L’investissement dans le hardware est indispensable, mais il n’est pas suffisant, car la mise en œuvre de ces outils nécessite de mettre en place des process adaptés, et d’insuffler une véritable culture du numérique dans l’entreprise.
Tirer les leçons de la crise
La question du digital workplace est devenue particulièrement saillante avec la généralisation du télétravail provoquée par le confinement. Les entreprises qui avaient commencé à introduire des directives sur le travail à distance et à numériser les processus métier ont pu s'adapter plus facilement à ces circonstances exceptionnelles. Certaines ont dû trouver une réponse en catastrophe, comme l'achat de milliers d'ordinateurs portables ou de smartphones pour leurs employés, ce qui représentait un coût conséquent.
Il s'agit maintenant de tirer les leçons de l'expérience de ces derniers mois, d'examiner ces mesures prises dans l’urgence, et de considérer les actions à venir dans le cadre d'une stratégie d'investissement à long terme.
Définir une stratégie numérique claire
Le développement d’une véritable culture du numérique au sein des équipes revêt un caractère essentiel. C’est un rôle qui incombe aux directions générales, et implique une réelle conduite du changement au sein des entreprises.
Alors que la crise économique qui se profile pourrait pousser les responsables informatiques à diminuer les investissements, ce raisonnement peut s’avérer dommageable à long terme.
En effet, l’implémentation d’environnements de travail à distance entraîne une nette augmentation de la productivité, comme en attestent les études de l'université de Stanford et de l'Organisation internationale du travail (ILO).
Avant de mettre en œuvre de tels projets, il est essentiel de définir précisément les objectifs de l'entreprise. Ainsi, selon, M. Henrion de l'équipe commerciale dédiée à la Digital Workplace chez CHG-MERIDIAN, société experte de la gestion d’actif technologiques : "La question que les entreprises devraient maintenant se poser est la suivante : Comment investir dans l'informatique pour permettre à notre personnel de travailler de manière productive en dehors du bureau, indépendamment du moment et du lieu, en ayant accès à toutes les données pertinentes et en les intégrant dans tous les processus commerciaux".
Patrick Henrion ajoute que "Si vous comparez (les investissements dans la digital workplace) avec les sommes dépensées pour le leasing des voitures de société, et pensez aux avantages relatifs pour l'entreprise, alors les investissements dans le digital workplace sont très faciles à justifier".
Les plateformes numériques au service des collaborateurs
On l’a vu, la tendance est à la mobilité. L’équipement des salariés en ordinateurs portables et en appareils mobiles est certes une étape indispensable pour la garantir, mais il restera vain si ces derniers ne bénéficient pas d’un accès aux données et applications à distance.
L’entreprise CHG-MERIDIAN a ainsi pris le parti de numériser intégralement son environnement de travail. Elle s’est appuyée sur une infrastructure cloud privé et sur la virtualisation de l’intégralité de ses applications. Elle a également recours à des outils collaboratifs, comme la suite Office 365 qui permet à ses collaborateurs d’avoir accès aux données nécessaires à leur travail, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Le pic d’utilisation de plateformes de communication collaborative telles que Teams, constaté pendant le confinement, atteste bien de l’adoption rapide et généralisée de ces outils par les employés.
La gestion du cycle de vie des appareils s’en trouve également facilitée, car les demandes de maintenance peuvent être faites par voie numérique, et un appareil de replacement expédié directement au domicile des collaborateurs. De la simplicité d’utilisation des plates-formes dépend leur utilisation au quotidien par les équipes, c’est donc un critère de choix majeur.
Par ailleurs, les employés CHG-MERIDIAN bénéficient de plates-formes de formation en ligne interactives pour faciliter la mise en œuvre du télétravail, ainsi que d’un service de chat en temps réel animé par une équipe d’experts
C’est donc en menant une réflexion de fond et en impliquant pleinement les équipes dans ces grands projets de transformation digitale que les entreprises tireront leur épingle du jeu et sauront faire face aux crises à venir.