Des outils collaboratifs déficients
Difficile de retenir l’attention de son auditoire quand une présentation Powerpoint démarre par un combat au corps à corps avec un adaptateur PC incompatible avec l’écran de la salle de réunion ! Le temps passé par les employés à coordonner les réunions, trouver une salle équipée d’un écran ou tout simplement configurer un appareil est souvent sous-estimé. Cette situation est d’autant plus regrettable lorsque l’on sait que les cadres français passent plus de six semaines par an en réunion (selon une étude Opinion Way 2017).
Prenons l’exemple du paperboard sur lequel une mention « Ne pas effacer » est inscrite dans un coin depuis au moins 2 mois… Ou simplement les notes de réunion retrouvées sur des feuilles A4. Sont-elles importantes, voire confidentielles ? A qui appartiennent-elles ? Que faut-il en faire ? Un tableau électronique interactif ou paperboard digital tel que le Samsung FLIP optimise et sécurise le partage des documents de travail tout en améliorant le niveau d’attention des participants à la réunion.
Le paperboard digital Samsung FLIP : facteur d’efficacité en réunion
La taille de l’écran et ses performances constituent les premiers facteurs d’efficacité du Samsung FLIP. La technologie Ultra Haute Définition (UHD) permet à ce Paperboard Digital de s'intégrer à la perfection aux réunions dans une huddle room ou dans une salle de réunion classique, sans avoir besoin réguler la lumière ambiante. Les collaborateurs peuvent s'y connecter simplement et partager le contenu de leur PC ou smartphone sans avoir besoin de câble.
La grande flexibilité du Samsung FLIP permet aux utilisateurs d’alterner entre le mode portrait ou le mode paysage. L’écran digital permet de prendre des notes à l’écran, les sauvegarder sur le réseau local puis les partager très simplement à la fin de la réunion, par email ou via une clé USB.
Autre atout de cette solution : la mobilité. Beaucoup d’entreprises regrettent que les technologies dédiées aux réunions et à la collaboration soient concentrées dans des grandes salles souvent occupées par de petits groupes… ces salles étant les seules à proposer des écrans ou projecteurs performants. Semblable au paperboard classique, le paperboard numérique présente l’avantage de reposer sur un pied à roulettes permettant de le déplacer facilement.
S’il fait office de tableau destiné aux annotations, le Samsung FLIP est aussi un support de diffusion de vidéos, photos ou présentations. A la fin de la réunion, plus besoin de faire un compte rendu, les notes prises sur le Samsung Flip sont partagées par mail à chacun des participants. Enfin, la solution permet de sauvegarder le contenu de la réunion en toute sécurité sur un réseau local, de le verrouiller avec un mot de passe et d’y accéder sur un autre Flip au moment voulu.
Une technologie en phase avec la transformation des espaces de travail
Ces technologies novatrices pour salles de conférence reflètent l'évolution de l’état d’esprit des collaborateurs et les tendances actuelles en matière d'aménagement du lieu de travail. Au lieu de réunions formelles et programmées, les employés se tournent vers des rassemblements plus spontanés, qui peuvent avoir lieu n’importe-où. L’environnement de travail a également évolué, passant d’espaces cloisonnés à des bureaux ouverts ou même à distance, ce qui nécessite une forte collaboration numérique et des outils de conférence. Enfin, on note un fort intérêt pour les technologies de bureau intuitives et prêtes à l'emploi. Désormais, au lieu de passer du temps à prendre des photos, à démêler des fils ou à recomposer des appels, vous pouvez vous appuyer sur une technologie accessible sans formation, permettant de mener des réunions plus productives grâce à des fonctionnalités de partage identiques à celles que l’on peut trouver sur un smartphone.