ASK (Always Seek Knowledge) est le nom attribué par les équipes Management des Connaissances et des Compétences à la solution Sinequa. Il s’agit d’un moteur de recherche puissant permettant d’accéder de façon simple, rapide et centralisée aux connaissances internes de l’organisation ainsi qu’à de multiples ressources de connaissances externes. Adoptée en 2016 par l’IRSN, cette solution facilite la tâche des différents métiers dans leur besoin constant de recherche d’informations.

Besoin d’accéder aux informations rapidement et facilement

La genèse du projet autour de ce moteur de recherche, aujourd’hui piloté par l’équipe de Jean-Paul Daubard, le Directeur délégué au Management des Connaissances et des Compétences avec à ses côtés Valérie Ganivet, chargée d’ingénierie des Connaissances, remonte à 2012. Valérie Ganivet commence à travailler sur le projet sous la responsabilité de Martial Jorel, Directeur du Management des Connaissances de l'IRSN, une direction créée en… 2012. A l’IRSN, depuis 2008, Valérie Ganivet avait entrepris un lourd mais essentiel travail d’indexation et d’organisation des documents d’expertise de sûreté nucléaire produits par l’Institut. Ce travail résultait du constat de la difficulté pour les ingénieurs en expertise de sûreté de retrouver facilement les informations utiles à la réalisation de leurs missions.

Martial Jorel, lui-même ancien Directeur de la Sûreté des Réacteurs, constate une difficulté à accéder au contenu de ces documents d’expertise. Il s’appuie sur le travail de Valérie Ganivet et, pour le fructifier, lui demande de mener une étude d’opportunité sur les moteurs de recherche entreprise avec l’aide d’un consultant. Le cahier des charges était de disposer d’un outil capable de retrouver les raisonnements tenus dans un historique de 50 ans d’expertise à partir d’une phrase en texte libre. Pour la sélection des éditeurs, le consultant s’est appuyé sur le Magic Quadrant du cabinet Gartner.  L’équipe projet fait alors passer des tests grandeur nature aux moteurs sélectionnés sur environ 400 documents indexés. Ces moteurs ont ensuite été soumis pendant 3 mois aux utilisateurs pour les tester et avoir leur adhésion. Sinequa a été choisi à l’unanimité par ce panel d’utilisateurs de l’IRSN. Les atouts mis en avant par les votants : sa pertinence, sa rapidité et son ergonomie (semblable à Google).

Étendre la connaissance à tous les métiers

L’idée derrière l’implémentation d’un tel moteur de recherche était d’en faire « une pierre essentielle à toute la stratégie liée au management des connaissances », explique Jean-Paul Daubard. Plus globalement, la visée était de permettre à tous les salariés de l’IRSN d’utiliser la technologie pour obtenir les informations dont ils ont besoin au quotidien et les aider dans leur métier. Le moteur de recherche devenait ainsi la réalisation concrète d’une volonté de partage et transmission d’un savoir et savoir-faire qui peut par ailleurs s’appliquer à tout type d’organisation.

L’implémentation de l’outil est alors très rapide et se fait en quelques semaines. Dès début 2016, celui-ci est opérationnel. Grâce à l’accompagnement des équipes Sinequa et à leur « réactivité », constatée par Valérie Ganivet, l’alignement des planètes entre son travail quasi-prémonitoire et l’intégration de la solution se produit. Très vite, la base originelle d’environ 30 000 documents dans le domaine de la sûreté s’élargit. Les besoins d’accès aux documents se faisant sentir dans d’autres domaines, une nouvelle étape s’est engagée par l’indexation d’un grand nombre de nouvelles ressources documentaires internes dans les domaines liés à la Santé et l’Environnement, ou bien externes de nature réglementaire à partir de sites institutionnels hexagonaux tels que Légifrance ou internationaux comme l’AIEA (Agence internationale de l’Energie Atomique).

Au départ utilisée uniquement pour la sûreté, donc adressée à un public restreint, cette solution a pour vocation de s’adresser à un nombre toujours plus important de collaborateurs. Logique, puisqu’elle recouvre de plus en plus de sources d’informations au point d’atteindre aujourd’hui le chiffre de 500 000 documents indexés. Le moteur a été indexé à des ressources autres que techniques, utiles dans l’activité quotidienne des salariés. Tous peuvent donc l’utiliser aujourd’hui, y compris les fonctions support.

Faire évoluer constamment l’outil, aller vers le machine learning

Si un bon nombre de salariés tirent parti de la solution aujourd’hui, d’autres doivent encore apprendre à la prendre en main. Aujourd’hui toujours très satisfaite par la solution, Valérie Ganivet continue à promouvoir l’outil en interne via différentes communications. Dernièrement, une vidéo « homemade », réalisée par Camille Bouchain (Archiviste IRSN) et Valérie Ganivet met en scène les collaborateurs de l’IRSN, en mélangeant saynètes à caractère informatif (comme indiqué par une insertion de texte dans l’introduction) et références pop-culturelles. Cette vidéo devrait faire le tour des boîtes mail et Teams de l’établissement. Cette promotion nécessite également un accompagnement sur le terrain des utilisateurs dans les unités. Pour ce faire, rien de tel que de « mettre les collaborateurs en situation », selon Jean-Paul Daubard, afin de favoriser l’utilisation d’ASK dans le quotidien des salariés.  

Ceux-ci pourront ainsi profiter de la « performance » et de « l’efficience » du moteur de recherche (Jean-Paul Daubard), un véritable « outil de partage de la connaissance » (Valérie Ganivet). Jean-Paul Daubard y voit également une façon d’ « anticiper le futur grâce aux innovations apportées par Sinequa, un partenaire de confiance ».

De nombreuses évolutions sont encore techniquement possibles pour améliorer sa visibilité, la pertinence par rapport aux différents métiers de l’IRSN et l’étendu du champ de recherche. Les innovations incluent notamment le développement des ontologies métier et l’exploitation à venir des technologies de deep learning et de machine learning, permettant d’enrichir les résultats retrouvés du moteur de recherche. De quoi permettre à l’IRSN d’améliorer continuellement la productivité de ses collaborateurs et d’assurer au mieux ses missions.

Les innovations proposées par Sinequa avec la mise à disposition de nouvelles fonctionnalités ouvre également de nombreuses perspectives permettant à l’IRSN d’inventer de nouveaux usages (vues 360 autour d’un objet comme une installation nucléaire).

Aujourd’hui, le moteur de recherche constitue un outil central dans la démarche du Management des connaissances et son utilisation, désormais très répandue au sein des équipes de l’IRSN, ainsi que le déploiement dans de nombreux secteurs d’activités démontre tout son intérêt.