Il reste deux ans pour être prêt. Le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les plus grandes entreprises, et seulement elles, seront tenues d’émettre leurs factures dans un format électronique, c’est-à-dire intégrant des données structurées, directement lisibles par des systèmes automatisés.
Pour Christophe Adam, la transition devrait se faire sans heurt pour peu que l’on soit préparé. « Il faut dès maintenant lancer la conduite du changement et idéalement identifier un référent chargé de centraliser l’ensemble des informations légales afin d’impulser le mouvement en interne » résume le spécialiste. L’objectif général étant d’harmoniser les processus de facturation, d’arbitrer entre différentes solutions parfois redondantes et d’optimiser les flux de données, en prêtant une attention particulière à la qualité des informations.
1# Identifier les outils et composants logiciels impactés
Tout doit commencer par une cartographie du système d’information. Logiciel dédié aux achats, portail fournisseurs, sites de e-commerce… « Il faut dresser l’inventaire de tous les éléments du système applicatif qui entrent en interaction avec la facture » explique Christophe Adam. En ayant une vision claire des outils et logiciels impactés, on peut ensuite définir les interconnexions qui existent entre ces solutions puis identifier les briques du système d’information qui doivent être mises à jour ou supprimées. Pour résumer, deux questions nécessitent une réponse claire. Quelles sont les solutions dans lesquelles des factures transitent ? Quels sont les processus associés au traitement de la facture lors de ce transit ?
2# Revoir les processus opérationnels liés à la facturation
Avec la dématérialisation, toutes les factures arriveront directement dans le système d’information, en quelque-sorte « prêtes à l’emploi ». Cela va simplifier un grand nombre de tâches chronophages mais également générer d’importants changements organisationnels. Tous les processus d’approbation matérialisés par un transfert d’une bannette à une autre vont bien évidemment disparaître. « La distribution et la répartition des factures étant digitalisée, il faudra envisager un changement d’affectation pour les collaborateurs auparavant en charge de ces aspects » remarque Christophe Adam. Même chose pour les tâches de rapprochement, par exemple. Le processus manuel impliquant la vérification des quantités réceptionnées et la validation du bon de réception par les équipes logistiques sera remplacé par une proposition de matching informatisé de la facture avec la marchandise directement dans le système.
3# Veiller à la qualité des données
Très concrètement, il faut dès maintenant s’efforcer de produire des factures intégrant toutes les mentions obligatoires, en veillant à la fiabilité des informations véhiculées, sous peine de voir ses factures rejetées par les plateformes de dématérialisation destinataires. « C’est un enjeu central » souligne Christophe Adam. On pense déjà aux éléments d’identification de la facture (SIRET et SIREN) qui doivent être parfaitement renseignés, mais également aux mentions relatives au délai de paiement par exemple. « Si ces informations ne sont pas fiabilisées et insérées à la main dans des champs de type texte, elles ne pourront pas être exploitées dans un cadre dématérialisé ». Il ne faut pas attendre 2024 pour s’y mettre, d’autant qu’un dernier chantier devra être mené pour amorcer la transition…
4# Mettre à jour le système d’information
La mise à jour du SI découle des trois actions précédentes. Les éléments identifiés en termes d’outillage, d’organisation et de data constitueront un point de départ pour identifier son système cible et commencer à mettre à jour les composants du SI. « La tâche peut paraître difficile dans la mesure où les éditeurs n’ont pas encore accès aux plateformes de test » précise Christophe Adam. On ne peut donc anticiper l’intégration avec la plateforme publique et encore moins avec les PDP, mais cela n’empêche pas de sécuriser sa transition dès maintenant, en s’assurant que les systèmes – ERP en premier lieu – seront en mesure d’accueillir les nouveautés de la facture électronique.
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