Promod ajuste ses indicateurs BI aux besoins métiers

Impliquer les métiers dans le choix d'une solution informatique. Facile à dire mais pas forcément à faire. C'est ce que le groupe Promod, spécialiste de l'habillement, a fait dans le cadre de l'évolution de ses outils de tableaux de bord qui commençaient à accuser leur âge. Les métiers ont donc été sollicités pour choisir le produit le plus adapté à ses besoins, le groupe a donc lancé un appel d'offres avec deux solutions qui ont émergé. « A l'issue des POC le choix s'est porté sur Digdash [versus Qlik Sense] avec l'intégrateur local Cenisis », a indiqué Jean-Marc Sangnier responsable data de Promod à l'occasion du salon Big Data Paris 2021. Parmi les critères de choix, le groupe voulait mémoriser des informations, les enregistrer en base de données pour les réexploiter dans Digdash mais aussi ailleurs dans le système d'exploitation », précise Monsieur Sangnier qui souligne par ailleurs sa facilité de prise en main.

Jusqu'à présent, la modélisation des indicateurs n'était pas centralisée « on en avait partout » résume le dirigeant. Avec cette centralisation, un échange unique des données et la mise en place de KPI, les échanges avec les métiers utilisant Digdash pour faire de la BI orientée asset est désormais un plus. Fini donc les KPI prédéfinis, manipulables de façon définie pour un objectif primaire. « Le tour de marché s'est fait avec les métiers pour retenir la solution. C'est avant tout le choix du métier », résume Jean-Marc Sangnier. Promod a particulièrement apprécié le fait que Digdash soit une société basée en France avec une disponibilité des équipes, la capacité d'intégration vers le SI avec une prochaine version en octobre-novembre 2021. « On a des tableaux de bord qui existent depuis 20 ans avec des technologies et certains KPI obsolètes. On a commencé à décommissionner les anciens tableaux de bord sachant que l'on tourne depuis plus d'un an avec les deux solutions en parallèle et tout va bien ».

Apporter une vision 360 degrés de l'ensemble de l'activité

Exemple d'écran de suivi de magasin d'activité par heure. (crédit : Promod)

En termes de phasage, le choix de Digdash s'est effectuée fin 2019 avec une installation et la prise en main par l'IT en janvier 2020 avec un premier objectif relatif à la scission des magasins. « L'apport de la donnée au niveau des magasins n'était pas forcément facile s'appuyant sur des outils disparates », poursuit Jean-Marc Sangnier. « Pour nous, s'occuper en premier des magasins était plutôt très intéressant et pouvait apporter un vrai plus à l'analyse des responsables de régions et de chacun des magasins ».

Dans un contexte perturbé lié à la crise du Covid-19, le démarrage du projet ne s'est pas déroulé de manière optimale. Mais vers juillet 2020, un premier jet a été terminé et un prototype dans 4 magasins test déployé. Portée par une adhésion très rapide, l'extension a été décidée pour l'ensemble des magasins français et étrangers au milieu du deuxième semestre. Mais ce n'est pas tout : début 2021, le périmètre projet a été étendu vu l'adhésion et apporte une vision 360 aux responsables des magasins. En parallèle, le développement d'un outil de pilotage destiné au comité de direction pour aussi avoir une vision 360 de l'ensemble de l'activité de l'entreprise a été lancé. « On n'est pas centralisé uniquement au niveau sur l'activité magasin et ses paramètres classiques, on est sur un reporting multi métiers touchant à tous les métiers pour avoir vision 360 des zones de risques, des indicateurs clés de la performance d'entreprise dans sa globalité », précise de son côté Florence Vandaele, responsable contrôle de gestion opérationnel chez Promod.

Suivi d'activité magasin et indicateurs de pilotage au rendez-vous

Activité d'un magasin par famille de produits. (crédit : Promod)

Jusqu'alors, l'enseigne de vêtements Promod avait des reportings essentiellement axés sur « de gros tableaux de chiffres à analyser », désormais une transformation dans l'approche est de focaliser l'attention des utilisateurs de l'écran sur une vision du chiffre important et supprimer celles sous forme de tableaux. « On a vraiment orienté le pilotage de l'entreprise non plus uniquement sur l'évolution du chiffre d'affaires et le résultat mais avec des leviers et donc des KPI stratégiques que l'on peut suivre en lien avec les projets de l'entreprise », indique Florence Vandaele. Aujourd'hui la démarche projets et KPI est mise en place pour chiffrer l'impact des programmes en termes d'investissements, les dashboards permettant à Promod de s'assurer qu'il respecte la trajectoire prévue ce qui n'était pas disponible ou éparpillé auparavant. Désormais la direction et les parties prenants aux projets ont un accès centralisé aux indicateurs clés pour cela.

Aujourd'hui deux outils majeurs sont en production : le suivi d'activité magasin (432 en tout) et le pilotage des orientations à destination du Comex. L'idée étant d'avoir une présentation visuelle des indicateurs et aussi une approche analytique en entonnoir, un grand changement par rapport à ce qui se faisait auparavant. En complément, une navigation plus intuitive entre les différents pavés a été mise en place. Mettre à jour ce qui est uniquement essentiel. « Nos anciens tableaux de bord avaient tendance à disperser l'attention sur de multiples chiffres et une partie des utilisateurs passaient à côté de l'essentiel. Sans compter le suivi quotidien simplifié. Par ailleurs tout le projet data de Promod se passe dans le cloud. Un datalake, initialement basé sur Cloudera, va basculer sur Google Cloud Compute. « Une bonne partie des données exploitées par Digdash partent aujourd'hui du cloud », précise Jean-Marc Sangnier. « Une partie des data hubs sont aujourd'hui sur notre plateforme sur laquelle Digdash collecte des données et pour les datas qui ne pas encore montées on tape sur notre ancien entrepôt de données ». Il ajoute, « la plateforme est en construction, cela prend du temps on restructure pas mal de choses et beaucoup de KPI changent ». Concernant les sources de données exploitées dans son datawarehouse, on trouve des bases Oracle, SQL Server, MongoDB et des données externes dont l'INSEE avec beaucoup d'entre elles qui sont retraitées.

La gouvernance des données n'est pas oubliée

En termes d'accueil, l'enthousiasme a été de la partie pour les premières populations concernées voire trop : « Certains magasins sont devenus accros avec des connexions dès le matin ce qui est bien dans un sens mais à surveiller... », prévient Jean-Marc Sangnier qui estime à mots couverts que cela pourrait engendrer une perte de productivité. « Il faut aussi faire attention à la conduite du changement qu'il ne faut surtout pas négliger dans ce type de transformation. On a constaté que beaucoup d'utilisateurs au siège avaient beaucoup de mal à lâcher les reportings historiques », raconte-t-il. Et Florence Vandaele de compléter : « D'autant qu'aujourd'hui on vit encore avec les deux SEM en parallèle car on ne peut pas faire un from scratch il y a trop de reporting à retravailler par domaine, cela va prendre du temps les gens ont du mal à passer sur la nouvelle version ». Pour autant, la courbe d'apprentissage est rapide « nous commençons à utiliser directement le reporting en animation des réunions sur la lecture de la performance d'activité et où on renseigne de manière collaborative les explications dans des zones de commentaires ».

Présentation de l'activité découpée en entonnoir selon chiffre d'affaires et indicateurs qui en découlé. (crédit : Promod)

Aujourd'hui DigDash est utilisé essentiellement par les équipes informatiques avec celles opérationnelles qui commencent à suivre, les utilisateurs finaux en lien avec la gouvernance. « On travaille un dictionnaire de données avec des règles de gestion sur les indicateurs mis en place. Egalement sur l'architecture de présentation de la donnée, on classifie les différents indicateurs pour les rendre facilement trouvables. Des formations complémentaires post-Covid sont ainsi programmées pour répondre aux besoins de prise en mains et d'accompagnement », a expliqué Florence Vandaele. En termes de bilan, Promod a indiqué que l'app pilotage avance mais il manque encore une vision 360. En effet, une partie des KPI restent à définir et à ajouter. Sur la partie magasin, il y a une volonté de proposer aux responsables de saisir directement différentes informations dans l'application tel que les objectifs horaires.

Ce projet BI est par ailleurs en lien avec le sujet de la gouvernance et de la mise à disposition de la donnée. Dans la démarche projet de mise en place de Digdash et du sujet data, la gouvernance de la donnée et la redéfinition des indicateurs importants pour l'entreprise, leurs règles de gestion derrière prend énormément de temps, a été sous-estimé par Promod. Un élément chronophage mais pourtant indispensable pour que l'outil soit correctement utilisé et compris de tous selon le groupe.