Il y a deux ans, le groupe aéronautique européen Airbus a interrogé le marché pour trouver une solution d'optimisation de ses licences SAP, optimisation qui s'est révélée comme considérable. Le contrat SAP est global pour l'ensemble du groupe. Trois points étaient mis en avant dans l'appel d'offres : analyse des utilisateurs et des usages (y compris les fameux « accès indirects »), analyse des règles négociées avec SAP et accompagnement de la migration S/4Hana. La solution Usu a été choisie, non seulement pour ses fonctionnalités, mais aussi par sa capacité à accompagner juridiquement Airbus dans l'analyse contractuelle.

Chaque éditeur interrogé, lors de l'appel d'offres, a été invité à mettre en place un démonstrateur sur un site durant trois semaines. Airbus voulait ainsi vérifier les fonctionnalités dans son contexte propre, mais aussi s'assurer de de la prise en main. Quelques précisions ont été alors apportées au cahier des charges, puis une deuxième série de tests a été lancée. Le choix final a été opéré début 2020 au bénéfice d'Usu. La crise sanitaire a bien sûr entraîné des difficultés pratiques lors du déploiement, qu'Airbus voulait on premises même si l'éditeur propose aussi une version SaaS.

Une implémentation SAP d'une grande complexité

Airbus, c'est 40 systèmes SAP (ECC 6 mais aussi S/4Hana) avec quatre millions de comptes SAP, internes ou partenaires, avec des homonymes mais aussi une pluralité de comptes selon les modules ! Il faut donc appliquer industriellement des règles d'affectation des licences spécifiques basées sur l'activité des utilisateurs. Mais le programme avait ses faiblesses face à la complexité de l'implémentation SAP. En tout, près d'un mois de travail était nécessaire pour gérer les licences et attribuer les droits suite à une demande. La solution Usu a permis d'améliorer grandement les tâches requises. Elle a notamment facilité la déclaration des utilisateurs effectifs, compte tenu des sorties de l'effectif, et des droits nécessaires à acquérir en licences compte tenu des usages réels. La date de fin de validité de la licence n'était en effet pas nécessairement mise à jour à partir de la gestion des droits d'accès. « 80 % des comptes pouvaient être désactivés et leur licence arrêtée » a relevé Pierre-Guy Ranea, responsable des licences logicielles dans le centre de compétences SAP chez Airbus.

Usu permet ainsi d'analyser les contrats, de collecter les usages, de paramétrer les demandes en fonction des groupes d'utilisateurs, de générer un rapport de conformité et, enfin, de réaliser des simulations avant une évolution. Les règles d'affectation de droits peuvent bien sûr être standards, mais aussi être personnalisées en fonction du fonctionnement même d'Airbus. L'identification des utilisateurs pouvait se faire par l'e-mail mais cela restait insuffisant à cause des partenaires externes qui pouvaient disposer de plusieurs adresses (comme une adresse chez le partenaire et une adresse Airbus). Usu permet de gérer la pluralité des règles d'identification des individus et d'éviter les doublons.

Ce témoignage a eu lieu dans le cadre de la Convention USF (association des Utilisateurs SAP Francophones) 2021 à Lille.