Créée en 2007 à Antibes, Chullanka est une enseigne spécialisée sur les sports outdoor. Ancienne filiale du groupe Decathlon (à l'époque Oxylane), la société a pris son indépendance en 2015. Début 2021, le déploiement de l'ERP Ginkoia a donné un coup d'accélérateur à la croissance de l'entreprise, accompagnant l'ouverture de son propre entrepôt en Ariège, puis rendant possible le rachat de la chaîne outdoor Approach. L'enseigne dirigée par Christophe Aboulin veut désormais accélérer sur sa stratégie omnicanale. Maxime Verdet, responsable des systèmes d'information chez Chullanka, revient sur la mise en place de Ginkoia et les différents projets annexes, qui ont permis de bâtir un socle IT adapté aux ambitions de la société.

L'année où Chullanka est devenue indépendante, l'enseigne a également ouvert son quatrième magasin à Bordeaux et lancé son site e-commerce. « Lors de la séparation avec Oxylane, nous avions hérité de l'ERP mis en place par le groupe. Nous avons migré rapidement sur une autre solution peu coûteuse, car nous n'avions plus l'IT de Decathlon en soutien », se souvient Maxime Verdet. Toutefois, une fois achevés les différents projets qui ont suivi l'indépendance, ce système ERP s'est révélé difficile à passer à l'échelle, freinant l'enseigne dans sa croissance. Dans un contexte de digitalisation accélérée des pratiques d'achat, les processus métiers devaient par ailleurs être capables de s'adapter et d'évoluer rapidement. « Dans le retail, le gros impact de la digitalisation est l'effet ROPO - research online, purchase offline. Beaucoup de clients arrivent déjà bien renseignés sur les prix, en magasin ils attendent quelque chose de plus. Nous devons personnaliser leur expérience, fluidifier le parcours utilisateur. Notre cible est l'omnicanalité sans couture. Un client doit par exemple pouvoir faire du click and collect, où il réserve sur le Web un produit qu'il va chercher en magasin, ou bien un renvoyer un produit acheté en magasin en service après-vente sur le Web » illustre Maxime Verdet. Pour l'enseigne, il devenait donc essentiel de disposer d'un ERP adapté à ces enjeux.

Des référents par métier et par magasin

En 2020, le lancement du projet de migration d'ERP lui a permis de rebondir. Chullanka a découvert la solution de Ginkoia, filiale du groupe DL Software spécialisée dans la distribution sportive. « Celle-ci correspondait bien à nos besoins et était dans notre cible budgétaire. La société avait une forte présence dans notre secteur d'activité, ce qui était rassurant, et la solution offrait des compléments qui nous manquaient, comme la contrainte technique vente, atelier et location », indique Maxime Verdet. Une fois la décision prise, le projet de migration a démarré. Le responsable SI a monté une équipe projet d'une quinzaine de personnes, avec des experts métiers et des acteurs clefs pour la prise de décision. « Il y avait un à deux représentants par magasin et par métier. Ces utilisateurs ont aussi été impliqués dans la recette. Ils ont été formés par Ginkoia trois mois avant la migration, et ensuite ils ont servi de référents et de relais », détaille Maxime Verdet. Pour l'entreprise, le projet a représenté un chantier important, avec notamment un gros travail de récupération des données, dont l'historique des ventes. « Nous avons connu quelques difficultés sur la reprise des données, mais nous ne pouvions pas trop retarder la migration, car nous avions coupé le site Web », se souvient le responsable. Malgré ces aléas, les utilisateurs ont rapidement pris en main l'outil, grâce à la conduite du changement et à l'accompagnement fourni par l'éditeur. Le reste des employés a été formé par Ginkoia quinze jours avant l'ouverture de la solution, le 17 mars 2021. Enfin, le jour J, l'éditeur a aussi assuré un accompagnement en magasin, pour rassurer et finir de former les employés.

En parallèle de la mise en place de l'ERP, l'enseigne a lancé un projet d'internalisation de sa logistique. Auparavant, les stocks destinés aux magasins et au site Web étaient gérés séparément par deux prestataires. Chullanka a décidé de les centraliser dans son propre entrepôt de 3000 m², à Lavelanet en Ariège. L'enseigne pouvait ainsi mutualiser les stocks, en faisant en sorte que celui des magasins soit disponible pour le Web et vice-versa, et cela lui permettait d'élargir le catalogue référencé sur le Web. Le volet IT de ce projet, nécessitant de connecter l'ERP et le système de gestion d'entrepôt, en l'occurrence le WMS IzyPro d'Acsep, a représenté un autre gros chantier, qui a débuté peu de temps après la migration. Pour interfacer les deux systèmes, l'entreprise a mis en place un connecteur ainsi que différentes API. « Nous avons démarré avec l'outil de base, un échange de fichiers plats en FTP, puis nous avons déployé l'ETL de Talend pour traduire les formats de fichiers entre l'ERP et le WMS, afin d'éviter des développements en dur », décrit Maxim Verdet.

Des flux en temps réel entre l'ERP et le WMS

Pour les API, le cahier des charges a été coécrit en quelques jours par le responsable SI, le directeur logistique et un consultant expert en logistique et SI. Une fois les développements effectués par l'éditeur, quinze jours ont été consacrés aux tests et la mise en production a suivi. « Ce projet a été très rapide. Il a démarré en juillet 2021, pour une mise en production mi-décembre. La recette a été un peu accélérée. Nous avons découvert quelques bugs en production, avec des ajustements à faire qui ont pris environ un mois et demi, le temps de stabiliser les systèmes », confie Maxime Verdet. Aujourd'hui les API en production couvrent les deux flux principaux. Le premier concerne les commandes aux fournisseurs. « Celles-ci sont passées dans l'ERP puis vont dans le WMS en attente de réception. La réception se fait dans le WMS, puis un flux retour incrémente le stock dans l'ERP. Ces flux transitent en temps réel via l'API », décrit le responsable SI. Le deuxième flux gère les transferts de stock depuis l'entrepôt vers les magasins. L'entrepôt reçoit les ordres d'expédition et en retour un flux valide les transferts dans l'ERP. La centrale d'achat suit les valeurs des stocks dans Ginkoia. L'ERP est également maître de la base articles, et envoie les informations au WMS. Il reste encore quelques développements à réaliser, notamment sur la gestion des codes-barres et sur les flux au niveau des docks, qui pour l'instant sont gérés avec une double saisie.

Aujourd'hui, Chullanka compte un peu plus de 130 employés, neuf magasins et un entrepôt comptoir. L'enseigne est en train d'intégrer les cinq magasins d'Approach sur Ginkoia, qui forme désormais le coeur de son système d'information. « La solution contient nos bases de données d'articles et de clients. Elle assure aussi la gestion des stocks, les commandes et la vente, avec le logiciel de caisse », détaille Maxime Verdet. En dehors du WMS, l'outil s'interface également avec le système comptable, qui vient directement puiser les données nécessaires dans l'ERP, ainsi qu'avec une autre brique clef du système d'information, le CMS (content management system) qui gère le site Web, en cours de refonte. « Nous disposons d'une base client et stock unifiée, commune à tous nos systèmes (ERP, CMS e-commerce et WMS), qui offre à nos consommateurs une expérience sans couture et véritablement omnicanale », apprécie Maxime Verdet. Grâce à la consolidation des données et à des Web services développés par l'éditeur, Chullanka dispose d'une vue unifiée et en temps réel de ses clients et de leur activité (achats, fidélité, coordonnées, etc.). Enfin, le fait de disposer de bases communes facilite le projet de refonte du site, actuellement sous Magento, mais qui va basculer sous Symfony Sylius. « Nous avons un chantier d'intégration avec l'ERP, avec le développement d'interfaces pour gérer les flux et quelques autres API », indique Maxime Verdet.

Automatiser d'autres flux

Une fois la bascule des points de vente d'Approach sur Ginkoia terminée, Chullanka a prévu une nouvelle phase de stabilisation de ses processus. « Nous avons besoin de travailler sur la qualité et la formalisation des processus, avec une nouvelle vague de formation, après quoi il faudra aussi s'assurer que les processus sont bien suivis », détaille Maxime Verdet. L'enseigne travaille aussi sur la mise en place d'un système de gestion des commandes (order management system) permettant de répartir et partager le stock d'un magasin à l'autre. Elle étudie également le déploiement d'un outil de PIM (product information management) pour gérer les données associées aux produits référencés dans la base articles. « L'un des objectifs est de pouvoir nous brancher aux PIM de fournisseurs qui en sont équipés, pour récupérer automatiquement les données », explique Maxime Verdet. L'enseigne a aussi des projets sur la mobilité et sur le CRM avec Ginkoia. Enfin, côté front, elle veut poursuivre sa stratégie omnicanale en digitalisant ses magasins, avec la mise en place de bornes et d'écrans permettant de parcourir le catalogue ou d'accéder aux contenus Web complémentaires, comme les guides d'achats.

Le responsable SI de Chullanka a tiré plusieurs enseignements de ces différents projets. L'un des principaux défis a été de mener de nombreux chantiers de front. « Quand cela est possible, mieux vaut ne pas faire trop de projets et s'assurer que tout est bien stabilisé avant de s'attaquer au reste », conseille Maxime Verdet. Il insiste également sur l'importance des phases de recette. « Il ne faut pas sous-estimer la période prévue pour la recette, c'est important de prendre le temps qu'il faut, avec un bon environnement de test. Même si c'est impossible d'anticiper tous les ajustements qu'il faudra faire en production, cela les réduit. » Du côté des éléments qui ont contribué au succès, le responsable SI met en avant la relation de confiance avec Ginkoia, qui a fait la différence par rapport au précédent fournisseur. Chullanka apprécie en particulier le support, « réactif et disponible », et les équipes « venant du secteur de la distribution, qui comprennent nos besoins et nous aident à évoluer. » Enfin, sur les projets comme la mise en place des flux avec le WMS, où la connaissance des métiers de la logistique est clef, Maxime Verdet estime essentiel de s'entourer d'une expertise, « surtout s'il s'agit d'un métier qu'on ne connaît pas ».