Pour toute entreprise, stocker ses données et documents en ligne sera capital. Ce stockage doit répondre à une double exigence de sécurité et d’accessibilité : si l’ensemble des documents propres à l’entreprise ne peuvent évidemment se permettre d’être compromis, ceux-ci doivent pour autant être simples d’accès, pour simplifier le travail des collaborateurs de l’entreprise en ayant besoin dans leurs tâches quotidiennes. Être à la hauteur de cette double exigence, c’est ainsi la spécialité d’acteurs tels que Box, solution de gestion de contenus hébergés dans le cloud.
Un socle unique de services
Pour répondre aux besoins émergents des organisations, en matière de flexibilité ou d’agilité, ces acteurs spécialisés n’ont donc eu de cesse de faire évoluer leurs offres ; c’est la raison pour laquelle Box a mis au point la solution Box AI. Comme nous le précise Guillaume Braux, Directeur Technique chez Box France : « L’intelligence artificielle vient enrichir l’ensemble des services proposés par notre plateforme. Il ne faut pas tant le voir comme une nouvelle fonctionnalité que comme un socle alimenté les services à forte valeur ajoutée que nos clients connaissent déjà. Toutes nos briques de service vont pouvoir bénéficier de ce moteur d’IA désormais embarqué dans la plateforme. »
La sécurité est évidemment capitale pour toute entreprise qui envisage de déployer une solution d’intelligence artificielle. Box AI répond donc à cette exigence de sécurité en circonscrivant son périmètre d’action aux frontières de l’entreprise. Plus précisément, cette solution n’ira puiser ses renseignements que dans le fonds documentaire de l’entreprise – là où des outils d’IA générative, ChatGPT en tête, ont recours à des ensembles de ressources ouverts sur Internet, plus larges mais également bien moins fiables. Guillaume Braux l’explique : « Les data consultées sont uniquement extraites d’un document donné, contrairement aux outils d’IA générative comme ChatGPT, qui agrègent des informations venues de milliards de sites. Dans Box AI, la pertinence de la réponse est garantie, du fait de cette recherche circonscrite. »
Des documents plus accessibles et plus lisibles
La solution Box AI répond donc également à l’exigence d’accessibilité des documents stockés, en agrégeant les différentes briques Box et en en simplifiant l’usage – qu’il s’agisse de la classification des documents, de leur partage, de l’automatisation de nombreuses tâches ou encore de la signature électronique, y compris à distance. Pour les entreprises déployant cette solution, la valeur ajoutée est donc immédiatement quantifiable et appréciable. La plus-value de cette solution a plus spécifiquement trait aux contenus déstructurés qu’elle est en mesure de traiter, là où d’autres outils permettaient uniquement d’extraire la richesse intrinsèque de documents structurés.
De quoi parle-t-on lorsqu’on parle de contenus déstructurés ? Il peut s’agir de chiffres et de données disséminés dans plusieurs documents au sein de l’entreprise, mais ne formant pas un tout cohérent. La solution Box AI rendra donc ces documents plus accessibles, de trois façons. Tout d’abord, elle facilitera la recherche au sein de ces contenus, via leurs métadonnées. On peut imaginer le cas d’un contrat juridique de plusieurs centaines de pages ; via cet outil, on peut d’emblée extraire les informations utiles que l’on cherche au sein de ce document. Ensuite, cette solution permettra de créer des documents ex nihilo, à partir des informations réparties dans plusieurs documents ; le contenu généré est alors tout à fait personnalisé aux besoins du collaborateur. Enfin, cette solution permettra l’automatisation de nombreux paramètres spécifiques à chaque document ou typologie de documents. Si un document doit être conservé de façon confidentielle, l’entreprise pourra le paramétrer pour qu’il soit uniquement accessible à un nombre restreint de collaborateurs.
Pour accompagner les organisations dans ce virage de l’intelligence artificielle, Box travaille main dans la main avec les décideurs IT et organise fréquemment des événements à ce sujet. La prochaine rencontre entre Box aura lieu à Paris le 1er février à Paris, en partenariat avec Archimag.