Zoom dans la vidéo va aussi enrichir la plateforme collaborative d’engagement et de communication de Workvivo. De manière générale, l’éditeur américain a su intégrer au fil des ans des technologies inédites qui ont permis d’améliorer l’expérience de l’utilisateur comme l’atténuation des bruits ambiants, la modification de l’arrière-plan, l’application de filtres vidéo, l’amélioration de la qualité vidéo, sans oublier tous les outils annexes à la vidéo axés sur la collaboration (tchat, annotations, agendas, tableau blanc, enregistrements et transcriptions, etc.)

Forte intégration avec Teams

Sur cette partie visioconférence, de nombreux éditeurs de solutions de téléphonie et de communications unifiées ont une double approche. D’une part, ils proposent souvent une offre indépendante de visioconférence développée par leurs équipes en interne qu’elle soit positionnée pour un usage spécifique, verticalisé ou même universel. D’autre part, ces mêmes éditeurs ouvrent leurs plateformes vers l’extérieur, notamment vers Teams qui domine ce marché de la visio, même si l’Union européenne souhaiterait scinder l’offre Teams de Microsoft 365 pour des raisons justifiées de concurrence. Selon les chiffres du Cavell Groupe, Teams domine les communications dans le cloud en Europe avec 35 % de parts de marché. Dans cette intégration avec Teams, les acteurs des UCaaS comme Alcatel-Lucent Enterprise, Mitel, Dstny, Enreach et bien d’autres sont très avancés et mettent surtout en avant leur savoir-faire historique dans la téléphonie, cette dernière étant le point faible de Teams. « Notre plateforme Smart Mobile s’intègre nativement à Teams, des boutons dédiés sont directement opérationnels depuis l’interface de Teams. Les utilisateurs peuvent passer et recevoir des appels Microsoft Teams sur n'importe quel appareil », donne en exemple Laurent Silvestri, co-fondateur de Dstny. Chez l’éditeur Enreach, le choix a été fait de supporter plusieurs plateformes Teams bien sûr mais aussi Zoom, sans oublier l’offre maison baptisée Enreach Meetings et basée sur du Web RTC.

Pexip réconcilie les solutions de visioconférence

Selon Philippe Bralet responsable Marketing & Communication de Pexip, les entreprises possèdent en moyenne 3 à 4 solutions de visioconférence, ce qui ajoute autant de silos dans un système d’information déjà très complexe. Pour réconcilier toutes les solutions, Pexip joue donc sur l’interopérabilité, bref de combler en quelque sorte le fossé entre les plateformes de visioconférence modernes et les appareils de salle de réunion existants. « L’interopérabilité, c’est 60 % de notre chiffre d’affaires aujourd’hui », admet Stephan Schaaff, Senior Solutions Architecte chez Pexip, qui met notamment en avant le fort partenariat avec Microsoft autour de Teams. A ce titre, l’éditeur a lancé SIP Guest Join, une solution qui permet aux utilisateurs de rejoindre des réunions Teams organisées par n'importe qui, interne ou externe à leur entreprise, et sur n'importe quel appareil. L’interopérabilité est aussi de mise avec Google Meet, Poly ou encore Cisco et bien d’autres systèmes traditionnels basés sur les protocoles SIP et H.323. En parallèle, l’éditeur norvégien apporte la vidéo à de nombreuses applications via des API comme il l’a déjà fait avec la solution de centre de contact Genesys, avec l’application de messagerie sécurisée Rocket.Chat ou même avec le fabricant de casques RealWear. Enfin, la sécurité est une priorité chez Pexip, l’éditeur a d’ailleurs obtenu la qualification CSPN par l’Anssi, un bon point pour répondre aux besoins des entreprises du secteur public selon le porte-parole de la société.

Hormis l’infrastructure matérielle et réseau (liens 4G, postes de travail fixes et mobiles, périphériques, etc.), de nombreuses solutions logicielles alimentent un projet de digital workspace. Déjà les plateformes d’administration de type UEM/EMM qui fournissent un accès sécurisé et unifié aux applications, aux bureaux et au contenu (ressources) de n’importe où et sur n’importe quel appareil. A l’origine, ces plateformes proposaient surtout de la virtualisation et, au fil du temps, elles se sont enrichies. C’est par exemple le cas de l’éditeur français Systancia qui est parti du VDI pour arriver à un spécialiste de la cybersécurité. D’ailleurs, Bernard Debauche, directeur Produit & Marketing chez Systancia, admet que le marché de la virtualisation VDI est mature et que les projets s’orientent plus vers la sécurisation, la centralisation et le remplacement des solutions pour aussi des raisons de coût. « En quelque sorte, nous isolons et sécurisons cet espace de virtualisation », précise Bernard Debauche. De son côté, VMware fait aussi évoluer sa plateforme Workspace One afin que l’entreprise puisse bénéficier d’un contrôle total et sécurisé de son environnement. De même, pour apporter plus de scalabilité, de flexibilité dans la livraison des fonctionnalités, l’architecture de Workspace One a évolué vers les micro-services. Cette architecture multiplierait par 10 les performances et l'évolutivité. De plus, grâce à la conteneurisation, les modifications apportées à un composant particulier n'ont d'incidence que sur ce composant, ce qui réduit les risques liés aux changements et permet de tester chaque cas d’usage isolé de manière plus approfondie. Citrix, l’éditeur défend, quant à lui, la capacité de sa solution workspace de travailler dans des environnements multicloud et hybrides. « Si notre architecture n’a pas fondamentalement changé (support du protocole HDX), nous apportons plus de flexibilité afin de pouvoir naviguer dans n’importe quel environnement, et ce, grâce à des licences universelles », explique Nicolas Loupy, directeur commercial grands comptes chez Citrix.

Bien plus que des outils de communications unifiées…

Les outils de communications unifiées font également partie intégrantes du digital workspace comme ceux de Zoom par exemple. Surtout connu pour sa solution de visioconférence, la couverture fonctionnelle de Zoom s’est largement enrichie au fil des années. François Familiari, SE Manager, Southern Europe et porte-parole chez Zoom, cite en exemple l’intégration de Huddle, une solution où les utilisateurs bénéficient de salles de réunion toujours ouvertes tout en ayant la possibilité d’avoir des connexions privées pour aborder des sujets plus confidentiels. Autre exemple, Zoom Docs, introduit lors du dernier Zoomtopia 2023 à San José, qui permet aux équipes de créer non seulement des documents mais également des wikis et gérer les flux de travail. Quant à Zoom Nodes, cet outil autorise que certaines applications puissent être ainsi déployées en mode on premise pour économiser de la bande passante. En complément à ces outils de communication, figurent aussi des plateformes collaboratives et/ou dédiées au digital workspace comme Box, DropBox, Jamespot ou encore Oodrive qui, elles aussi, ont toutes leur place dans un projet de digital workplace. « A l’origine, Dropbox était surtout connue en tant qu'entreprise de stockage sur le cloud, et nombre d’utilisateurs ont commencé à l’utiliser pour stocker leurs photos par exemple. Aujourd'hui, Dropbox propose des outils permettant aux équipes travaillant à distance de hiérarchiser leurs actions les plus prioritaires, de collaborer, de s'organiser et d’avancer dans leurs projets, où qu'elles se trouvent », explique Mathieu Milot, Head of Market Intelligence chez Dropbox. Dropbox est donc devenue une entreprise multi-produits, ces outils vont de la solution de montage vidéo Dropbox Replay à l’outil d'enregistrement d'écran Dropbox Capture. Par ailleurs, Dropbox Dash, l’outil de recherche universel alimenté par l'IA récemment lancé, permet de trouver exactement ce dont les utilisateurs ont besoin à travers l'ensemble de leurs applications, outils et contenus grâce à une barre de recherche universelle. De son côté Oodrive, en tant qu’acteur français et européen, positionne sa plateforme collaborative pour les données critiques des entreprises, sa qualification SecNumCloud par l’Anssi le justifiant.

… idem pour les suites bureautiques

Enfin, n’oublions pas les suites bureautiques Microsoft avec Office 365 et Google Workspace qui ont fortement élargi leur périmètre fonctionnel, soit par des développements internes, soit via des partenaires externes. C’est par exemple le cas de Microsoft qui dispose d’un fort partenariat avec l’éditeur français Mozzaik365. A l’origine, ce dernier est une extension de SharePoint Online permettant de créer des intranets collaboratifs. Depuis septembre 2023, l’éditeur promeut sa nouvelle offre appelée Moda, une application qui a remporté, selon Florian Bouron, CEO et repreneur de la société Mozzaik365, le Teams Apps Challenge, un concours organisé par BeMyApp et sponsorisé par Microsoft. « Moda est une plateforme web dans Microsoft Teams ou accessible via n’importe quel navigateur web permettant d’agréger sous la forme de tableaux de bord personnalisés les informations les plus pertinentes de l’environnement Microsoft », résume le porte-parole de l’éditeur. Très simple d’emploi (par de simples glisser-déposer), cette application aurait déjà séduit plusieurs milliers d’utilisateurs.

Le DaaS pour simplifier la gestion du cycle de vie des postes

Faisant partie intégrante du digital workspace, le modèle DaaS, porté à la fois par des fabricants comme Dell, Lenovo, Acer, HP mais aussi par des sociétés de service sans oublier les leasers, se développe dans les entreprises car il apporte, de par son mode de consommation (Opex), bien plus de flexibilité aux entreprises. « Ce marché se démocratise surtout dans les PME qui n’ont d’ailleurs pas forcément en interne les ressources au niveau du support pour gérer les postes de travail », précise Sébastien Truchot, Field Brand Manager PCaaS chez Dell Technologies. En effet, avec le DaaS, les entreprises n’ont plus à gérer le cycle de vie des postes de travail et des périphériques associés. Autour du DaaS, les fournisseurs mettent en place un ensemble de services qui va de la récupération des données à la gestion de la performance des postes de travail en passant par des solutions de déploiement Zero Touch (sans contact) permettant de faciliter la confirmation des périphériques. Même l’IA s’est invitée dans le DaaS, Lenovo, par exemple, l’exploite dans sa solution SaaS Device Intelligence pour effectuer des analyses prédictives sur les appareils afin d'anticiper, de diagnostiquer et d'éviter les problèmes qui peuvent survenir sur les postes de travail. HP, de son côté, propose même un service de livraison à domicile et du remplacement du poste à distance tout comme Dell avec son offre Apex PC as a Service. Pour son offre, Dell propose des contrats d’un à cinq ans et une multitude de services, de la logistique à l’assainissement du PC en passant par la gestion de bout en bout du cycle de vie des équipements via Dell Lifecycle Hub.

Les applications gravitant autour du digital workspace s’enrichissent à l’IA afin déjà d’offrir plus d’automatisation. « C’est ce que nous faisons chez VMware, à savoir d’appliquer cette couche d’intelligence permettant aux administrateurs d’automatiser un certain nombre de tâches », précise Stéphane Padique, Digital Workspace Solution Engineering Manager, France & Iberia chez VMware. A ce titre, plusieurs annonces sur l’apport de l’IA à la solution Workspace One de VMware pourraient être dévoilées lors de son prochain événement Explore du 6 au 9 novembre prochains à Barcelone. L’IA sert aussi à offrir une meilleure expérience à l’utilisateur notamment lorsqu’elle est appliquée à la vidéo ; l’IA se répand aussi dans l’usage des bots, là aussi, pour mieux assister les utilisateurs dans l’aide à la configuration ou par exemple pour mieux analyser les conversations. Elle est aussi exploitée dans les plateformes pour aller chercher intelligemment les informations et est même utilisée dans la rédaction de documents. A ce titre, Zoom a dévoilé lors de son événement Zoomtopia en octobre dernier Zoom Docs, un espace de travail modulaire qui, grâce à l’IA, facilite la rédaction des documents. Plus largement, Zoom est très avancé dans ce domaine, l’éditeur a même fédéré son approche IA dans Zoom AI Companion. « Nos solutions IA s’enrichissent à la fois par nos développements internes et par nos partenaires technologiques comme OpenAI et Anthropic », souligne à cet égard François Familiari, SE Manager, Southern Europe et porte-parole chez Zoom. Chez Dropbox, l’IA intégrée à sa plateforme sert déjà depuis un moment à ses clients pour trouver du contenu plus rapidement, tel que des recommandations de contenu personnalisées, la transcription de vidéos, le tri et le marquage automatiques de fichiers, ou encore la recherche par reconnaissance d'images.

L’analyse comportementale portée par l’IA

L’IA, c’est aussi une priorité pour l’éditeur français Systancia qui a d’ailleurs créé une business unit dédiée baptisée Neomia. « Au sein de Neomia, nous avons développé Pulse, une plateforme d’authentification comportementale basée sur l’empreinte biométrique qui, grâce à l’IA, collecte en temps réel les données de comportement de l’utilisateur et les compare à son ADN. En cas de doute, une action préventive est opérée », explique Bernard Debauche, directeur Produit & Marketing chez Systancia. De son côté, Citrix se sert de l’IA pour détecter les comportements anormaux des utilisateurs via son offre Secure Private Access. « Un employé qui se connecte du Japon et qui, peu de temps après, se reconnecte de Moscou, c’est douteux », relève en exemple Nicolas Loupy, directeur commercial grands comptes chez Citrix, et d’ajouter : « L’IA nous aide aussi à dimensionner l’infrastructure en fonction de la demande des utilisateurs. » Pour Mathieu Milot, Head of Market Intelligence chez Dropbox, la véritable révolution réside dans l'accès à une IA entièrement personnalisée pour tout le monde : « Il s'agit de disposer d'un outil IA avec lequel il est possible d’interagir en utilisant le langage naturel. Et lorsqu'elle est utilisée de la bonne manière, l'IA a le pouvoir de transformer complètement le travail. »