Depuis sa création en 1998, Biogroup a bien grandi en revendiquant aujourd’hui plus de 1 600 laboratoires médicaux dans 5 pays. Une croissance que la partie IT n'a pas suivie. « Un comptable chez Biogroup travaillait sur 26 outils et 26 plans comptables différents avec une clôture à J+20 », explique Marie Vignon, responsable de projet métier chez Biogroup lors de l’évènement AI World Tour à Paris (19 mars) d’Oracle France. Elle ajoute, « dans les laboratoires lorsque l’on veut acheter une ampoule ou des aiguilles, on prenait son téléphone et on appelait un copain. Il n’y avait pas de processus d’achats ». Fort de ce constat, une équipe au sein de Biogroup en collaboration avec Deloitte a été mise en place pour mener un plan de modernisation « afin de standardiser et harmoniser les processus », glisse Marie Vignon.

Sur le plan technologique, le choix s’est porté sur les applications Fusion d’Oracle pour les processus finance et supply chain. « Au total, nous avions auparavant 80 outils pour l’ensemble des tâches concernés », souligne Jonny Mai, responsable IT du projet chez Biogroup. L’idée a donc été de centraliser les processus sur l’ERP de la firme américaine pour la partie finance et facturation. Le volet supply chain a été partagé en deux avec d’un côté « la partie exécution comprenant l’inventaire et la logistique et une partie planning pour gérer un catalogue produit que l’on gère aujourd’hui assez difficilement », précise le responsable. A cette brique d’applications, Biogroup a aussi intégré une composante analytique pour greffer les données de Dynamics à celles de l’ERP.

7 mois pour le premier pilote

Ce projet ambitieux s’est déroulé dans un calendrier serré, rapporte Céline Guignard, directrice de projet chez Deloitte qui a accompagné Biogroup dans sa démarche. Le plan d’action a été d’abord mené sur le volet finance et achat non stockés en plusieurs vagues. « Un premier pilote a été déployé en 7 mois avec une période de 2 mois et demi pour le design, ce qui est relativement court » constate-t-elle. Les laboratoires de l’Ouest de la France ont été les premiers à être connectés à l’ERP, « puis le core model a été déployé sur l’ensemble du territoire ». Des travaux sont en cours pour la bascule de la Belgique, de l’Espagne et le Portugal avec une finalisation attendue en mars 2027. « Il y a un gros travail d’analyse des écarts et d’adaptation de la solution core mode aux spécificités des différents pays », observe Céline Guignard. En parallèle, le volet supply chain a été lancé « avec une période de design plus longue de 4 mois et demi et un lancement prévu en février 2027 sur la France ».

Un calendrier très court pour le premier pilote. (Crédit Biogroup)

Un calendrier au cordeau qui a nécessité une approche agile « essentiellement sur la phase de design et celle de la définition des besoins métiers », note Marie Vignon. Tout en soulignant un autre élément important « la donnée, c’est le nerf de la guerre pour un projet ERP ». Elle ajoute « les données de Biogroup étaient disséminées dans beaucoup de systèmes différents et très hétérogènes. Donc, il y a eu un gros travail de nettoyage et de préparation des données ». Dans ce cadre, la collaboration entre les équipes IT et les métiers ont joué également un rôle crucial avec aujourd’hui plus de 50 personnes qui participent au projet. Par ailleurs, la question de l’accompagnement au changement n’a pas été éludée surtout pour des professions comme les comptables qui ont dû revoir leur manière de travailler en très peu de temps. « Ils sont passés d’une comptabilité de PME à une comptabilité de groupe », reconnait Marie Vignon. Il faut donc faire preuve de pédagogie, « on se déplace, on va sur place dans les régions et on leur explique ce qu’est l’ERP, qu’est ce que cela va leur apporter. Avec une clôture des comptes à J+6 et non plus J+20 ». Une démarche qui va se reproduire pour les achats « où il y a plus de 1 000 personnes à évangéliser », glisse la responsable. Un système d’ambassadeur va être mis en place pour accompagner les collaborateurs dans ce changement. « C’est plus contraignant pour eux, mais pour nous la mise en place de processus standardisé, cela nous apporte un suivi des dépenses et de la sécurité », reconnait-elle.