Le printemps 2020 restera à jamais dans nos mémoires, y compris celles des nombreux responsables informatiques et DSI qui, à la mi-mars, ont dû s'assurer que les employés pouvaient travailler à distance – pratiquement du jour au lendemain.

Les anecdotes sur le travail à distance ne manquent pas : des employés contraints de transporter chez eux des unités centrales de PC dans des boîtes en carton,  l’écran sous le bras; des entreprises qui, incapables de fournir un accès VPN à toutes leurs équipes, ont introduit le travail alterné; ou des patrons méfiants qui ont fait signer à leurs employés des déclarations sur le respect des horaires de bureau pendant le télétravail.

Certains ont été confrontés à des courbes d'apprentissage abruptes, peu familiers avec les outils de collaboration comme Zoom ou Microsoft Teams, tandis que d'autres ont dû migrer leurs processus commerciaux vers un modèle entièrement numérique.

La transformation numérique de l’entreprise s’est accélérée

La crise du coronavirus a été l’occasion de faire un point sur le niveau de digitalisation, en particulier  sur la question du Digital Workplace. Les entreprises qui avaient déjà commencé à introduire des directives sur le travail à distance, en permettant le télétravail et en numérisant les processus métier ont pu s'adapter plus facilement à ces circonstances exceptionnelles. Les autres ont dû se contenter de mesures d'urgence mises en place à la hâte, dont certaines impliquaient l'achat de milliers d'ordinateurs portables – probablement pas au meilleur prix, compte tenu des circonstances.

Si l’on doit retenir un effet positif de cette pandémie, c'est bien sa capacité à accélérer la digitalisation de l’entreprise. Elle a également montré à quel point il est important d'investir dans le Digital Workplace, un prérequis essentiel pour maîtriser la transformation numérique. Désormais, il s'agit de tirer les leçons de l'expérience de ces derniers mois, d'examiner de manière critique toute mesure à court terme et de considérer les actions à venir dans le cadre d'une stratégie d'investissement à long terme.

Définir une ligne de conduite

Des prévisions économiques sombres, accompagnées d'une menace de récession et par conséquent une diminution des budgets qui en découlent, peuvent conduire de nombreux responsables informatiques à se demander comment justifier les investissements. La bonne nouvelle, c'est qu'il est toujours intéressant d'investir dans le Digital Workplace, ne serait-ce que pour l'augmentation de la productivité qu’entraînent ces nouveaux environnements de travail. Plusieurs études l’ont démontré, par exemple celles de l'université de Stanford et de l'Organisation internationale du travail (ILO).

La première chose à faire est de bien définir les objectifs de l'entreprise, suggère Patrick Henrion, Vice President Sales France chez CHG-MERIDIAN : "La question que les entreprises devraient maintenant se poser est la suivante : Comment investir dans l'informatique pour permettre à notre personnel de travailler de manière productive en dehors du bureau, indépendamment du moment et du lieu, en ayant accès à toutes les données pertinentes et en les intégrant dans tous les processus commerciaux".

Étape 1 : Investir dans le hardware au bon moment

Même s'il est aujourd'hui communément admis que le Digital Workplace ne se limite pas aux appareils, ces derniers ne doivent tout de même pas constituer une raison d’échec de la mise en œuvre d’un projet d’environnement de travail moderne. "Les entreprises dont les employés n'ont pas été productifs pendant un certain laps de temps après le début du confinement devraient peut-être se demander si cela vient du fait qu'elles ne voulaient pas dépenser 1 500 euros par employé", déclare M. Henrion. "Si vous comparez ce chiffre avec les sommes dépensées pour le leasing des voitures de société, alors les investissements dans le Digital Workplace sont très faciles à justifier".

"Réduire les coûts par des investissements dans le Digital Workplace fait partie du cœur de notre activité ajoute Patrick Henrion. Cela commence au moment de l'investissement. " Chaque appareil a une durée de vie optimale. En choisissant le bon moment pour remplacer le matériel, vous pouvez profiter de la meilleure valeur résiduelle possible tout en tirant le meilleur parti des nouvelles technologies. Rien que cela permet de réaliser des économies. Pensez-y comme à une pizza surgelée : elle a un goût délicieux après 15 minutes au four. Mais elle est toujours surgelée après dix minutes et elle est brûlée après vingt".

Étape 2 : Mise en œuvre de la plate-forme de travail

Le Digital Workplace ne se limite pas au matériel, bien sûr. Il couvre également les processus métiers, qui à leur tour sont composés de deux éléments : la plate-forme de travail et les méthodes. "La plate-forme a le rôle le plus décisif", explique M. Henrion. "Cela commence avec la connexion et l'authentification de l'utilisateur, et se poursuit jusqu'aux outils de communication et de collaboration et à la plate-forme d'application. Tous ces systèmes doivent être intégrés et garantir que toutes les données et tous les services sont disponibles".

Cette étape doit être soigneusement planifiée et mise en œuvre, car elle présente également des avantages moins évidents. "Si la plate-forme est stable, la question des terminaux est moins décisive", explique M. Henrion. "Dans ce cas, le moment précis où les dispositifs finaux sont échangés n'a que peu d'importance, car le travail ne dépend pas d’un appareil individuel. Il est cartographié au sein de la plate-forme et l'utilisateur n'a pas à se soucier d'une quelconque interruption. Cela signifie que l'échange de matériel peut être basé sur des critères économiques et technologiques, générant ainsi des économies substantielles".

Étape 3 : Promouvoir une culture numérique

L'application de méthodes de travail numériques et le développement d'une culture numérique au sein des équipes sont des aspects au moins aussi importants que les deux précédents, mais ils sont difficiles à traduire par des actions concrètes et impliquent une véritable conduite du changement au sein de l'organisation.

« Que signifie la digitalisation du service commercial, par exemple ? », s’interroge Staudenmaier-Föhr. "Cela implique une réorganisation de sa présence dans les réseaux sociaux, la production de contenus, la cartographie numérique de ses activités de réseautage, comme la participation à des événements ou les réunions physiques, et bien d'autres aspects encore. Mais chacun doit mettre ces actions en œuvre dans son quotidien, de la structuration de sa journée de travail jusqu’à la communication, en passant par le discours tenu auprès des clients et les méthodes relationnelles. Et cela prend du temps. Les dernières semaines ont mis en évidence les leviers qui influencent ces trois domaines : le matériel, la plate-forme et la culture numérique. Il est maintenant important de les aborder pas à pas avec des concepts intelligents et optimisés en termes de coûts".

Au final, la réflexion et la mise en pratique de ces principes devraient contribuer à renforcer votre organisation contre les crises à venir  –  mais également à tirer parti de l'agilité offerte par les plateformes numériques.