La plupart des nouvelles fonctionnalités d'Office montrées par Microsoft lors de sa conférence annuelle TechEd 2014 - elle s'est déroulée du 12 au 15 mai à Houston, Texas - ne seront disponibles que pour les clients qui adopteront la version cloud de la suite logicielle, Office 365. Les utilisateurs d'Office Server devront aussi attendre pour profiter des autres nouveautés. Les participants ont notamment pu voir une démo d'Office Graph, qui permet d'organiser les données de façon intelligente en fonction du comportement des utilisateurs, afin de proposer les plus pertinentes. « Ce tri nécessite un apprentissage machine. Cela signifie qu'il faut une très grande capacité de traitement et celle-ci ne peut être disponible que sous Office 365 dans le cloud », a expliqué Julia White, la directrice du marketing technique pour Office chez Microsoft, lors de la keynote. « Office Graph et l'intelligence machine ne peuvent fonctionner qu'avec une puissance de calcul énorme, uniquement disponible dans le cloud. C'est grâce à cette puissance que nous pouvons mettre le service à jour au rythme des apprentissages », a ajouté Julia White.

Une migration imposée vers le cloud ? 

Les clients d'Office Server devront aussi attendre pour profiter de certaines fonctionnalités. « Cela signifie que ces fonctionnalités seront d'abord disponibles dans Office 365 et qu'elles arriveront plus tard dans SharePoint, Lync et Office sur site. Néanmoins, certaines fonctions ne seront pas accessibles dans une approche sur site », a-t-elle précisé. « Il ne s'agit pas de favoriser les clients d'Office 365 », a encore déclaré la directrice du marketing technique. « Si une fonction est techniquement compatible avec l'approche serveur, nous l'ajouterons. Tous nos clients serveurs et cloud auront le maximum de ce que nous pouvons leur offrir ». Dans le même temps, Julia White reconnaît que si Office 365 offre des fonctions plus complètes, les entreprises pourraient être amenées à choisir la version cloud plutôt que la version serveur sur site. « Ceux qui n'ont pas encore réfléchi à la façon dont ils pourraient migrer vers le cloud, sont encore loin d'Office 365, mais ils devraient vraiment y penser », a-t-elle déclaré.

Julia White a également parlé d'une fonction appelée Clutter, qui ne se retrouvera pas non plus dans Office Server. Annoncé pour plus tard cette année, Clutter surveille les informations que les utilisateurs reçoivent par courrier électronique. Clutter analyse les mails reçus et évalue les messages vraiment utiles. Par exemple, si un message est lu, si l'utilisateur y répond, s'il en modifie le contenu, sa pertinence augmente. Après une période d'apprentissage, Clutter déplace les informations passives dans un dossier. « Là encore, parce que Clutter met en oeuvre un apprentissage machine qui demande beaucoup de puissance de calcul, il ne peut pas fonctionner sur une version serveur d'Office », a-t-elle déclaré.

Des groupes de travail pour partager des informations

Julia White a également fait la démonstration d'une fonction appelée Groups, laquelle permet aux utilisateurs de créer des groupes et de partager des informations entre collègues travaillant sur des projets communs. Cette information peut être traitée et distribuée aussi bien par Yammer, Outlook, Lync ou SharePoint. « Même si ces échanges pourraient être pris en charge par des serveurs sur site, en pratique, il est peu probable qu'une entreprise fasse les mises à jour nécessaires en temps voulu », a expliqué la directrice du marketing technique. « Groups sera offert avec notre technologie serveur, Groups sera surtout utile s'il est disponible à travers [tous les serveurs de communication] de l'entreprise », a déclaré Julia White. En effet, en version sur site, « il faudrait que l'utilisateur soit prêt à s'asseoir pour mettre à jour, au même moment ou dans un délai très court, Exchange Server, SharePoint Server, Lync Server et Office client, pour profiter d'une expérience globale ». Ajoutant : « Oui, c'est possible, mais je ne pense pas que beaucoup de clients voudront fonctionner comme ça ».