Cette situation conduit à plusieurs écueils, le plus grave étant de ne pas savoir qui détient une version à jour des données. « L’autre problème, particulièrement perceptible pendant le confinement, est l’absence de stratégie d’accès à distance des fichiers » ajoute Ivan Lebowski, chef de produit chez Synology. Nous avons pu échanger quelques minutes avec ces deux experts, l’occasion d’aborder la question de la mise en place d’outils collaboratifs sécurisés et accessibles à distance. Comment aborder ce type de projet ? Quelles alternatives au cloud pour collaborer sur des documents en temps réel et rationnaliser les problèmes de sites distants ?
Le défi de l’accès aux fichiers à distance
Beaucoup d’entreprises ont compris l’intérêt de se reposer sur un serveur de fichiers central disponible pour l’ensemble des collaborateurs, quel que soit le lieu. Mais dans cette optique collaborative, les serveurs de fichiers traditionnels s’avèrent insuffisants car ils ne facilitent pas l’accès à distance et encore moins la collaboration sur des documents, présentations ou feuilles de calcul. Les solutions de Cloud public, pour leur part, suscitent des inquiétudes quant à la propriété des données et nécessitent des frais d'abonnements coûteux, surtout pour les entreprises qui stockent de grandes quantités de données. Bien que certains utilisent une combinaison de serveurs de fichiers traditionnels et de solutions de Cloud public, un manque d'intégration entre les deux entraîne souvent la dissémination des fichiers.
« Les entreprises sont souvent réticentes à utiliser des solutions telles que Zoom ou Teams » remarque Killian Mauzac. « Pour éviter des problèmes de sécurité, de confidentialité des données et de conformité au RGPD, beaucoup d’entre-elles recherchent des solutions collaboratives hébergées en local ». C’est le cas de la solution Synology Drive. Dotée d'une capacité de stockage allant de un à plusieurs centaines de téraoctets (en fonction du choix de NAS Synology et des disques durs), Synology Drive permet d'accéder aux fichiers en tout lieu. « Notre solution de synchronisation et de partage de fichiers est gratuite car directement incorporée à nos gammes de serveurs NAS » précise Ivan Lebowski. Couplée à Synology QuickConnect, la solution permet de se connecter à distance au serveur NAS, sans aucun travail en amont. « Il s’agit simplement d’une option à activer, bien plus simple à mettre en place qu’une stratégie de redirection de port, DDNS, ou VPN… » poursuit Ivan Lebowski. L’idée sous-jacente est de faciliter la gestion du NAS pour un néophyte. « En quelques clics, tout collaborateur n’ayant aucune compétence en informatique pourra mettre en place facilement un VPN sur son réseau. » Une fois mise en place, la solution permet aux collaborateurs de travailler en continu sur plusieurs ordinateurs à l'aide de l'application de bureau. L’interface, compatible Windows, macOS ou Ubuntu, reste la même, mais toutes les modifications apportées aux fichiers sont automatiquement synchronisées avec les autres périphériques connectés.
« Les entreprises sont en demande de solutions de stockage alliant la facilité d'utilisation des services en ligne avec un contrôle d'accès et une gouvernance des données identiques aux environnements sur site »
Killian Mauzac
La collaboration, autre pilier du travail à distance
« Un NAS ne se limite pas à un serveur de fichiers » poursuit Killian Mauzac. « Nous complétons la partie gestion de fichier par un volet collaboratif avec Synology Office qui permet de travailler simultanément sur les mêmes documents texte, feuilles de calcul ou diapositives afin d’accélérer le travail et d’améliorer la productivité ». Il faut ajouter à cela un service de calendrier et de chat instantané, directement hébergé sur le NAS, ce qui permet de garder la main sur les données qui ne sortent jamais de l’entreprise. Le chiffrement et l'historique des versions assurent la confidentialité et la sécurité des données.
Une intégration facilitée
Synology Office prend en charge la conversion vers Microsoft Word, Excel et PowerPoint pour répondre aux éventuels besoins de collaboration avec des clients externes. Les entreprises qui utilisent elles-mêmes Microsoft Office pourront également importer les fichiers, les insérer dans Synology Office puis les réexporter au format Microsoft par la suite si nécessaire, sans tout bouleverser. « La compatibilité avec l'environnement informatique en place est cruciale lors du déploiement de solutions sur site. Les solutions Synology sont suffisamment flexibles pour s'adapter à tous les types d'environnements informatiques » conclut Ivan Lebowski.