Pour bien saisir les besoins du Conseil d’État, il est nécessaire de revenir sur son rôle. Le Conseil d’État assure une double mission : protéger les citoyens des excès et erreurs de l’administration et veiller à ce que l’action publique s’inscrive dans le respect de l’État de droit. Il est donc un juge que chaque citoyen, association, entreprise peut saisir s’il estime qu’une décision ou une mesure prise par l’administration est illégale. Et il est aussi un conseiller juridique indépendant qui rend des avis juridiques sur les projets et propositions de loi du Gouvernement, de l’Assemblée nationale ou du Sénat et sur les textes réglementaires (décrets...) avant qu’ils ne soient votés ou entrent en vigueur. Le Conseil d’Etat gère également l’ensemble des juridictions administratives : les 42 tribunaux administratifs, les 9 cours administratives d’appel et la Cour nationale du droit d’asile.

Au sein du Secrétariat général, la DSI a pour mission de fournir l’intégralité des ressources informatiques pour l’ensemble des juridictions administratives. Cela représente près de 5 000 utilisateurs gérés dans le système d’information, répartis sur 53 sites. Parmi eux, on trouve de nombreux corps de métiers avec des spécificités et des besoins d’applications métiers qui leur sont propres.

Le moteur de recherche, un outil du quotidien au Conseil d’État

Sous la houlette de son DSI, David Boucheny, le Conseil d’État a entrepris de nombreux travaux de modernisation de son système d’information et de ses applications, incluant celles qui utilisent ce moteur de recherche central, comme Ariane Archives (base de données interne indexant toutes les décisions rendues) , Ariane (outil interne à destination des utilisateurs membres du Conseil d’État et aux magistrats, juges, agents de greffe, etc.), et son pendant pour le public: Ariane Web, =. Au total, ce sont six millions de documents qui sont aujourd’hui répertoriés et à disposition des 2 000 utilisateurs quotidiens recensés de la solution, pour des milliers de requêtes journalières avec des temps de réponse extrêmement rapides (mois d’une seconde pour une recherche plein texte de 16 mots).

Aujourd’hui, avec Sinequa, la DSI du Conseil d’État peut compter sur de hautes performances et une haute disponibilité, après avoir suivi un long historique d’innovations pour son moteur de recherche. En effet, avant l’arrivée des solutions web au milieu des années 2000, le Conseil d’État utilisait par exemple un programme installé sur les serveurs de chacune des juridictions, accessible depuis un poste de la bibliothèque puis, plus tard, des CD-ROM depuis lesquels les utilisateurs pouvaient installer le moteur de recherche et la base de données sur leur ordinateur, avec pour objectif de trouver, comme aujourd’hui, les jurisprudences dont ils avaient besoin pour travailler. A l’époque, la base de données ne comportait « que » quelques milliers de documents archivés puis numérisés. Les premières versions web ont ensuite été enrichies avec des décisions des cours administratives d'appel et des tribunaux administratifs.

 

Une feuille de route et des besoins métiers bien spécifiques

Après un appel d’offres lancé en 2016, pour remplacer la version précédente qui se faisait vieillissante, le Conseil d’État, via un de ses partenaires, choisit donc Sinequa. Un choix qui s’avère crucial pour l’institution dans la mesure où la recherche de jurisprudence est une composante métier essentielle à la fois pour le Conseil d'État, comme pour les juridictions administratives. À partir de l’identification des besoins, les critères de décision se situaient donc non seulement autour de la performance, mais aussi de fiabilité et de scalabilité par rapport à la version précédente. Toutefois, deux challenges importants se posaient pour la DSI : (1) côté ergonomie, celui de ne pas créer une rupture trop brutale de l’expérience utilisateur alors en cours et (2) côté usage métiers, celui de redévelopper la partie requête pour adapter parfaitement celles-ci aux usages métiers, notamment le fait de pouvoir effectuer des recherches avec des opérateurs en français.

Fortes de la réussite de ce projet, puisque la solution Sinequa a répondu aux attentes placées en elle, les équipes de la DSI poursuivent aujourd’hui sa modernisation avec elle, son lot de nouvelles fonctionnalités techniques et l’application de bonnes pratiques. Ces dernières concernent notamment la mise en place d’une méthodologie agile ou la création d’un club utilisateurs composé de 30 à 40 membres de Conseil d'Etat et magistrats administratifs pour tenir compte au mieux des usages et améliorer l’ergonomie pour offrir la meilleure expérience utilisateur possible. Cela inclut également la nomination d’un product owner du sérail, qui participe également au bon déroulement du projet et à la définition d’objectifs métiers clairs. Enfin, l’équipe projet prévoit des supports (guide de prise en main rapide, fiches pratiques, vidéos de présentation…) pour continuer à favoriser l’adoption de la solution.

Des innovations continues… et à venir pour optimiser les usages métiers

Point d’orgue de cette modernisation, les nouvelles possibilités techniques, prévues pour le mois de mars 2022, devraient également favoriser cette adoption. Parmi elles, la possibilité pour les utilisateurs de rechercher des groupes de mots exacts, des phrases voire des paragraphes entiers pour retrouver des avis ou des décisions, en faisant passer la limite de 16 mots à 1200 caractères ou bien d’effectuer une recherche dans la recherche pour affiner les résultats, en plus des nouvelles fonctionnalités embarquées par le moteur de recherche.

Ces innovations importantes s’ajoutent à des améliorations continues au cours des dernières années : l’adaptation de la solution aux différents supports numériques ou encore la mise en place de solutions améliorant la lisibilité de documents numérisés anciens et/ou abîmés.

Grâce à ses hautes performances, la solution Sinequa s’adapte ainsi parfaitement aux besoins rencontrés par la DSI du Conseil d’État, mais surtout à ses utilisateurs, même dans un cadre précis comme celui-ci ou dans d’autres cas, comme celui de l’IRSN.