Bertrand Lemaire : Pourquoi avez-vous entrepris de travailler sur les pratiques de gestion des projets au sein de la Mairie de Paris il y a trois ans ?

La Mairie de Paris disposait de nombreux chefs de projets très expérimentés qui n'avaient pas attendu de telles « bonnes pratiques » pour savoir « bien travailler » et réaliser des projets...

La diversité des expériences offrait une vraie opportunité de capitalisation des pratiques et devait nous permettre de gagner en efficacité, notamment pour nos chefs de projets juniors. Nous avons mené un changement progressif, qui n'est d'ailleurs pas achevé.

Par quoi avez-vous commencé ?

Nous avons ciblé en premier lieu la standardisation de la contractualisation des projets, très sensible pour nous, car elle définit notre fonctionnement avec le prestataire; puis le dispositif s'est étendu progressivement à la construction des nouveaux projets, puis des trains de maintenance sur l'ensemble du parc applicatif. Pour finalement revenir aux phases amont avec la mise au point en 2010 d'une démarche Design to Cost devant nous permettre de mieux ajuster le périmètre des projets avant leur lancement dans le cadre d'une gestion de portefeuille de projets.

Pour cibler les prestations à intégrer dans le CCTP [Cahier des Clauses Techniques Particulières, description des exigences techniques et fonctionnelles du produit et des prestations projet, NDLR], le chef de projet procède à un premier cadrage du projet avec la MOA. Cela permet de définir la trajectoire, les livrables et les modalités de travail requises pour chaque chantier. Préciser les prestations attendues avec un bon niveau de détail permet au prestataire d'apprécier et d'intégrer très tôt notre mode de fonctionnement. Cette approche nous permet de gagner un temps appréciable pour le pilotage du projet.

Coté fonctionnel, à terme, le Design to Cost a un effet induit de sécurisation du cahier des charges. Il nous permet de définir de façon plus exhaustive et précise les exigences fonctionnelles finalement retenues dans le périmètre de la solution.

Comment avez-vous géré le changement ?

Nous nous sommes appuyés sur la mise en place d'un cadrage systématique et en deux temps de chaque nouveau projet. Le cadrage est organisé autour d'une analyse systématique des chantiers, de leur contexte et de leurs risques. Il en résulte un choix de trajectoire (paliers fonctionnels, sites pilotes ou non, stratégie de déploiement) et un planning avec des risques résiduels partagés par tous. Par exemple, si une contrainte métier impose une date précoce pour une mise en production, cela peut signifier qu'il n'y aura qu'un nombre limité de tests de reprise de données, donc un risque sur la complétude des données reprises.

Lire la suite de l'entretien

Crédit photo : D.R.