Aujourd’hui, les employés comme les clients sont en demande de flexibilité et de solutions agiles, notamment pour faciliter le travail en mobilité. Mais les difficultés de déploiement, d’adoption et de gestion des nouveaux outils collaboratifs peuvent être un frein à la modernisation des méthodes de travail. Insight dispose des personnes, des processus et de l’expérience nécessaires pour rationaliser et simplifier le passage à l’espace de travail collaboratif moderne. Pour Gabriel Segers, spécialiste des environnements de travail Microsoft Office 365 chez Insight, le passage au modern workplace est autant une affaire d’apprentissage humain que de technologies.
Comprendre et intégrer les nouveaux usages collaboratifs
L’état d’esprit des salariés et leurs besoins évoluent très vite. « Il y a seulement cinq ans, beaucoup d’entreprises se contentaient de serveurs de fichiers internes pour partager des documents et collaborer, sans réelle prise en compte de l’ergonomie, de la gestion des accès et surtout de la sécurité » remarque Gabriel Segers. Le développement des outils collaboratifs tels que Teams, intégré à la suite Office 365, a favorisé l’émergence de process de travail plus agiles. « C’est absolument nécessaire dans le contexte actuel, où l’on voit de plus en plus d’équipes qui collaborent à l’échelle européenne et mondiale, et où le télétravail prend une importance croissante » poursuit l’expert Insight.
« Pensez à toutes les fois où vous avez travaillé sur un projet sans le mener à terme ». Gabriel Segers attire notre attention sur l’importance de capitaliser sur l’intelligence collective grâce à des outils tels que Microsoft Teams.
Avec une solution telle que Teams, l’intelligence collective n’est plus un concept abstrait. « Pensez à toutes les fois où vous avez travaillé sur un projet sans le mener à terme, laissant un travail considérable non exploité. Imaginez que chaque collaborateur dans l’entreprise soit en mesure de capitaliser sur ce travail, de l’adapter et de le réutiliser, par exemple pour simplifier la conception d’un cahier des charges ». Véritable hub applicatif, la plateforme collaborative TEAMS permet de réaliser ce type d’actions. Une seule interface permet de connecter plusieurs applications, de partager des connaissances entre les différents départements de l’entreprise. Le problème est que les collaborateurs n’ont parfois pas conscience du potentiel de ces outils, voire de leur existence. « Il n’est pas rare de voir des collaborateurs équipés d’Office 365 utiliser des solutions de transfert de fichiers non validées par l’entreprise et non sécurisées, alors que OneDrive est disponible dans la suite Microsoft » précise Gabriel Segers. Ce phénomène de « shadow IT » révèle une défaillance dans l’appropriation des nouveaux outils.
Identifier des utilisateurs « champions » pour stimuler l’appropriation des outils collaboratifs
« Trop d’entreprises sous-estiment encore l’importance de la conduite du changement » regrette Gabriel Segers. « Chez Insight, nous proposons des workshops visant à sensibiliser les collaborateurs sur les bénéfices d’outils de la suite Office 365 souvent méconnus. Je pense notamment à find time, module outlook permettant de visualiser les heures de disponibilité des participants à une réunion, ou encore à Forms pour envoyer des enquêtes de satisfaction et recevoir des synthèses automatiques des résultats… » A l’issue de ces workshops, les utilisateurs champions, parfois appelés « digicoach », diffusent l’information au sein de l’ensemble des équipes et départements, ce qui améliore naturellement l’adoption des solutions, par la mise en place d’un cercle vertueux. Ces utilisateurs champions sont sélectionnés parmi les salariés les plus réceptifs à l’innovation.
La démarche associe également les métiers et pas uniquement l’IT. RH, services juridiques, équipes techniques : toutes les parties prenantes de l’entreprise doivent comprendre et intégrer l’intérêt des outils collaboratifs, afin de mettre en œuvre une démarche centrée sur l’efficacité collective. « L’ère du management « top down » est révolue. On privilégie désormais une approche bottom up où les utilisateurs remontent leurs besoins et formulent leurs exigences à la direction qui prend en charge l’amélioration des workflows de travail via un ensemble de solutions technologiques ». Il est donc essentiel de capitaliser sur l’humain et sa capacité à apprendre pour développer la collaboration et accroître la productivité au sein de l’organisation.