Destinées aux plateformes Confluence et Trello, les cinq fonctionnalités - quatre pour Confluence et une pour Trello - lancées par l’éditeur de logiciels de productivité doivent améliorer l'efficacité des travailleurs empêchés de retourner à leur bureau à cause de la pandémie toujours active de Covid-19. Atlassian répond aussi à sa promesse faite en janvier de rendre ses produits plus collaboratifs et plus attrayants. « Nous investissons massivement dans Confluence pour permettre aux employés dispersés de continuer à travailler de manière organisée et efficace », a déclaré Pratima Arora, chef de produit chez Confluence. Notamment, Atlassian a doté Confluence de fonctionnalités d'analyse de pages, de gestion de contenu brut, de liens intelligents et amélioré l’expérience liée aux commentaires. « Nous voulons tous prendre des décisions plus rapidement, c'est le plus important. Tout le monde veut progresser plus vite, travailler de manière efficace et rapide », a encore déclaré Mme Arora.
L'outil « Page insights » doit aider les personnes qui ne peuvent plus demander directement à un collègue de bureau de leur indiquer quel est le contenu le plus important ou sur quelles pages d’un document ils doivent porter leur attention. Pour pallier à cette mise à distance, la fonction met en évidence les pages importantes et indique en haut de chaque page de Confluence le nombre total de pages vues et le temps de lecture estimé.
La gestion de contenu brut dans Confluence permet aux utilisateurs d'archiver plusieurs pages à la fois. (Crédit : Atlassian)
L’objectif de la gestion de contenu brut est de réduire l’excès d'informations en permettant aux utilisateurs d'archiver plusieurs pages à la fois et de supprimer le contenu obsolète ou inutile. Des liens intelligents permettent d'insérer de petits aperçus du contenu externe dans une page. De la même façon, les nouvelles fonctionnalités de commentaires permettent aux utilisateurs d'incorporer des commentaires pertinents quand ils créent et visualisent le contenu et de traiter et de créer des commentaires en mode édition. Enfin, la nouvelle fonctionnalité de Trello - l'affichage sous forme de tableau - offre aux utilisateurs une meilleure visibilité sur l’avancée du travail par projet, par individu et par équipe dans un format de tableau facile à lire et à manipuler. Elle permet également aux utilisateurs de voir et de gérer les informations de tous les tableaux au même endroit. L'affichage sous forme de tableau est actuellement disponible en mode bêta pour les utilisateurs pros et entreprises de Trello.
S'attaquer aux points faibles de la collaboration
Les mises à jour livrées par Atlassian prouvent une fois encore que les habitudes de travail continuent d'évoluer et qu’elles seront différentes dans le monde post-covid. « Pendant ce processus de transformation, le travail lui-même ne s'est jamais arrêté, ce qui veut dire que la question de la gestion du travail est restée aussi importante dans l'environnement de travail distribué, bien que beaucoup plus en retrait, les gens étant plus concentrés sur le partage des informations, le suivi des produits et des projets et le bon avancement des tâches via le courrier électronique », a expliqué Mme Arora. « Malheureusement, cela signifie aussi que les employés ont eu une vision parcellaire de leur travail ». Selon Chris Marsh, analyste de la recherche principal chez 451 Research, ces problèmes ne sont pas uniquement liés à la pandémie de Covid-19. Les enquêtes réalisées par 451 Research avant la pandémie ont montré qu’il y avait déjà beaucoup de frictions dans l’environnement de travail, que les employés étaient déjà submergés de courriels, de messages instantanés, de réunions et de conférences interminables. « Dans une enquête menée à la fin de l'année dernière, nous avons constaté que quatre fois plus d'employés se plaignaient du nombre trop important d'appels, d'e-mails et de messages instantanés. C'était déjà un point douloureux et cette immersion numérique forcée dans laquelle ils ont été plongés sans préparation n'a fait qu’accentuer le problème », a-t-il déclaré.
Selon M. Marsh, la pandémie a également obligé de nombreuses entreprises à reconnaître le rôle important des interactions en face à face dans la productivité. En effet, dans un environnement de bureau même cloisonné et fragmenté, il est toujours possible de pallier aux insuffisances des applications professionnelles héritées : il suffit simplement d’aller voir en personne son collègue de travail dans son bureau ou de lui parler en le croisant dans la cuisine ou au cours d’une réunion de travail. « Quand ces interactions en face à face ne sont plus possibles et que tout doit passer par une communication virtuelle, toutes les recherches ont montré que les conversations virtuelles sont très fatigantes », a déclaré M. Marsh. « Les gens sont fatigués de ces réunions Zoom. Les conversations spontanées en face à face peuvent être très utiles. C'est devenu un véritable défi ».
La nouvelle vue en tableau de Trello - donne aux utilisateurs une meilleure visibilité sur le travail qui se déroule au sein des projets et des équipes.
Les fonctionnalités ajoutées par Atlassian à Confluence doivent apporter une réponse directe à cette question. Elles permettent aux utilisateurs de signaler les informations nécessaires d’entrée de jeu et d’éviter aux lecteurs de traquer leurs collègues pour obtenir des réponses. Les mesures prises par Atlassian s'inscrivent dans une tendance à long terme des plateformes de productivité, consistant à passer d'une pile logicielle de pointe à des espaces de travail convergents. Confluence a pris ce virage au début de l'année afin de réduire les frictions entre ses utilisateurs et améliorer l'efficacité et la productivité. « En principe, si l'outil pour environnement de travail permet aux utilisateurs de faire plus de choses, il leur impose aussi moins de changements de contexte, ce qui devrait soutenir la productivité », a déclaré M. Marsh. Quand il faut un outil pour la gestion de contenu, un autre pour la messagerie instantanée, un autre pour l'analyse, etc., cela ne fait que ralentir le travail.