Même si les éditeurs de logiciels de PLM et de GED pour l’industrie et l’ingénierie se différencient sur les enjeux et les bénéfices, le souhait d’initier un projet PLM ou EDMS (Electronic Document Management System) côté client provient souvent d’enjeux similaires :

 - Unicité de l’information, traçabilité et qualité des données
 - Réduction des erreurs et des coûts de non-qualité
 - Confidentialité et sécurité des informations et de leurs accès (interne et externe)
 - Respect des délais et réduction des temps de validation
 - Gestion tactique et stratégique des projets et des programmes
 - Collaboration interne et externe autour d’un référentiel central et de la maquette BIM

Projets GED et PLM au sein des grands comptes : dépasser le constat initial

Ainsi, au sein des entreprises de l’industrie et de la construction, les projets de PLM / GED sont souvent initiés pour répondre à un ou des problèmes opérationnels immédiats. Il s’agit dans la majorité des cas de gagner en efficacité, dans les conditions actuelles.

Cependant, sans négliger ce constat opérationnel, il est aussi bénéfique de prendre du recul et de projeter une vision stratégique : les logiciels de Document Control et de Product LifeCycle Management sont des outils structurants et avec un impact sur le long terme.

C’est pourquoi il est préférable de considérer ces logiciels de PLM et d’EDMS comme des solutions qui répondent à la fois aux défis que la société rencontre actuellement, et aussi comme des outils capables d’accompagner l’entreprise dans ses futures transformations et donc de s’adapter aux évolutions et aux nouveaux besoins.

Le retour sur investissement des projets de PLM et de GED

Même si les projets de PLM et de GED dans les sociétés de grande taille doivent s’intégrer dans une vision long terme, le calcul du retour sur investissement de ce type de solutions est de plus en plus pragmatique avec des gains concrets et opérationnels pour les équipes métiers. Proposer des modèles de calcul qui seraient adaptés dans tous les cas n’est pas réaliste. Malgré tout, des grands axes se retrouvent dans la majorité des cas :

 - Les gains en temps sur les tâches et actions du personnel, dont le ROI se calcule en fonction de leur optimisation (diminution du temps vs coût horaire moyen) : recherche des informations, diffusion des documents, processus de validation et de relecture, demandes de modifications, édition des documents…
 - La réduction des coûts de non-qualité: contrôle des erreurs, suivi des réserves, charte graphique automatique, respect des modèles…
 - Les bénéfices plus larges, souvent plus difficiles à estimer: lancement des projets plus rapide, vision stratégique, gain en image de marque, capitalisation du savoir-faire technique…

Et pour calculer le ROI des logiciels de GED et de PLM, il faut aussi bien identifier les coûts, des plus évidents à ceux qui le sont moins : licence logicielle, services, maintenance, infrastructure informatique, ressources internes impactées, formation, évolutions à venir…

Logiciels PLM et GED : des points d’attention avant de lancer le projet

Pour conclure, voici quelques points auxquels faire attention pour mener à bien son projet de PLM côté client :

 - Les données, c’est l’or de demain ! La reprise de données et leur consolidation est un chantier en tant que tel qui doit être pris en compte dès le début du projet. Il faut prévoir les données à un format adéquat et harmonisé entre les différents départements, et fusionner les données en cas de doublons
 - Un RACI (Responsible, Accountable, Consult, Inform) clair et précis. Cette étape consiste à définir qui prend précisément quelle responsabilité, en interne de l’entreprise mais aussi avec l’éditeur et l’intégrateur. C’est primordial pour estimer la charge de travail côté éditeur, et côté client afin de pouvoir organiser le projet dans son ensemble.
 - Un besoin formalisé et partagé entre tous les services concernés. Si chaque équipe a sa propre vision et ses propres exigences par rapport au projet PLM ou EDMS, il est critique d’apporter une vision globale du projet grâce à un comité de pilotage. Répondre complètement à tous les besoins de tous les services n’est pas toujours équivalent à répondre aux attentes de l’entreprise !
 - Une priorisation des besoins. Il est souvent préférable d’avancer par étapes successives pour implémenter le logiciel de PLM ou d’EDMS et ainsi corriger, adapter et optimiser les attentes et le périmètre fonctionnel au fur et à mesure de la prise en main de l’outil. Ce qui n’est pas contradictoire avec le fait de disposer d’une vision stratégique et long terme.

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