Les salariés commencent à s’outiller, mais les bons process n’ont pas toujours été mis en place, ce qui entraîne une multiplication des réunions à distance, sans pause, provoquant une baisse d’assiduité, de ponctualité et donc d’efficacité. C’est en mettant des outils performants à leur disposition et en établissant des process adaptés que l’on peut maximiser l’efficacité des réunions en ligne.

Une solution innovante, à la pointe de la technologie

La suite de collaboration en ligne GoTo comprend notamment GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining, qui peuvent être gérés via un centre d’administration commun. Ces solutions ont des fonctionnalités de conférence en ligne semblables, mais elles répondent à des besoins différents. Au sein de cette suite, le logiciel GoToMeeting occupe une place à part. Il s’agit d’une solution de collaboration « many to many », parfaitement adaptée aux échanges impliquant un grand nombre de participants.

L’accès se fait via une simple identification par un hub, sans obligation de téléchargement d’un client contrairement à d’autres solutions : la totalité des fonctionnalités est disponible via un navigateur web. Lancée fin 2019, la nouvelle version de GoToMeeting fait la part belle à la vidéo des participants. Elle permet notamment de prévisualiser la façon dont l’utilisateur va apparaître lors d’une réunion, ce qui peut éviter bien des désagréments. Avec le temps de démarrage le plus rapide du marché, une meilleure clarté audio, et des boutons de partage plus lisibles, l’expérience utilisateur est optimale et unifiée quel que soit le device utilisé. Le partage de présentations est plus simple que jamais, avec l’option de les convertir directement au format PDF. Il est en outre possible d’enregistrer les différentes vues d’une réunion avec plusieurs options : tous les participants, l’intervenant, les caméras actives.

GoToMeeting To-Go
Il existe une version mobile de la plateforme : GoToMeeting To-Go. Parfaitement optimisée pour les devices IOS et Android, elle permet de planifier, démarrer ou rejoindre une réunion en déplacement. En outre, le mode déplacement réduit jusqu’à 90% la consommation de données mobiles, et inclut un partage d’écran simplifié pour une expérience utilisateur toujours plus fluide.

 

Une sécurité intégrale

Alors que des polémiques récentes ont mis en lumière les failles de sécurité de certaines solutions de visioconférence, LogMeIn prend cet aspect extrêmement au sérieux.

Au niveau de l’utilisateur, il est possible de verrouiller une réunion, ou d’exiger un code pin audio pour sécuriser l’accès mobile. L’organisateur de la réunion peut également décider d’autoriser ou non son enregistrement.

Par ailleurs, les mesures de sécurité des données mises en œuvre traitent à la fois les attaques passives et actives contre la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité lors de l'utilisation de GoToMeeting.

Ainsi, la solution GoToMeeting utilise le protocole HTTPS (TLS 1.2) pour se connecter aux services Web. Pour se connecter aux services audio et vidéo, les clients GoToMeeting Windows, MacOS, Android et iOS utilisent le protocole AVTP qui a recours au cryptage AES en Counter Mode. Les clés de chiffrement sont échangées avec une connexion TLS établie précédemment. Quant au client Web GoToMeeting, il utilise SRTP avec le cryptage AES. Les connexions aux services de partage d'écran ont même recours à un chiffrement de superposition supplémentaire à AES.

Un suivi et un engagement facilités

Pour maximiser la productivité des réunions en ligne il est important de respecter quelques règles évidentes : être ponctuel, partager sa webcam au début, ou alors en double écran. Il est également essentiel de bien qualifier les réunions en amont : quel objectif, combien de réunions ? Quels points seront abordés ? Quelle durée, de quels documents doit-on prendre connaissance en amont ?

Les fonctionnalités post-réunion comme le partage simplifié de l’enregistrement offrent un réel gain de temps. GoToMeeting permet également de créer des salles virtuelles pour organiser des réunions récurrentes via un seul lien, et les plug-in avec les calendrier Outlook et Google permettent de les partager en un clin d’œil.

Il existe également une fonction notes intelligentes, enregistrées automatiquement sur le Cloud. Quant à la transcription automatique des réunions, pour l’instant disponible en anglais, c’est une nouvelle preuve de l’avance technologique des solutions de LogMeIn.

Les recommandations pour établir un suivi efficace post-réunion
• Envoyez un e-mail
• Partagez le fichier de travail et le résultat de la réunion
• Définissez les prochaines étapes
• Fixez des objectifs et envoyez d’emblée le lien pour la prochaine réunion
• Partagez l'enregistrement de la réunion avec les inscrits. Les participants qui sont arrivés trop tard ou ont dû partir plus tôt peuvent ainsi rattraper ce qu'ils ont manqué.
• Reprenez les étapes de préparation et posez-vous à nouveau les questions importantes pour les réunions suivantes

Dans le difficile contexte actuel, il est donc indispensable d’équiper les collaborateurs des outils adaptés pour faciliter leur travail. GotToMeeting est la solution idéale pour optimiser la tenue et le suivi des réunions professionnelles : fiable, simple et transparent, à des tarifs adaptés à toutes les structures.

Pour en savoir plus, visionnez le dernier webinar GoToMeeting à la demande !

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