#1 Moderniser l’expérience des collaborateurs

Dans un environnement mobile, multi-applicatif et multicloud, les utilisateurs perdent énormément de temps à chercher des fichiers, les transférer via email ou effectuer des tâches bureautiques répétitives. La coexistence d’une multitude d'outils peu interopérables se traduit par une perte de temps, d’efficacité et par conséquent de productivité. « D’une application à l’autre, l’expérience documentaire est souvent très inégale » observe Guillaume Braux.

Pour remédier à cette situation, la mise en place d’une plateforme cloud de stockage, de partage et de collaboration automatisée permet aux utilisateurs de rester dans un espace unique. Dans ce hub, les collaborateurs échangent leurs données en temps réel, quelle que soit l'application utilisée, et apportent des modifications en ayant l’assurance que les documents seront à jour de leur dernière version. « La plateforme Box garantit une expérience documentaire unique » poursuit Guillaume Braux. « Cette unicité offre aux collaborateurs une fluidité dans leurs parcours documentaire, un gain de temps et de motivation par la même occasion ».

En digitalisant l’expérience documentaire, une plateforme telle que Box facilite la mise à disposition d’un écosystème applicatif performant avec une seule couche de contenu. Les intégrations Box avec le S.I. permettent de gérer l’ensemble des contenus, quel que soit l'endroit où ils sont créés, partagés ou consultés.

#2 Sécuriser le S.I. et améliorer la gouvernance

En 2021, le montant moyen des demandes provenant de Ransomwares s’élevait à 2,2 millions de dollars, soit 144% de plus que l’année précédente. Bien que les organisations attaquées payent rarement le prix exigé, le montant moyen versé n’a jamais été aussi élevé : 541 000 dollars en moyenne[1].

« Passer par une plateforme telle que Box est un bon moyen de maîtriser les risques cyber et leurs conséquences financières » commente Guillaume Braux. En mettant en place une gouvernance documentaire de bout en bout pour toute l’entreprise, on obtient une véritable unicité. « Il faut comprendre que de multiples silos documentaires dans l’entreprise multiplie la surface d’attaque et complexifie la gouvernance des données » insiste Guillaume Braux. Sans une plateforme de gestion des contenus, la définition d’une politique de gouvernance sécurisée pour tout l’écosystème d’applications est une tâche complexe. « Box permet de sécuriser l’ensemble de l’environnement applicatif de manière homogène sans avoir à le faire application par application. Toutes les applications héritent automatiquement des mêmes politiques de sécurité, de confidentialité et de conformité, ce qui se traduit par une réduction des coûts opérationnels ».

 #3 Consolider le système d’information

Multiples serveurs de fichiers, plateformes collaboratives et de partage documentaire, solution de signature électronique… Multiplier les outils de gestion des données, c’est aussi multiplier les silos.
Pour Guillaume Braux, « consolider les systèmes en s’appuyant sur une solution unique va de pair avec les nouveaux modes de travail, toujours plus agiles et collaboratifs, y compris à distance ».

Rémy Cointreau fournit une parfaite illustration de cette tendance. « De Singapour à New York en passant par Genève et Paris, 140 To de données générées par nos 2000 collaborateurs transitent par Box » nous avait récemment confié Olivier Ruault, DSI du célèbre groupe de spiritueux. Cela fait maintenant trois ans que le groupe familial français centralise l’ensemble de son fond documentaire sur Box.

Au-delà des gains de productivité, la consolidation des outils permet une réduction des coûts opérationnels. « La plupart des solutions qui se veulent gratuites ou intégrées dans un package génèrent en réalité d’importants surcoûts » remarque Guillaume Braux. Avant de multiplier les solutions « gratuites », Il est crucial de prendre en compte le nombre d’administrateurs dont vous aurez besoin pour les exploiter.

 

[1] 2022 Unit 42 Ransomware Threat Report , Paloaltonetworks