Le monde de l'événementiel haut de gamme comprend des codes bien à lui. Revendiquant l'art de recevoir à la française, le groupe Butard-Paris emploie 250 personnes au sein de 5 sociétés. Il gère jusqu'à 1000 contrats par jour selon les périodes. Avec l'embauche quotidienne de nombreux « extras », la société gère à l'année près de 35 000 contrats engendrant un flux important de documents.
Disposant d'une plateforme de gestion administrative EvenSoft d'Intrapole, d'un logiciel de gestion des ressources dédié aux entreprises de l'évènementiel et du spectacle, le groupe menait une réflexion pour optimiser ses processus RH, s'inscrivant dans une démarche de RSE. Parmi les autres objectifs, la firme souhaitait pérenniser et sécuriser les échanges de documents sensibles, en digitalisant la signature des contrats de travail, les fiches de paie, les attestations, etc.
Le groupe Butard est donc parti à la recherche d'une solution et a choisi la plateforme Coffreo. Elle a été mise en place le 1er mai 2018 et activée en seulement 15 jours. Elle a permis la digitalisation de 800 à 1000 bulletins de salaires, disponibles dans le cloud via un coffre-fort numérique.
Un contrat signé numériquement et économie de papiers
Concrètement, le service de Coffreo propose la signature électronique des contrats en 3 étapes : le futur collaborateur reçoit un mail et un SMS avec un lien pour créer son coffre-fort numérique afin de découvrir son contrat signé par le groupe ; la personne demande à recevoir un code de signature par SMS pour signer électroniquement son contrat en 1 clic ; le contrat est considéré comme signé entre les deux parties avec un archivage à valeur probatoire. Il s'agit d'un gain de temps pour le candidat et pour les équipes RH.
Pour Franck Lelièvre, directeur d'exploitation du groupe Butard, « en digitalisant les processus, nous prenons un temps d'avance et gagnons en efficacité et productivité. Coffreo optimise nos échanges et améliore notre efficacité organisationnelle, ce qui permet à nos équipes de déployer des actions RH à plus forte valeur ajoutée et de mieux anticiper l'avenir ». Parmi les autres bénéfices de la solution, le groupe a réalisé d'importantes économies de papier avec la suppression d'impressions recto-verso de plus de 70 000 pages, des frais d'affranchissements et de mises sous enveloppes et à termes la digitalisation de 50 000 bulletins de salaires par an.