Travail hybride et réunions : comment garantir le confort de l'utilisateur ?

Quelles sont les nouvelles pratiques concernant les réunions ?

Eudes-Olivier Robert :  La pandémie a entraîné un changement d’habitudes : les collaborateurs sont plus enclins à favoriser la santé et le bien-être, et donc à adopter le travail hybride. De fait, les réunions à distance se sont multipliées. Les employeurs redoutent souvent qu’il en résulte une perte de productivité, mais les solutions technologiques qui existent aujourd’hui permettent de rendre les réunions à distance beaucoup plus efficaces ! Il s’agit simplement de bien équiper les espaces de collaboration. Du point de vue des collaborateurs, cela signifie bénéficier de la même qualité à distance qu’en présentiel : ils doivent voir et entendre aussi bien que s’ils étaient dans la salle de réunion, et avoir tous les éléments restitués pour ne rien manquer. On constate aujourd’hui que les salles de réunion augmentent en nombre, mais se réduisent en termes de taille. Elles doivent également être plus modulables : on doit autant pouvoir être debout et échanger autour d’un tableau blanc qu’être assis autour d’une table de manière statique.

Christophe Cygan : Avec le retour du travail hybride, il est impératif pour les organisations de rendre les lieux de travail plus attractifs : or, seulement 26% des dirigeants français ont développé un lieu de travail hybride. Pour bien faire, il faut donc créer une expérience équivalente quel que soit l’emplacement de l’utilisateur. Les clients cherchent également à homogénéiser leurs environnements :  Les entreprises ont été obligés de pallier à l’urgence d’assurer la continuité du service durant la pandémie, il s’agit désormais de pérenniser et rationaliser les investissements. Pour atteindre tous ces objectifs, on peut aujourd’hui passer d’une salle BYOD à une Microsoft Teams Room.

Justement, quel est l’intérêt pour les entreprises d’adopter la Microsoft Teams Room ?

E-O. R : Pour rappel, une salle BYOD est une salle équipée d’un écran, de caméras et de micros, qui permettent de capter et restituer le son et la vidéo, mais sans “intelligence”. Ces périphériques doivent ensuite être connectés à une solution intelligente, comme un PC. A contrario, la MTR (Microsoft Teams Room) est une salle complètement autonome : en plus de capter et restituer le son et la vidéo, la solution est intelligente et fonctionne par elle-même. On peut arriver les mains dans les poches dans la salle de réunion, il n’y a aucun branchement à faire. La MTR est une solution dédiée aux espaces partagés qui fonctionne avec Teams, solution Microsoft, qui permet de la communication en temps réel.

C.C. : La première différence constatée entre ces deux options, c’est la stabilité : la qualité de la réunion BYOD dépend du PC utilisé et de sa configuration matérielle (puissance) et logicielle (versions, pilotes…). Avec la MTR, la qualité est toujours égale. De même, on n’est pas dépendant du réseau : la connexion filaire permanente de la MTR assure une qualité idéale en permanence. Le deuxième avantage, c’est qu’il s’agit de solutions faciles et intuitives, offrant une expérience d’une simplicité déconcertante : d’un seul toucher de doigt sur la console, vous êtes connectés. N’importe qui peut l’utiliser sans avoir à installer quoique ce soit. Enfin, on gagne en efficacité. Fini le quart d’heure d’installation qui retarde systématiquement le début d’une réunion !

Beaucoup d’entreprises se sont aujourd’hui équipées en BYOD. Faut-il nécessairement tout remplacer pour bénéficier de MTR ?

C.C. : C’est effectivement la crainte principale de nos clients, mais une salle BYOD peut tout à fait être transformée en MTR : à partir du moment où les matériels sont certifiés Teams, on peut les réutiliser. Ensuite, dans le cadre de Microsoft 365 +, il faut une licence Teams dédiée aux salles de réunion et une connexion réseau. J’ajouterais qu’on ne gère pas une salle comme un PC : il ne faut pas appliquer les mêmes pratiques ! Et comme pour tout projet informatique, il faut adopter une gestion de changement, pour favoriser l’adoption de la MTR par les utilisateurs.

E-O. R : En dehors du matériel, la question à se poser est celle de la salle : y a-t-il des échos, des bruits parasites ? Les écrans sont-ils modernes et en bon état ? Est-elle modulaire, pourrais-je installer des micros au plafond ? Et puis, souhaite-t-on une solution Windows ou Android ? La solution Windows est plus pertinente si l’on a besoin de restituer un tableau blanc ou de se connecter à des réunions non-Microsoft, la solution Android quant à elle simplifie la configuration et l’administration. Notre partenariat Microsoft et Logitech propose la transformation de salle BYOD en MTR le plus simplement et le moins cher possible, grâce à des solutions comme Roommate.

Comment est né ce partenariat entre Logitech et Microsoft ?

C.C. : Microsoft travaille énormément avec des partenaires, sur un mode de business indirect. Un dollar de bénéfice pour Microsoft, c’est neuf dollars pour les partenaires. L’objectif de ces partenariats est d’atteindre une parfaite compatibilité entre les matériels et les logiciels, d’où le fait que l’on certifie les solutions. Enfin, ce partenariat s’appuie sur une R&D en commun pour créer des solutions innovantes, comme les flux vidéo multiples ou la réduction des bruits parasites. Nous avons tous les deux la même ambition, favoriser l’inclusion de tous les participants de la réunion : il faut offrir l’expérience la plus proche possible entre le collaborateur à distance et celui en présentiel.

E-O. R : Autre exemple d’ingénierie en commun, la captation du tableau blanc via notre produit Scribe, pour un partage simple et en temps réel dans les visio-conférences. Au-delà de ce partenariat d'ingénierie, qui passe aussi par la certification du matériel, garantissant l’évolution des fonctionnalités et la maintenabilité en commun entre Microsoft et Logitech, notre partenariat compte également un programme de POC (proof of concept). Ce programme permet aux clients de tester les produits Logitech gratuitement pendant un certain temps. Ils peuvent donc les valider, former leurs utilisateurs et leurs administrateurs avant un déploiement plus massif.

Comment voyez-vous l’avenir des réunions ?

C.C. : A mon sens, l’IA va permettre de plus en plus de progrès. Quelques exemples concrets : en termes de planification, elle va permettre d’insérer des périodes de déconnexion dans les agendas pour assurer un meilleur équilibre entre le pro et le perso, ou de planifier des réunions plus facilement avec les clients et partenaires dont l’agenda n’est pas accessible. On peut également penser aux retranscriptions (pour avoir le compte-rendu) et aux traductions en temps réel. Cela sera particulièrement utile lorsqu’on aura une réunion avec des participants parlant des langues différentes : les sous-titres apparaîtront en direct... Tout ceci commence à arriver, et va devenir de plus en plus démocratisé pour faciliter la vie des utilisateurs. L’IA va également permettre de collecter des données sur l’usage des salles, afin de remonter rapidement les problèmes et disponibilités.

E-O. R. : A cette vision de l’IA qu’a Christophe et que je partage, je rajouterais un élément qui qui nous tient particulièrement à cœur chez Logitech : le confort pour l’utilisateur. De plus en plus, nous allons nous concentrer sur la capacité à avoir, dans une réunion, l’impression que la personne qui parle s’adresse à moi, grâce à sa voix et à son regard, peu importe sa position dans la salle. En dépit de la distance, nous travaillons à développer des solutions qui donnent l’impression que l’on pourrait toucher la personne à travers l’écran.
Prendre en compte l’ergonomie est particulièrement important. Nous avons tous expérimenté la fatigue des réunions virtuelles, c’est bien la preuve que les solutions actuelles ne sont pas complètement adaptées à notre physiologie. Par exemple, notre regard fonctionne en défocalisant pour refocaliser : les solutions devraient être adaptées au fonctionnement de notre corps. Ma vision du futur est donc celle-là : prendre soin des utilisateurs en leur offrant des solutions les plus adaptées et ergonomiques.

Retrouvez l'échange des experts Logitech et Microsoft et découvrez comment garantir le confort de l'utilisateur lors des réunions à distance en écoutant ce podcast.