Le ministère américain de la défense (DoD - U.S. Department of Defense) a déployé un environnement de travail à distance temporaire basé sur Microsoft Teams pour connecter des millions de travailleurs partout dans le monde, crise de Covid-19 oblige. En raison de la pandémie, les employés sont obligés de travailler à distance, utilisant de plus en plus le réseau du ministère. Pour répondre à l’augmentation de la demande, le DoD a dû procéder à un déploiement temporaire de Teams et d'autres outils Office 365, à l’usage exclusif de ses employés. Ce déploiement appelé Commercial Virtual Remote (CVR) s’inscrit dans un effort visant à accroître plus largement les capacités de télétravail des diverses agences gouvernementales et forces armées américaines.

Grâce à cette mise en place, les employés du DoD accédent à l'environnement CVR Teams via Microsoft Office 365 dans le Government Commercial Cloud pour le tchat, la vidéo et la collaboration documentaire. Contrairement aux déploiements actuels de Teams au sein du DoD, l'environnement CVR Teams sera disponible sur les appareils personnels et mobiles et sur les réseaux commerciaux, bien que le ministère ait limité les informations pouvant être partagées. « Cette mesure est très inhabituelle pour le ministère américain de la défense, dont tous les logiciels sont soumis à de strictes normes de sécurité », a déclaré Larry Cannell, directeur de recherche chez Gartner. En règle générale, l’ajout de nouvelles fonctionnalités dans la version Office 365 du DoD est toujours reportée de plusieurs mois ou complétement désactivée pour raisons de sécurité », a-t-il ajouté. « Pour limiter l’usage des appareils personnels, tout le contenu du CVR est basé sur le cloud ».

Les fonctionnaires du DoD accédent à l'environnement CVR Teams via Microsoft Office 365 dans le Government Commercial CloudL

Un déploiement rapide en moins d'un mois

Même si, comme de nombreuses grandes entreprises, le ministère américain de la défense a déjà mis en place des capacités de travail à distance, ces dernières semaines cette administration a été confrontée à une augmentation sans précédent de la demande d'accès à distance aux applications. En raison de l'aggravation de la pandémie, partout dans le monde, ces dernières semaines, les entreprises ont dû se démener pour fournir un accès à distance à leurs salariés. Pour leur permettre de travailler, tout en assurant la sécurité de leurs systèmes, de nombreuses entreprises ont opté pour divers outils de collaboration afin que tout le monde puisse se connecter depuis son domicile. 

Le déploiement de l'environnement CVR a démarré le 27 mars, et il était accessible au personnel au début du mois. Le déploiement a été rapidement étendu, avec 900 000 comptes utilisateurs activés à partir de lundi dernier, dont 78 000 utilisateurs actifs le même jour. « Plus de 250 000 comptes ont été ajoutés en une seule journée la semaine dernière », a déclaré le DSI Dana Deasy lors d'une réunion d'information. « C'est le plus grand déploiement jamais réalisé en si peu de temps », a-t-il ajouté. Le déploiement doit permettre à un total de 4 millions de personnes d’accéder aux ressources du DoD, militaires et civils inclus. Il est cependant peu probable que l’usage réel se rapproche d'un tel chiffre. « Quatre millions correspond plutôt à une projection, mais il n’y aura certainement pas autant d’utilisateurs actifs quotidiens. Néanmoins, il s'agit d'un environnement massif », a déclaré Larry Cannell de Gartner. « Mais c’est sans commune mesure avec les déploiements qu’ont dû gérer la plupart des entreprises IT pour connecter leurs dizaines de milliers de salariés. Quatre millions, c'est presque inimaginable pour les professionnels de l’IT ».

Le déploiement de CVR Teams

CVR Teams sera distinct des autres mises en œuvre d'Office 365 au sein du DoD. En août 2019, l’Administration des services généraux (General Services Administration), autre agence indépendante du gouvernement fédéral américain, et le DoD, avaient annoncé qu'un contrat de 7,6 milliards de dollars sur 10 ans pour le déploiement d'Office 365 - dont Teams - dans tout le ministère avait été attribué à General Dynamics dans le cadre du programme Defense Enterprise Solutions (DEOS). Selon un document publié sur le site web de l'armée de l'air américaine, le déploiement de Teams donnera accès à un plus large éventail de capacités que l'environnement CHES (Air Force Cloud Hosted Enterprise Services) Teams.

 

Les deux environnements offrent l'accès aux fonctionnalités de Teams comme l'intégration avec les applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). (Crédit : US Air Force)

Un autre document publié cette fois sur le site web de la Navy indique des capacités similaires de création de documents en ligne avec Office 365, même si le document précise qu'Outlook ne sera pas disponible dans l'environnement CVR, tout en indiquant que l'accès à OneDrive for Business est possible. Le document de l'armée de l'air pointe plusieurs différences entre les deux environnements : par exemple, l'environnement CVR Teams est accessible sans connexion VPN et sur des appareils mobiles et des ordinateurs personnels. CVR Teams est autorisé pour des informations classées IL2-4 (c’est-à-dire des données autorisées à être diffusées au public), alors que l’environnement CHES est réservé aux données classées IL5 (le niveau le plus élevé étant IL6). CVR Teams propose également un tchat de groupe (plutôt qu'un simple tchat individuel), un accès OneNote et à Stream, plus des notifications par e-mail. Le déploiement des CVR Teams ne devrait être disponible que pendant six mois, après quoi les données créées dans cet environnement seront définitivement supprimées. Par contre, CHES Teams est permanent.

En outre, les utilisateurs de CVR Teams ne pourront accéder à d'autres instances Teams du réseau du DoD. Cela pourrait créer quelques difficultés pour les employés souhaitant accéder aux deux. « Les utilisateurs travaillant à la fois dans CVR Teams et DoD Office Teams auront quelques difficultés à travailler simultanément dans les deux environnements car le client desktop Teams ne peut être connecté qu'à un seul tenant à la fois », a déclaré M. Cannell. « Travailler avec plusieurs tenants est un défi que même les utilisateurs les plus avertis techniquement ont du mal à relever ».

 

« Une solution courante consiste à se connecter à l'un des tenants à l'aide du client Teams et à l'autre via un navigateur web », a-t-il expliqué, soit en mode incognito, soit en utilisant un profil de navigateur. « En fait, CVR semble avoir été configuré pour traiter l'appareil de chaque utilisateur comme un appareil non géré », a-t-il ajouté. « Un inconvénient de cette méthode, c’est que, même si CVR est une bonne introduction à Teams, ses limites dans l'utilisation de toutes les applications bureautiques d'Office 365 (Word, Excel, PowerPoint) pour éditer et co-éditer des documents sont loin d'être idéales. Les versions web sont beaucoup moins robustes que les versions desktop ».

Les défis du déploiement

« Même si l’usage de Teams peut poser des problèmes de sécurité, le ministère américain de la défense a mis en place des mesures pour protéger les données », a encore déclaré M. Cannell. « Les limites qu'ils ont imposées au partage de fichiers (uniquement sur le web) et les contraintes liées aux tenants Office 365 du DoD contribueront grandement à atténuer ces inquiétudes », a-t-il ajouté. « Cependant, comme c’est le cas de tous les systèmes d'information, le comportement des utilisateurs sera essentiel pour maintenir la sécurité ». Le DoD a également proposé des conseils aux utilisateurs sur la manière de protéger les données et sur les informations qu'il convient de partager. 

Même si l'ampleur du déploiement est très différente de ce que pourront rencontrer la plupart des équipes IT, le plus grand défi de CVR Teams - et de toute grande entreprise qui devra procèder à un déploiement rapide de Teams - n'est pas d'ordre technique. « Le plus gros défi sera d’inciter les travailleurs à utiliser les canaux de Teams », a déclaré M. Cannell. Il est crucial de s'assurer que les employés du DoD sont prêts à s'adapter à une nouvelle façon de travailler qui repose sur les canaux de communication plutôt que sur le courrier électronique. « L’usage des canaux de communication représente un changement énorme dans les habitudes de travail des personnels », a-t-il déclaré. « Si les groupes de travail du DoD continuent à utiliser Teams comme ils utilisent le courrier électronique ou la messagerie instantanée, ils n'en tireront que des avantages limités et pourraient même délaisser la solution ».