Smatis dématérialise ses flux documentaires internes en open-source

La mutuelle santé Smatis, forte de 250 000 adhérents et de 18 agences, doit traiter quotidiennement 5000 à 7000 documents (courriers, décomptes, etc.). Pour faciliter les échanges entre ses collaborateurs et permettre que ceux-ci se concentrent sur des tâches à valeur ajoutée, Smatis a décidé de se doter d'un circuit documentaire totalement dématérialisé reposant sur une GED collaborative en accès full web possible à partir de n'importe quel navigateur. Il était important que l'outil permette intégration, stockage, indexation, recherche et workflow de traitement.

Smatis disposait déjà d'outils de dématérialisation, notamment d'acquisition de Kodak. Plus d'un million de documents avait déjà été dématérialisé, mais sans bénéficier d'une véritable GED collaborative.

La mutuelle a finalement retenu la solution de GED open-source d'Alfresco, intégrée par SQLI en quatre mois. Elle a notamment apprécié la possibilité de s'interfacer avec les outils Kodak autant que de gestion des clients et des contrats pré-existants ainsi que de migrer l'ensemble des documents déjà dématérialisés. De plus, l'ergonomie du système a permis de diminuer de 30 à 40% le temps d'acquisition d'un document par rapport au système antérieur de dématérialisation.

Le coût du projet n'a pas été précisé.