Quelles étaient les problématiques à résoudre ?

La Ville a mis en place un certain nombre d’outils pour gérer et partager les documents (serveur de fichiers, Suite Office de Microsoft et sa messagerie, Wetransfer, etc.), mais avec le temps la "mémoire collective documentaire" s’est retrouvée dispersée. Les principales raisons identifiées sont : des répertoires par service insuffisamment structurés (lié à l’historique de chaque Service), des répertoires d’échanges trop ouverts, un manque de clarté sur les droits d’accès, l’envoi de documents non sécurisé via Wetranfer et en pièces-jointes d’emails.

Afin de "casser les silos" et promouvoir un travail collaboratif plus efficace, la Ville de Noisy-le-Grand a décidé de réorganiser ses outils, ainsi que de déployer la solution GoFAST Digital Workplace à la suite d'un POC de 4 mois. Après le démarrage du POC, les restrictions liées à la Covid-19 et l’obligation de privilégier le télétravail, ont accéléré l’utilisation de la webconférence et de Chat collaboratif de GoFAST, y compris pour les Elus de la Ville.

Périmètre global du projet

Une 1ère phase de POC de 4 mois, centrée sur les usages de 3 Directions : Direction des Systèmes d’Information (DSI) avec les 2 départements "Etudes & Projets" et "Moyens Informatiques", Direction des Finances et de la Commande Publique, Direction des Bâtiments (département Construction Publique).

Fort périmètre "Extranet" : Partager les documents et collaborer avec les externes, notamment pour le traitement des livrables des prestataires.

Principaux objectifs du projet 

Axel Saint-Charles, DSI de la Ville de Noisy-le-Grand, indique comme objectif global :

"Une solution qui intègre mieux et plus, qui offre une visibilité sur les composantes fonctionnelles qui structurent notre activité documentaire et bureautico-collaborative".

Il précise : "L’objectif recherché consiste à proposer un espace numérique collaboratif intégré/unifié, qui facilite et sécurise notre gestion documentaire, tout en répondant aux multiples attentes fonctionnelles".

GoFAST Digital Workplace en complément de la Suite Office de Microsoft :

La solution GoFAST développée l’éditeur français CEO-Vision, est une plateforme collaborative qui intègre plusieurs technologies Open Source éprouvées (GED Alfresco, Workflows BonitaSoft, Suite OnlyOffice, Chat-Webconférence, etc.) et qui se positionne comme alternative souveraine aux GAFAM, dont Office365-Teams.

Toutefois dans le cadre du projet de la Ville, GoFAST vient en complément des outils bureautiques de Microsoft et de sa messagerie. Monsieur Saint-Charles, le DSI de la Ville soutient la complémentarité et non l’adversité des deux solutions : "GoFAST est comparable au transport collectif (Airbus A350, TGV) et la suite Office365 à une voiture individuelle". Il précise : "Les solutions comme Office365 ou Google-Workspace outillent des utilisateurs, alors qu’avec GoFAST, vous outillez des processus collectifs". L’objectif est donc de gérer et sécuriser les documents sur GoFAST, en laissant le choix aux utilisateurs entre leur Suite Office habituelle ou bien la Suite collaborative intégrée à GoFAST (OnlyOffice), les deux étant possibles.

Monsieur Saint-Charles poursuit : "L’autre raison est la gestion intégrée de multiples outils avec GoFAST, plutôt qu’une juxtaposition d’outils". En référence au concept de CEO-Vision SAS, visant à centraliser les outils, les documents et les échanges pour éviter "la bibliothèque d’applications".

D’un point de vu budget, il indique : "GoFAST vient ici en complément, mais nous pouvons envisager des économies sur MS Office en pratiquant OnlyOffice sur certains usages. Sachant que seulement 15% de nos utilisateurs exploitent intensément MS Office et pourraient bénéficier de licences dédiées".

Remplace le serveur de fichiers et sécuriser le partage y compris avec l’extérieur :

Parmi les objectifs de la Ville, il y a également la suppression du serveur, en priorité pour les répertoires collectifs et collaboratifs, toujours dans le but de mettre fin aux doublons, erreurs de versions, pertes de temps et sécuriser les accès aux documents. Un objectif atteint par d’autres clients-utilisateurs de GoFAST.

Dans le cadre du programme RGPD, les objectifs sont de mieux maitriser les accès aux espaces individuels et collectifs, le partage des documents "soumis au RGPD, a minima", à crypter les envois de fichiers/documents (abandon de Wetransfer et des pièces-jointes). Monsieur Saint-Charles rappel : "GoFAST est conforme au RGPD et non soumis au Cloud Act (créé par le gouvernement Trump pour contraindre les clients-utilisateurs d’un fournisseur US face aux exigences du Département of Justice des USA)".

A la question, "Peut-on tuer l’email ?"

Monsieur Saint-Charles répond : "Non à ce stade, car trop institutionnalisé (acteurs gouvernementaux et sociaux, opérateurs, commerces en ligne, etc.), il sert de réceptacle de notifications de nos applications et il caractérise encore et surtout l’usage individuel et mobile. Cependant, il est possible d’en réduire le volume et la duplication des fichiers (éviter les pièces-jointes dans les emails et les doublons dans les répertoires)".

Projets-métiers démarrés sur GoFAST après 1 mois 

Projet pilote "Ecole numérique" :

• Un espace collaboratif a été mise en place pour permettre aux différents acteurs de collaborer dans le cadre de la mise en place des outils numériques dans les écoles primaires de la Ville.
• Ce projet implique différentes directions : DSI, Direction des Finances et de la Commande Publique et la Direction de l’Education et de l’Enfance, ces dernières assurent l’interface avec le Ministère de l’Education Nationale et les Rectorats.

Projet pilote "Réseau et Vidéo" :

• Un Espace pour le travail collaboratif entre le Département "Etudes et Projets" de la DSI et les prestataires externes chargés des infrastructures numériques sur les différents projets de la ville.

Projet pilote "Construction publique" :

• Le service Construction Publique dépendant de la direction des Bâtiments, chargé de la construction et l’aménagement des espaces et bâtiments de la Ville. Ces projets font intervenir les autres Directions de la ville (dont Marché Public) et des acteurs externes (Architectes, Maîtres d’œuvre...)
• Le projet PKO d’aménagement des parking publics, avec le partage d’un volume important de documents (plans, fichiers techniques...) avec les prestataires (MOE démolition/construction, Architecte...).

Projet pilote "DSI" :

• Référentiel documentaire des applications : la DSI gère 70 applications métiers, ce qui nécessite de partager et maintenir à jour la documentation de ces applications. Cette documentation est stockée dans différents répertoires dédiés aux Directions, certaines devant intervenir dans le processus d’élaboration, alors que d’autres ont un besoin de consultation uniquement
• Les projets digitaux de la Mairie (SIRH, Ecole numérique, open GST...) impliquent des acteurs internes (métiers, IT, commande publique), mais aussi externes (titulaires des marchés). Des Espaces partagés à la fois en internes et Extranets sont ici nécessaires et avec une gestion simple des accès. 
• Les projets d'infrastructures IT impliquent le partage d’un volume important de documents (plans, documentation technique...) entre les prestataires et les acteurs internes de la DSI.

Bilan / Retour de résultat et d’expérience

Un mois après le lancement de la plateforme collaborative GoFAST, une prise de conscience des utilisateurs a été constatée sur le besoin de faire évoluer les habitudes de travail, et le potentiel de la plateforme. Le projet de la Ville de Noisy-le-Grand est ambitieux et fait évoluer des habitudes de travail bien ancrées, nécessitant un accompagnement du changement. Dès le début du projet, chaque référent métier est ainsi accompagné pour bien comprendre les besoins et centrer les actions sur les bons usages. Les formations ont elles aussi été fortement adaptées.

Le confinement imposé en mars/avril 2020 (Covid-19) a participé à l’accélération du déploiement de GoFAST en tant qu’outil de référence pour le télétravail. Les agents de la Mairie peuvent consulter leurs documents, mais aussi les co-éditer en ligne avec la Suite Collaborative intégrée (OnlyOffice) ou bien leur Suite habituelle, gérer leurs taches (tâches collaborative "kanban" et moteur de workflows Bonitasoft intégré), organiser des webconférences (JitsiMeet intégré : la Mairie a fait des tests de tenue de charge jusqu'à plus de 50 participants) et échanger en temps-réel via le Chat de groupe (Element).

Les chiffres (novembre 2020) :

• 184 utilisateurs actifs (périmètre restreint au POC)
• 30 Espaces "Extranets" (travail avec partenaires)
• 139 Espaces "Organisations" (Directions, Services…)
• 43 Espaces "Groupes" (Projets transversaux, bases de connaissances…)
• 5 Espaces "Publics" (diffusion de contenus aux agents…)

Nombre de documents stockés sur la plateforme : 43 000 (en 4 mois, chargés directement pas les utilisateurs).

Transformation Digitale autour d'une solution Souveraine et Open Source

Ce projet est un exemple parlant de comment repenser son SI et les méthodes de travail pour aller vers plus de collaboratif tout en relevant le niveau de sécurité pour ses données.

Critères-clés : conformité RGPD, soutien à l’innovation françaises et souveraineté

Monsieur Saint-Charles rappelle : "La Direction numérique interministérielle (SGMAP/premier ministre) de l’Etat a mis en place des solutions souveraines collaboratives (sans empêcher certes par ailleurs un contrat passé entre l’éducation nationale et Microsoft)". Parmi ces solutions, on retrouve Element et Jitsi.meet, qui sont les mêmes technologies intégrées dans GoFAST Digital Workplace. Le choix de la plateforme GoFAST permet à la Mairie de Noisy-le-Grand de se protégeant ainsi du Cloud Act.

Le DSI indique : "Cette solution convergente, mobile, tombe à pic pour répondre aux exigences de notre période actuelle : télétravail, collaboratif, mobilité, RGPD. Par ailleurs, ce n’est pas un frein dans la réflexion qui suivra dans le cadre du renouvellement de notre parc de postes de travail (autre projet par ailleurs)".