Pour Sébastien Marotte, la véritable problématique de la gestion de contenu n’est pas technologique mais stratégique : « s’il est facile de rassembler son contenu d’entreprise dans une plateforme, savoir optimiser sa distribution ou sa protection l’est beaucoup moins » nous a confié le président de BOX pour la région EMEA. Qui a accès à quelle ressource ? A quelle période ? Pour quels cas d’usage ? Aujourd’hui, les principaux enjeux se situent dans la « gouvernance du contenu, son accessibilité et la capacité des organisations à le rendre exploitable pour répondre à des préoccupations concrètes ». On pense à la relation client, mais aussi la formation, l’innovation autour de nouveaux produits et services, l’accélération du time to market… En actionnant les trois leviers suivants, une plateforme de Content Cloud telle que BOX favorise l’atteinte de ces objectifs.
« Les principaux enjeux se situent aujourd’hui dans la gouvernance du contenu, son accessibilité et la capacité des organisations à le rendre exploitable pour répondre à des préoccupations concrètes »
#1 Booster la collaboration externe et accroître la productivité des équipes
Dans leur rapport de 2022 sur la gouvernance de l’information numérique, Serda et Archimag soulignent qu’une entreprise sur cinq seulement a une vision globale de ses processus de gestion et de partage de l’information. « Les stratégies documentaires sont souvent silotées » confirme Sébastien Marotte : « la finance utilise SAP, les vendeurs Salesforce, le marketing Adobe, mais aucun outil ne joue le rôle de consolider la gestion documentaire à l’échelle de l’entreprise ». La plateforme BOX permet cette gestion documentaire unifiée et favorise une collaboration fluide en offrant aux équipes un endroit unique pour modifier, commenter, partager des fichiers, ou encore attribuer des tâches.
« Les stratégies documentaires sont souvent silotées »
« Box renforce la collaboration en interne mais aussi vers les partenaires externes » poursuit le président EMEA. Un enjeu important à l’heure de « l’enteprise étendue », qui ne se limite plus aux murs de l’entreprise mais grandit au fil des alliances et partenariats. Une plateforme de content management évite la superposition de différentes solutions de partage documentaires qui conduit souvent à la cacophonie, et surtout apporte une certaine finesse dans la gestion des droits d’accès et du cycle de vie du document. La solution BOX permet par exemple de partager un document en prévisualisation uniquement, de savoir précisément où va le contenu, combien de fois il a été ouvert, téléchargé, transféré… Le tout sans contrainte de volume, un point qui pèse de plus en plus dans la balance. En atteste le récent projet « Notre-Dame brûle » de Jean-Jacques Annaud. Dans le cadre de ce projet cinématographique, le réalisateur a lancé un appel public pour récupérer les images captées par les vidéastes amateurs le jour du drame. A partir de la solution Box File Request, le site web de « Notre-Dame brûle » a pu assurer le pilotage des envois à travers un flux de travail personnalisé, permettant à la fois le respect de la confidentialité des données et des accords de production, le téléchargement de contenu multimédia à gros volume à partir de n’importe quel appareil et la collecte des renseignements de contact des contributeurs.
#2 Connecter le business avec l’ensemble des applications
Dans son rapport de 2021 « Business at work », Okta fait ressortir qu’une grande entreprise utilise en moyenne 175 applications SaaS. Comme le précise le cabinet Forrester, « le contenu n'existe pas en vase clos, et les approches cloisonnées de la gestion des documents mènent tout droit à l'échec des stratégies ECM ».
Avec l'essor rapide des plateformes de réunion et de collaboration en ligne au cours de l'année écoulée, le contenu est à la fois généré et affiché dans les applications de collaboration et de réunion. Les applications d'entreprise telles que les plateformes RH, les outils de CRM, les plateformes de gestion des opérations numériques ou de planification des ressources d'entreprise, dépendent également fortement des documents. D’où l’intérêt de s’appuyer sur une plateforme de contenu offrant non seulement une expérience riche et complète pour les développeurs, notamment des API, mais également des intégrations packagées avec un large éventail d'outils de productivité des employés et d'applications d'entreprise.
« Pour BOX, une plateforme de Content Cloud doit nécessairement offrir un niveau d’API et d’intégration suffisante pour gérer toutes ces applications » insiste Sébastien Marotte. « Par exemple, notre client AstraZeneca a déployé des outils d'entreprise dans le cloud, intégrés de façon native avec Box, dont Workday, Salesforce, Office 365 et DocuSign ». En plus de proposer plus de 1800 intégrations natives aux applications d’entreprises par défaut, la plateforme permet de construire ses propres API. « On obtient ainsi une intégration totalement transparente avec l’ensemble du parc applicatif ».
« Une plateforme de Content Cloud doit nécessairement offrir un niveau d’API et d’intégration suffisante pour gérer toutes les applications »
#3 Sécuriser le SI : un levier de différenciation à l’heure de la prolifération des menaces
L'augmentation de la mobilité, des services cloud et des plateformes de services a créé une immense valeur pour le service informatique et les utilisateurs finaux. Mais l'adaptation des contrôles de sécurité pour protéger les informations sensibles dans une architecture décentralisée s'est avérée difficile. Les entreprises d'aujourd'hui se retrouvent confrontées à de nombreux problèmes, comme des appareils et des partages de fichiers non sécurisés, la prolifération des données et les risques permanents liés à l'erreur humaine.
« Les entreprises d'aujourd'hui se retrouvent confrontées à de nombreux problèmes, comme des appareils et des partages de fichiers non sécurisés, la prolifération des données et les risques permanents liés à l'erreur humaine. »
En plus de mettre à l’abri les données sensibles, renforcer le SI procure des avantages sur de nombreux points : amélioration de l’image de marque, confiance de la clientèle et des collaborateurs, diminution des coûts engendrés par les ransomwares ou les frais de réparation…
Box contribue à l’atteinte de ces objectifs en recentralisant le contrôle du contenu, en simplifiant le contrôle des droits d’accès et en offrant un haut niveau de sécurité et de gouvernance. « Le travail réalisé avec notre client Coalfire illustre bien ces bénéfices » complète le président EMEA.
En tant qu’entreprise spécialisée dans la lutte contre les cyberattaques, Coalfire doit apporter des garanties particulièrement solides en matière conformité et de sécurisation de ses informations sensibles, et de celles de ses clients. Cela dit, l’entreprise faisait face à un dilemme : la sécurisation du contenu l’empêchait d'assurer le bon fonctionnement des processus. En centralisant tout le contenu sur Box, Coalfire a amélioré la sécurité et la gouvernance des projets clients dans tous les secteurs. Box Governance et Box KeySafe permettent à Coalfire de gérer les ressources sensibles de ses clients avec un contrôle absolu tout en permettant aux employés de collaborer de manière transparente. Pour son vice-président des technologies de l'information Robert L. Flores, « le chiffrement sécurisé et la gestion des fichiers déjà intégrés à la plateforme à un niveau avancé signifiaient un effort de développement moindre et une mise sur le marché plus rapide des produits », ce qui a permis à l’entreprise d'évoluer sereinement.