L'EM Lyon Business School déploie une collaboration ubiquitaire sécurisée

Au sein de l'école de commerce EM Lyon Business School, le programme pédagogique Transforming early Makers (TEM) réunit 240 étudiants issus de cinq masters différents durant trois mois. Les étudiants y travaillent sur un thème donné, choisi dans une liste et attribué selon la motivation de chaque groupe de candidats. Le projet issu du travail de groupe doit être incubable et ne pas être une simple présentation théorique. Les étudiants sont accompagnés par des professionnels issus d'entreprises partenaires. Du coup, les échanges entre étudiants comme entre les étudiants et les intervenants externes ou le responsable pédagogique se doivent de disposer d'une réelle confidentialité.

« Nous avons constaté, lors de la première session de ce programme, une propension des étudiants à utiliser des outils tels que WhatsApp, Facebook, etc. » indique Stéphane Delmon, enseignant à l'EM Lyon Business School, responsable du programme Master Transforming early Makers. Or de tels outils n'apportent pas toutes les garanties nécessaires en matière de confidentialité et de gouvernance des données. Une alternative était donc indispensable.

Une double problématique

Il va de soi que les étudiants doivent apprendre à collaborer et à travailler en groupe à l'heure digitale. Il était donc primordial pour l'EM Lyon Business School, au travers de son programme TEM, de mettre à disposition des outils pour communiquer et partager, le tout en ubiquité avec responsive design pour la compatibilité avec tous types de terminaux (smartphones, laptops, desktops...). Mais cet apprentissage doit être aussi celui des enjeux professionnels tels que la confidentialité et la sécurité.

L'EM Lyon Business School a finalement fait le choix de la solution de Watcha pour la deuxième édition du programme pédagogique Transforming early Makers qui a lieu de début septembre à fin novembre 2018. La solution crypte de bout en bout les communications et les données stockées. Stéphane Delmon précise : « pour l'instant, la solution est hébergée par l'éditeur et nous ne l'avons pas intégrée au système d'information de l'école même si c'est techniquement possible. Nous avons apprécié que les données soient très compartimentées, avec une capacité à accorder des droits précis dans les salons comme à mener des conversations privées. Les fonctionnalités sont très largement supérieures à celles des solutions B2C, c'est un vrai produit B2B qui reste simple d'utilisation. Enfin, dernier élément pour arrêter notre choix, la possibilité de collaborer au-delà du cercle des utilisateurs en partageant un lien à la manière de WeTransfer. »

Eviter le shadow IT

Maîtriser la solution et répondre ainsi aux besoins des étudiants et des professionnels tout en respectant les contraintes de sécurité permettait d'éviter un shadow-IT potentiellement dangereux. L'outil permet ainsi les échanges instantanés de type Whatsapp, le partage de fichiers, la vidéoconférence, l'audioconférence... avec personnalisation de la présentation. Simple, rapide et sécurisé, Watcha a immédiatement été pris en main par les étudiants et les professeurs.

Bien que confidentiel, le coût a également été jugé attractif par rapport à des solutions concurrentes. Les 300 utilisateurs réguliers ont créé et utilisent une centaine de salons où les échanges sont intenses. « Avec une solution digitale de nouvelle génération, adaptée aux étudiants, l'EM Lyon Business School encourage collaboration et innovation » conclut Stéphane Delmon.